Gestión documental: Tiempo de conservación para documentos contables

Gestión documental: Tiempo de conservación para documentos contables

La gestión documental nos permite conservar archivos importantes a los cuales podemos tener acceso en el momento en el que los necesitemos. Este servicio es una gran ventaja si nuestras actividades requieren que tengamos guardados documentos durante algún tiempo, como es el caso de los papeles contables.

¿Qué son los documentos contables?

Los documentos de contabilidad se integran por:

  • Libros, papeles de trabajo, sistemas y registros contables, cuentas especiales, estados de cuenta, control de inventarios y método de valuación, así como de libros y registros sociales.
  • Cualquier medio procesable que facilite el almacenamiento de datos, como discos, cintas, entre otros.
  • Sistemas o equipos electrónicos de registro fiscal y sus registros correspondientes.
  • Documentos para comprobar los asientos e información que posibilite acreditar ingresos y deducciones.

¿Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables?

El tiempo de conservación dependerá del tipo de documento que sea y los efectos fiscales que tenga. A continuación se hace un listado con la clasificación de documentos, el tiempo que deberán guardarse y con qué propósito.

  • 5 años. Por lo general la documentación de la contabilidad debe ser guardada por cinco años a partir de la fecha en la que se presentaron las declaraciones correspondientes. Es decir, contemplando que el impuesto sobre la renta se calcula por ejercicios fiscales, se debe conservar toda la documentación que ampara las operaciones del año del ejercicio respectivo.

Por ejemplo: Si voy a declarar el ejercicio fiscal del año 2018, entonces necesito conservar notas de venta, facturas de ingresos y gastos, conciliaciones bancarias, estados de cuenta, papeles de trabajo de cálculo de impuestos de ese año, entre otros; para presentar la declaración en marzo de 2019. Por lo tanto, el resguardo de documentos se realiza de marzo de 2019 a marzo de 2024.-

 

Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables

 

Si es necesario realizar alguna declaración complementaria en ese lapso de tiempo corrigiendo algún rubro de ingreso acumulable o deducción autorizada, el tiempo empieza a contar nuevamente a partir de la fecha en que se hizo la declaración complementaria.

Documentos que deben guardarse más de 5 años

1. Documentos que tienen efectos fiscales y se prolongan en el tiempo

  • Recuperación de créditos, préstamos (otorgados o recibidos), pérdidas fiscales. Empieza a correr el tiempo desde el día en que se hace la declaración fiscal del último ejercicio donde se producen los efectos.

Si la autoridad fiscal ejerce sus facultades de comprobación, el contribuyente debe proporcionar la documentación que acredite la procedencia de la pérdida fiscal, el préstamo o la recuperación de crédito, sin importar el ejercicio en el que se haya originado. Los documentos que soporten la operación deberán guardarse hasta que la misma sea restituida.

  • Ingresos que tienen efectos en otro ejercicio. Aquí entran las depreciaciones y amortizaciones, en estos la conservación de archivos dependerá de la tasa de depreciación o amortización que la ley establezca para el activo.

También está el caso de la promoción de recursos o juicios, donde el plazo para conservar los documentos se computa a partir de la fecha en la que se firme la resolución que les de fin.

2. Documentos que deben archivarse por el tiempo en el que subsista el contrato o la sociedad de que se trate. 

  • Contratos de asociación en participación, fusión o escisión de sociedades, actas constitutivas de personas morales, actas de aumento o disminución del capital social, entre otros.  

Ya estás informado sobre el tiempo de resguardo de tus papeles contables. El tener estos documentos archivados, organizados, seguros, intactos y a la mano es indispensable para poder corroborar cualquier trámite que como contribuyente te sea requerido. Puedes buscar apoyo en una empresa de gestión documental.