Conoce los 8 pasos de la gestión y almacenamiento de documentos

Conoce los 8 pasos de la gestión y almacenamiento de documentos

Todo documento que es producido y manejado por una empresa exige regulación, control y planeación a lo largo de todo el proceso administrativo. El proceso de gestión y almacenamiento de documentos consta de 8 pasos que ayudan a fomentar las bases de una óptima gestión.

Se establecen los principios y estrategias a fin de garantizar fácil acceso y conservación a largo plazo de toda la documentación interna según el orden de importancia. Dichos pasos tienen como objetivo principal brindar un crecimiento exponencial a las empresas y poder implementar compendios en pro de la economía interna.

8 pasos para la correcta gestión documental

1. Planeación

Dentro del proceso de planeación nos encontramos con actividades de administración que permiten revisar y valorar la información, teniendo en cuenta contextos legales, técnicos o funcionales para llevar a cabo un análisis e interpretación de todas las necesidades y objetivos internos que tenga tu compañía.

Es básicamente la implementación de protocolos, normas y funciones de gestión documental, que posteriormente servirán como bases en la producción, categorización y almacenamiento.

2. Producción

En esta etapa debes evaluar todo lo referente a la creación y categorización de los documentos. Es aquí donde empieza la implementación de una estructura propia, personalización y creación de soportes donde resida la información contenida, así como la integración de las tecnologías y estrategias adecuadas que cumplan con una reducción de recursos en medida de lo posible.

3. Gestión y trámite

Deberás analizar la documentación de manera integral y dar revisión a los trámites en los que se involucre al documento en cuestión, así como su nivel de relevancia, utilidad constante, y cuidar la calidad y facilidad de acceso (patrones para motores de búsqueda).

 

8 pasos para la correcta gestión documental

 

 

Es aquí donde se identifica el propósito individual de la documentación y la forma en que hará intervención, ya sea para procesos administrativos, de consulta, legales, etcétera.

4. Organización

En esta parte del proceso de gestión de documentos se realizan todas las operaciones técnicas, se establece su categoría, se crean series documentales y se asignan, se realizan valoraciones, tiempo que estarán almacenados, tipo de archivo y departamento al que pertenece cada documento, a fin de establecer con exactitud su ordenación y tiempo de vida en los soportes de almacenamiento.

5. Transferencia

El siguiente paso que debes hacer es establecer términos y políticas para la transferencia de los documentos, tomando en cuenta el tipo de formato, estructura, migración, conversión y conservación, según los valores que tu compañía haya implementado.

6. Disposición de documentos

Siguiendo las bases impuestas por la valoración documental previamente asignadas, debes determinar el tiempo de vida de todos los archivos documentales en distintas temporalidades. A fin de mejorar el rendimiento de los motores de búsqueda, facilitar el tráfico de información útil y establecer pautas eficientes.

7. Preservación a largo plazo

Son todas las técnicas y procedimientos que buscan la conservación de documentos de utilidad a largo plazo dentro del proceso de gestión documental. Se trata de implementar formas y canales de respaldo en documentos de alta importancia para tu compañía.

8. Valoración

Es un punto fundamental. Aquí se determinan los valores primarios y secundarios que establecerán la relevancia de cada documento para su conservación temporal o permanente.

 

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Conclusión

La gestión y el almacenamiento de documentos deben cumplir estrictamente estos 8 pasos y hacer uso de una estrategia acorde a las necesidades y objetivos que tu empresa necesite.

La digitalización, almacén y gestión de los documentos que tu empresa genera de manera interna y externa son un punto clave que mejorará drásticamente la organización de tu compañía, harán más productivo y sencillo el trabajo, para de esta manera poder abarcar un volumen mayor en ventas y dedicar más tiempo en la atención a clientes potenciales.