Conoce los procesos para implementar la gestión documental

Proceso para implementar gestión documental

La teoría archivística es universal, es decir, que se rige por los mismos principios en cualquier parte del mundo. La gestión documental tiene el mismo objetivo, pero sus métodos, normas o procesos pueden variar de acuerdo a las necesidades y normas de cada país. Así mismo, la organización documental depende de las necesidades propias de cada empresa, por lo que los procesos de gestión documental se implementan con las características definidas previamente por la entidad.

¿Qué es un proceso de gestión documental?

Es un conjunto de actividades que están relacionadas entre sí, con el fin de administrar la información guardada mediante documentos. Estas actividades deben pasar por un ciclo que empieza en la obtención o recepción del documento hasta su eliminación o destrucción.

¿Cómo se implementa un proceso de gestión documental?

Para empezar, debemos saber que no existe una fórmula genérica que seguir, ya que debemos procurar que este proceso se adapte a la gestión administrativa de nuestra empresa y que a su vez nos procure los mayores resultados positivos posibles.

Los procesos que veremos a continuación son generales y siguen las normas universales, estos pueden variar de acuerdo a cada país. Sin embargo, se adaptan también según las necesidades de cada organización.

Procesos de gestión documental

 Producción: La producción se refiere al origen, la creación, el diseño de formatos y documentos conforme a las funciones de cada área, con el propósito de unificar los criterios de elaboración de los documentos.

  • Creación y/o recepción: La creación y recepción hace referencia a los documentos que elabora y recibe la empresa, necesarios para su operación.
  • Distribución: Esta etapa se encarga de garantizar que los documentos lleguen a cada destinatario, tanto externo como interno.
  • Trámite: Se entiende como el curso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Organización: Acá encontramos las actividades orientadas en la clasificación y descripción de los documentos. Con esto se consigue la rápida identificación de los archivos, lo que nos permite hacer una valoración de las funciones y necesidades de cada departamento.

  • Identificación de los documentos de archivo: Se trata de definir de qué clase de documentos se trata, a qué área corresponden y en qué formato se encuentran.
  • Clasificación archivística por funciones: Es el proceso de identificación y agrupación de expedientes de documentos, con el fin de definir secciones o series. Esta clasificación se hace en términos de lo establecido en el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Ordenación: Por medio de ésta se unen y relacionan las clases, los grupos o las series de manera analfabética, numérica o mixta.

  • Descripción: Dentro de la organización debemos tomar en cuenta en que parte del ciclo de vida se encuentra el archivo para ubicarlo correctamente, por ello, es importante definir si su estado es activo, semiactivo o inactivo.
  • Acceso y consulta/criterios de clasificación de la información: Cada empresa determina si algo de la información que tiene esta en los supuestos de reserva o confidencialidad, con la idea de establecer políticas de restricción o de acceso a dicha información. Esto debe hacerse a conformidad de las disposiciones legales vigentes.

Valoración, disposición y conservación documental: Para concluir el proceso de gestión documental, tenemos las últimas fases:

  • Valoración documental: En este proceso se define si un archivo debe ser conservado o eliminado.
  • Disposición documental: Acá se determina qué se hará con los archivos de trámite cuando su vigencia documental haya terminado, si se conservarán temporalmente, permanentemente o si serán eliminados.
  • Conservación: Es el conjunto de medidas que se toman para garantizar la actividad física y funcional de los documentos del archivo, respetando su contenido.

En resumen, la gestión documental es el proceso o técnica con las que se planifican y organizan los documentos de una organización, garantizando su fácil localización y uso, procurando su conservación a lo largo del tiempo. No olvides que la gestión documental es un proceso por el que pasan los documentos en formatos tradicionales, como el papel, o documentos digitalizados o electrónicos, y que la mejor y más efectiva manera de implementar la gestión documental es asesorándonos por un experto.