5 aspectos para obtener un buen almacenamiento de archivos

5 aspectos para obtener un buen almacenamiento de archivos

El  almacenaje de archivos se refiere a una actividad administrativa necesaria para la conservación de los documentos. Las empresas durante su funcionamiento constantemente crean, reciben y transforman una cantidad de material documental en diferentes formatos, los cuales cuando pierden vigencia deben resguardarse ya que son parte fundamental de la memoria histórica.

Pero ¿cuáles son los 5 aspectos que debemos tener en cuenta para lograr un buen almacenamiento de archivos?

Las claves para el almacenamiento de documentación

A continuación, te presentamos las 5 principales recomendaciones para lograr de forma práctica y eficiente la reservación de los archivos de tu compañía.

1. Clasificación de los documentos

Los documentos deben ordenarse siguiendo los criterios de una clasificación para que puedan ser localizados rápidamente. Es por ello que se sugiere que esta clasificación debe ajustarse a las reglas de la gestión documental. Esta es la manera de asegurar hacerlo bajo los estándares de calidad y eficiencia.

Los tipos de archivos dependerán en buena medida de las necesidades de la empresa. En este caso hablaremos de estas definiciones según su frecuencia de uso.

  • Los archivos activos son aquellos que se utilizan con mayor frecuencia dependiendo de su uso operativo.
  • Los archivos semiactivos se utilizan para reservar los documentos menos actuales y frecuentes.
  • Los archivos definitivos también llamados inactivos son los documentos de menor frecuencia de consulta y son los que se analizan para su posible destrucción.
  • Cabe destacar, que cada uno de ellos tiene una forma diferente de almacenamiento.

2. Sistemas de clasificación

Nos ha ocurrido y seguramente más de una vez, que hemos perdido un documento importante tal vez en una carpeta o en algún directorio de nuestra computadora, o quizás traspapelado junto con otros en alguna mesa, gaveta o escritorio. Esto sucede precisamente porque no se cuenta con unas normas de registro para guardarlo. Esto hace que hayamos perdido tiempo en la atención al cliente tanto externo como interno, afectando seriamente el desempeño de las funciones de tu negocio.

 

Las claves para el almacenamiento de documentación

 

3. Requisitos para el registro de documentos

Para evitar estos graves problemas se requiere ordenar la documentación de acuerdo a unos criterios establecidos y en concordancia con la actividad de tu agencia. Estos sistemas de criterio y de reglas deben cumplir con las siguientes características:

  • Los lineamientos de clasificación deben ser sencillos.
  • Estas normas deben cumplir los criterios de eficiencia que garanticen la fácil y rápida ubicación del material documental.
  • Deben ser sistemas abiertos que permitan nuevas aplicaciones.

4. Conservación de la documentación en físico

La adecuación y el mantenimiento del repositorio en físico son actividades necesarias para el mantenimiento del perfecto estado de los mismos. De acuerdo a sus necesidades la administración elegirá los equipos, infraestructura física y los materiales dependiendo del tipo de documentación que desea almacenar. Se debe tomar muy en serio tanto el espacio físico como las condiciones de seguridad y ambientales para la preservación de este tipo de archivo.

 

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5. Mantenimiento de la información digital

Hay una gran diferencia en los procesos de mantenimiento de los archivos físicos e informáticos principalmente en la estructura y los costos. Los archivos informáticos se conservan mediante una infraestructura tecnológica de hardware y software, la cual tiene una gran capacidad de almacenamiento en poco espacio que facilita y agiliza el acceso al fondo documental.

El acopio documental en físico se puede integrar perfectamente con el tratamiento del archivo informático bajo el mismo sistema de registro y clasificación.

Y tú, ¿cómo almacenas documentos en tu empresa?

Con estos procedimientos automatizados de archivo estaremos asegurando una verdadera solución mediante una adecuada gestión documental, con lo cual lograremos optimizar las tareas del día a día logrando así una contribución favorable en beneficio del funcionamiento de nuestra empresa.