¿Qué hacer con el archivo muerto de mi empresa?

¿Qué hacer con el archivo muerto de mi empresa?

A medida que tu empresa crece y se desarrolla, en esa misma dimensión se incrementa el volumen del archivo muerto de tu negocio. Nos referimos principalmente a esos documentos que, debido a su naturaleza, ya han cumplido su función y pueden pasar a un estado de inactividad, la cual muchas veces puede ser temporal. Es decir, que sabemos que en cualquier momento podemos volver a requerirlos.

¿Qué clase de ficheros conforman el archivo muerto?

Entre estos documentos podemos mencionar algunos ejemplos tales como:

  • Archivos de prensa.
  • Diarios de campo.
  • Estadísticas.
  • Expedientes.
  • Informes de gestión de actividades laborales.
  • Documentos legales, judiciales y fiscales.
  • Planos.
  • Fotografías.

Estos materiales pueden variar su formato y presentación, dependiendo del tipo de actividad de cada empresa.

 

¿Qué clase de ficheros conforman el archivo muerto?

 

Tratamiento del archivo inactivo de una empresa

Es importante considerar el tratamiento apropiado de este tipo de archivos; no obstante, puede ser un proceso muy costoso y complicado para una organización que tiene escasa experiencia en la gestión documental. El almacenamiento de estos archivos no solo requiere de un espacio adecuado, también se requiere disponibilidad de tiempo y un personal calificado que se designe específicamente para la ejecución de esta tarea.

Esta situación puede conllevar a que la empresa revise la factibilidad económica para el almacenamiento de este fondo documental. Dentro de las alternativas para la conservación de estos archivos se puede considerar que la empresa lo haga directamente o bien, se apoye con una empresa especialista en este tipo de servicios.

Para que la misma empresa se pueda responsabilizar de este proceso, debe revisar la posibilidad de asumir los egresos que esta opción les puede generar. En lo que se refiere a los gastos deben tener en cuenta: el alquiler de locales propios, la adecuación de un espacio exclusivo y amplio dentro de la misma organización, el cumplimiento de los requisitos técnicos para la manipulación de estos documentos, y los costos de los riesgos laborales y ambientales, entre otros factores.

La otra posibilidad consiste en contratar los servicios de una compañía que ofrezca las actividades de custodia y administración de archivos. Estas empresas outsourcing cuentan con una logística basada en el uso de las nuevas tecnologías de información y comunicación que optimizan la disponibilidad de los documentos de manera confiable y segura.

Estas empresas ofrecen un servicio integral, por lo cual disponen en muy poco tiempo la consulta de los documentos solicitados, bien sea en forma digital o física, por lo cual se adapta a las necesidades del cliente.

 

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La experiencia en servicios de custodia de documentos

Lo importante es que los procesos de estas empresas cumplen con:

  • Las normas de calidad en el tratamiento de la información.
  • Certificados ambientales.
  • La seguridad de los datos según los lineamientos del marco legal de protección de la información.

Estos servicios especializados pueden abarcar la catalogación, la clasificación, la digitalización y la destrucción de los archivos innecesarios. Así mismo, están capacitadas para cumplir con las condiciones técnicas que favorecen las funciones de integridad, acceso y gestión de los archivos históricos de cualquier administración.

Es de relevancia destacar que en la actualidad la oferta del servicio especializado de acopio y gestión de documentación es una tendencia global en el sector empresarial. Sus beneficios se reflejan en la utilidad que representa delegar la organización institucional de los archivos que a la empresa le interesa resguardar. Estas agencias se encuentran equipadas para cubrir en forma segura y confiable los procesos de custodia, conservación, mantenimiento y disposición  de cualquier tipo de documentación, con lo cual protegen el repositorio documental, el cual es uno de los activos más importante de la memoria de tu empresa.