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A la hora de digitalizar información importante de tu empresa, conviene conocer la normativa legal para su adecuado cumplimiento. En México los requisitos referentes a la digitalización de documentos quedan recogidos en la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016. Veámoslos.
Requisitos de la NOM-151-SCFI-2016
Distinguimos entre los que se refieren a la constancia de conservación de mensajes de datos y los necesarios para digitalizar documentos en soporte físico.
Constancia de conservación de mensajes de datos
Será la Secretaría de Economía quien disponga del listado de algoritmos criptográficos permitidos en su sitio web. Estos serán los únicos que podrán usar los prestadores de servicios de certificación para dejar constancia de los datos conservados.
Para ello se hará necesario formar una solicitud de constancia que debe incluir una huella digital electrónica. Para obtener la constancia de conservación se podrán utilizar los mecanismos que hayan acordado el interesado y el prestador de servicios de certificación, quien debe implementar un sistema que permita al interesado identificar dicha constancia.
Si el prestador quiere formar la constancia de conservación, esta deberá incluir varios sellos digitales: el sello de tiempo (con un número de serie único y fecha y hora de generación), el identificador de objeto, la huella digital electrónica y las extensiones necesarias.
Para verificar la autenticidad de la constancia se seguirán varios pasos. Tienes que obtener el certificado y la verificación de la firma electrónica del prestador de servicios, la huella digital del mensaje de datos original y verificar que el resultado se corresponde con el valor del sello digital de tiempo. La fecha de inicio de este sello es la que indica desde cuándo existe el mensaje a efectos de conservación de datos.
Requisitos mínimos para digitalizar documentos en soporte físico
Un mensaje de datos debe incluir varios componentes: la representación en medios electrónicos de documentos en soporte físico conforme a la normativa, la solicitud de constancia de conservación anteriormente explicada y el procedimiento de migración desde el soporte físico al electrónico.
El formato del mensaje podrá ser elegido por el interesado. Tendrá que ser estándar, diseñado para contener el tipo de documento y con posibilidad de visualizarlo desde un software disponible en el mercado.
Respecto a la calidad, el contenido que migres debe ser fiel al original, garantizado por firma electrónica. Las representaciones gráficas deben tener calidad de 200 píxeles por pulgada o superior. El audio, una frecuencia de 44.1 kHz y 16 bits o superior, y el vídeo, una resolución de 352 por 288 píxeles o superior.
Los mensajes de datos deben ser de alta calidad y respetar la geometría, aspecto y codificación de origen, sin incluir caracteres o gráficos que no estuvieran en el soporte físico. No podrán consultarse ni modificarse por el solicitante mientras se genere la constancia de conservación de los mensajes. Tendrá que respetarse el formato determinado por el interesado previo acuerdo con el prestador de servicios y acogerse a la NOM.
Un documento digitalizado debe ser una representación visual lo más exacta posible del mensaje original. El prestador de servicios de certificación es quien realizará las operaciones necesarias para garantizar que los archivos electrónicos son fieles a los documentos en soporte físico.
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¿Por qué debes cumplir los requisitos?
Cumplir con las disposiciones de la NOM-151-SCFI-2016 permite a la sociedad mexicana avanzar hacia un modelo eminentemente digital. La normativa garantiza que cualquier documento electrónico sea conservado con plenas garantías de integridad.
Además, ten en cuenta que los requisitos de verificación y vigilancia de documentos se enmarcan dentro de la Ley Federal de Protección al Consumidor y la Ley Federal de Metrología y Normalización. Si contribuyes con el cumplimiento de la norma estás luchando contra el fraude y la falsificación de los datos, algo que nos repercute a todos.
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