5 ventajas de la mensajería de documentos

En el día a día de las empresas casi todo se desarrolla digitalmente. Sin embargo, la necesidad de crear un archivo físico y de gestionar el tratamiento de este sigue siendo vigente aun con la tecnología. Es por eso que la mensajería de documentos cobra importancia, puesto que el papeleo físico es un trabajo riguroso y no puede ser tratado como una actividad secundaria, ya que requiere de alta confidencialidad, sistematización y seguridad.

La gestión de documentos involucra un proceso integral, desde el momento de la creación o de la recepción en una oficina hasta que dejan de ser utilizados y deben eliminarse, forma parte de las competencias de organización actuales que debe tener toda empresa, sea pública o privada. Su objetivo es simplificar la forma en que los documentos de producen, recuperan, preservan y acumulan.

¿Cuáles son las ventajas de la mensajería de documentos?

Estas son las cinco principales ventajas de utilizar este servicio con profesionales:

Traslado

Cada vez que existe un documento de necesario valor físico, como los que son firmados, los de carácter oficial, los legales o los que involucran algún tipo de papel de identidad en el perfil de los empleados, debe ser trasladado para su pronta organización dentro del archivo. La mensajería es el medio que permite optimizar el manejo del papeleo sin detrimento o interrupción de otro sector de la misma empresa.

Seguridad

Sobre todo en el caso de los documentos confidenciales o irrecuperables en caso de pérdida, así como los de sumo valor, del tipo de los contratos o títulos de propiedad, se debe garantizar la seguridad en el traslado. Este servicio ofrece además de prontitud, una cobertura especial para el tratamiento de este tipo de documentos, pues no se trata de paquetería en general sino de papeles en particular.

Versatilidad

Según se envíe o reciba documentación, sea para que se retire, ingrese o reingrese algún documento, las compañías de mensajería de documentos hacen todo el trabajo para que esté presente un solo documento físico en cuanto se requiera, al igual que un paquete o cajas completas. Además, se puede establecer la prioridad de la labor como ordinaria o urgente. Incluso pueden programarse algunas entradas y salidas.

Optimiza recursos humanos

La especialización de este tipo de mensajería en documentos, vuelve su trabajo una rama necesaria, pero independiente de la misma empresa. Así se reducen los gastos en contratación de personal o de capacitación al asignar a personal de otras áreas a esta labor.

También se resuelven conflictos de operatividad, pues al contratarla no es necesario tener un departamento asignado a la mensajería. Además, siendo una actividad eventual aunque vital, incluso espontánea, es muy conveniente contar con este servicio para empresas en cualquier momento sin ampliar la plantilla de trabajadores de base.

Optimiza recursos espaciales

Al tratarse de un servicio ofrecido por terceros, aparte de no necesitar de un área especializada, tampoco es necesario designar un espacio de bodega específicamente para esta labor. La gestión de documentos implica un espacio externo pero seguro para el resguardo de los documentos. También el equipo para transportarlo. Todo esto deviene en un mejor manejo del espacio y los recursos materiales de la empresa.

Como vemos, el ejercicio necesario de tener un archivo físico para las empresas de hoy, requiere de optimizar la organización de las empresas, tanto como el uso de sus recursos y es de vital importancia junto al manejo de tecnología. De ahí que la mensajería de documentos no solamente sea una labor necesaria sino que forme parte primordial en el manejo de recursos como dinero, personal, tiempo y espacio para las empresas más vanguardistas de hoy.