¿Qué es un sistema de gestión documental?

La gestión de documentos es uno de los procesos administrativos de vanguardia en las empresas y en los negocios, cuya finalidad es la administración de todo tipo de documento – convencional o electrónico – en todas las etapas de su ciclo de vida. En la actualidad un proyecto de gestión de documentos está soportado en las TIC, por medio de las cuales se diseñan los sistemas de gestión documental o SGD, logrando así la sistematización de sus fases.

La mejora de la rentabilidad de las empresas en México que han implementado proyectos de automatización de documentos y archivos ha sido exitosa, por lo que es uno de los países de referencia con experiencia en esta área. Las experiencias son buenas ya que se han apoyado con el personal interno y externo para lograr la sistematización de todas las fases del proceso para el uso de la documentación a favor de la productividad de la empresa.

¿Qué es un software de gestión documental?

Los sistemas informáticos para el tratamiento documental son todos aquellos programas de computación diseñados para la gestión de grandes volúmenes de documentos, que por lo general pueden explorar, localizar y almacenar documentos electrónicos y/o el digital de los documentos en papel. El manejo de tanta cantidad de información necesariamente requiere del uso de un software que facilite los siguientes procedimientos:

• Búsqueda o localización de la información.
• Clasificación o categorización de los documentos según su vigencia.
• Distribución según las necesidades de la empresa.
• Disponibilidad y acceso a la información sin restricciones de tiempo ni espacio.
• Aplicación de criterios de confiabilidad, validez y confidencialidad.
• Seguridad en el tratamiento de los datos.
• Previsión de las condiciones para la eliminación de la información redundante, innecesaria y de baja calidad.

Es ideal que la implementación del software de gestión documental coincida con la fase de inicio del proyecto de gestión documental, lo que favorecerá la integración de ambos diseños, la planeación estratégica del propio proyecto y la toma de decisiones en la utilización del material.

Fases de la sistematización documental

Un software de gestión documental es precisamente la automatización a partir de la fase inicial de todo el proceso de gestión, cuya función principal es optimizar la creación, organización, categorización y el uso de los documentos. Las fases principales para la sistematización documental son.

a) Producción de la información.

b) Grabación de la información.

c) Acopio de la información.

d) Estudio analítico de los datos e información.

e) Tratamiento administrativo de la información o documentación.

f) Socialización de la información.

g) Transferencia de datos e información.

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Características de los SGD

Las características generales que describen un sistema informático para la gestión de información y de documentos son:

• Producen respuestas gerenciales a las problemáticas sobre el manejo de la información dentro de las empresas.
• Son sistemas abiertos que crecen y se desarrollan a la par de la organización.
• Abarcan el tratamiento en todas las etapas del ciclo de vida de los documentos.
• La sistematización de la gestión documental se integra a cualquier sistema de información gerencial de la empresa.

En definitiva, la implantación de una herramienta tecnológica para la gestión de documentos favorece la rentabilidad de las organizaciones, ya que se incrementarán los márgenes de ganancias y de utilidad del negocio, debido a que aumentará  la rapidez en la atención al cliente y reducirá los costos de operación vinculados al tratamiento de los documentos: disminución de espacios, ahorro en papel, menor tiempo del empleado en la búsqueda y localización de los documentos, reducción de gastos para la seguridad y confidencialidad de la información.