¿Qué es la preservación de documentos?

¿Qué es la preservación de documentos?

¿Te ha pasado que buscas algún documento que tienes archivado desde hace años y al momento de sacarlo te das cuenta que está amarillo, con la tinta ilegible o en un muy mal estado? Actualmente estas situaciones ya no son problema gracias a que la tecnología hace posible contar con documentos digitales.

¿Y esto qué significa exactamente? Significa que tenemos la opción de convertir toda nuestra información contenida en documentos físicos a un medio informático. Ya no tenemos que almacenar en físico facturas, recibos y documentos en general, siempre y cuando estos pasen por un proceso de conversión a medios electrónicos, informáticos o magnéticos.

El convertir nuestros archivos físicos a un formato digital ya está al alcance de todos. Es una realidad que cualquier persona que cuente con un buen escáner y una computadora lo puede hacer. Pero esto no garantiza su permanencia en el tiempo.

Es por esto que en la actualidad existen empresas que se dedican a la digitalización de la información. No solo se encargan de la parte física de convertir el documento en electrónico, sino que además aseguran que esos archivos se encuentren a salvo y a la mano, libres de virus y hackers.

Además, la mayoría de las empresas se están viendo beneficiadas con estas técnicas de archivo electrónico, ya que además de ahorrar millones de pesos en espacio físico, aseguran también la permanencia de la información en el tiempo. ¿Te imaginas una auditoría contable de hace cinco años con documentos viejos? ¡Ya no más!

El proceso de digitalización

Es relativamente sencillo el proceso. Básicamente consta de cuatro pasos principales:

  1. Elegir la información que vamos a volver electrónica.
  2. Digitalizar la información, ya sea usando un escáner o una cámara convirtiendo nuestra información en imágenes o documentos.
  3. Indexar el material de forma que sea sencillo su rastreo.
  4. Almacenar la información ya sea en memorias, nubes, servidores y hasta empresas especiales, dependiendo de la seguridad que necesitemos con respecto a la confidencialidad de nuestra información.

 

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Ahora bien, es importante considerar los principios de legalidad que existan en cada país para hacer que los documentos electrónicos sean útiles ante algún proceso específico. Esto quiere decir que, para que estos sean válidos en algún trámite gubernamental, deberá contar con características específicas.

Por ejemplo, en México es necesario que para que ciertos documentos sean válidos contablemente ante una auditoría deben llevar firma electrónica reconocida por el sistema de hacienda y crédito público del propio país. También a veces es necesario que cuenten con una marca de agua que proteja la documentación.

 

El proceso de digitalización

 

Ventajas

  • Información al momento sin importar donde te encuentres.
  • La calidad de los documentos puede mejorarse al momento de la conversión.
  • La información no se deteriora con el uso.
  • Se pueden generar copias fácilmente.
  • La tecnología y los servicios informáticos permiten realizar trámites de forma más sencilla y accesible.

Desventajas

  • No existe un estándar con respecto a formatos electrónicos por lo que podemos encontrar múltiples procesos y formatos haciendo más complicado el decidir qué queremos.
  • Comenzar un proceso desde cero en una empresa puede tomar mucho tiempo, además de un cambio en la cultura de almacenamiento que se tenga en la organización que contrate el servicio o decida implementarlo.
  • Si no se tiene bien claro el tipo de indexación a aplicarse, más adelante puede resultar complicado el encontrar un documento específico.

Optar por convertir nuestra información en archivos digitales a la larga trae más beneficios, sobre todo si consideramos la reducción del uso del papel y el apoyo que generamos al medio ambiente. Y tú, ¿ya te decidiste?