¿Qué hacer con el archivo muerto dentro de mi empresa?

¿Qué hacer con el archivo muerto dentro de mi empresa?

A veces, la vida útil de un documento no agota su existencia y esto provoca una acumulación de papeles que, con el pasar del tiempo, hacen más difícil tu trabajo, tanto a la hora de obtener documentos vigentes como de ordenar esos documentos que ya no se necesitan. Por eso, hoy te hablaremos sobre cómo puedes gestionar tus archivos.

Cómo gestionar los archivos muertos de tu empresa

Cuando ya tienes demasiadas cajas y estantes repletos de estas, que contienen cientos de documentos, es momento de darle un orden a tu archivo para poder deshacerte de los papeles innecesarios. Es por eso que la gestión de tu archivo muerto implica organización, delegación de tareas y optimización del espacio a utilizar.

Organiza el papeleo

Lo primero que debes hacer es colocar los documentos en orden. Seguramente ya no sabes ni qué hay en esas cajas, pero no todo es basura. Por eso, debes separar los documentos vitales para tu empresa, así como aquellos que están en una fase pasiva, pero que eventualmente necesitarás para comprobar gastos, contratos o adquisiciones ante autoridades competentes, empleados o proveedores. Entre estos, debes incluir:

  • Facturas.
  • Documentos personales de tus trabajadores.
  • Notas y cualquier documento contable.
  • Contratos.
  • Documentos relacionados con la composición de tu empresa.

Asigna un rol administrativo para esta área

El proceso de delegar actividades a un empleado o departamento específico de tus áreas administrativas te permitirá tener un orden permanente. Debes elegir a alguien que se dedique de lleno al archivo, ya sea como parte de sus responsabilidades o como su única tarea, si es que tus documentos y el tamaño de tu empresa lo requieren.

 

Cómo gestionar los archivos muertos de tu empresa

 

Optimiza el espacio

Una vez ordenado tu archivo y asignado un rol para hacerse cargo de esta tarea, es momento de adecuar los estantes y liberar espacio que puede servir para otras tareas de tu negocio o para mejorar el tránsito en tus instalaciones.

Elige un tipo de contenedor específico

Para que no se confundan los documentos vigentes con los caducados, es preciso que asignes un espacio particular de tu archivo o, cuando menos, un tipo de contenedor especial para estos últimos. Si tus papeles de uso continuo están en cajas de plástico, los muertos pueden ir en cajas de cartón, por ejemplo.

Asigna un periodo

Para la destrucción de tu archivo, no puedes detenerte diariamente a ver cuáles documentos sirven y cuáles no. Lo ideal es que, una vez que hayas sistematizado el ordenamiento, establezcas un tiempo específico para destruir el papeleo innecesario con regularidad.

Digitaliza

En adelante, puedes ver la posibilidad de digitalizar los documentos de tu empresa antes de deshacerte de ellos o acumularlos. De esta forma, tendrás un respaldo sin invertir espacio, al menos en los papeles en los que esto sea viable.

El apoyo de una empresa de almacenamiento

Tras tener claro cómo debes gestionar tu archivo para poder separar el muerto y darle el tratamiento adecuado, inevitablemente tendrás que pasar a una fase de destrucción de los documentos. En este caso, al menos que cuentes con una técnica especial y el equipo adecuado, aunque innecesario para tu negocio en general, tendrás que contratar a una empresa que preste este tipo de servicio.

 

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Por eso, es altamente recomendable contar con los servicios de una compañía de almacenamiento de archivos. Entre otras cosas, te brindará:

  • Espacio de almacenamiento, ajeno a tus instalaciones.
  • Organización de tus documentos.
  • Acceso adecuado a tus papeles.
  • Gestión de tus archivos muertos.
  • Destrucción del archivo innecesario.

Como ves, la gestión de tus documentos comienza con acciones internas y concluye con el apoyo de una empresa especializada en el tratamiento de archivos. Ya no te quiebres la cabeza y deja que los especialistas se encarguen de tus documentos caducos.