Mensajería de documentos: ¿Tu empresa lo necesita?

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Cuando pensamos en mensajería de documentos, lo primero que se nos viene siempre a la mente es el servicio postal local entregándonos alguna carta o publicidad. Tenemos la tendencia a asociar este tipo de proceso como algo lento, complicado y muchas veces ineficiente. ¡Nada más alejado de la realidad!

La mensajería que una empresa necesita

Antes de entrar en tema, aclaremos algunos conceptos. La mensajería es el proceso encargado del traslado de paquetes y documentos de un punto a otro, considerando que dicho envío debe ser rastreable, rápido y debe asegurar que los documentos y paquetes lleguen en óptimas condiciones a su destino.

Un servicio especializado en documentos maneja volúmenes promedio de hasta 5 kilos por carga. Aunque son los menos comunes, ya que la mayoría de empresas que se dedican a este rubro manejan también paquetes y mercancías.

Beneficios de la mensajería de documentos

Estas ventajas van directamente relacionadas con los posibles tipos de servicio que nos ofrecen, y que son independientes de la entrega vía correo postal. Veamos estas opciones y sus beneficios directos:

  • Envíos de cartas, promociones, propaganda comercial, documentos a otras sucursales, paquetes, cajas de archivos, entre otros.
  • Entrega a ocurre. Donde el destinatario recoge la documentación en la sucursal de la paquetería que se le indique. Normalmente se utiliza cuando se quieren proteger datos del destinatario o se encuentra en localidades donde no hay servicio a domicilio.
  • Entrega en fin de semana. Cuando se tenga alguna urgencia especial o se requiera en una fecha específica. Debemos recordar que en la mayoría de empresas el fin de semana por lo general no se labora, por lo que las entregas normales quedan suspendidas hasta el siguiente día hábil.

 

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  • Entrega al día siguiente hábil cuando el traslado lo permite. La mayoría de las organizaciones manejan acuerdos con diversas transportistas y aerolíneas haciendo posible este tipo de entregas.
  • Recolección a domicilio. Aquí el contratante ya no tiene que invertir tiempo llevando los documentos para entrega. Las mismas organizaciones tienen rutas especializadas e incluso manejan horarios estimados.
  • Entrega a domicilio, garantizando que los documentos llegan a su destino sin que el receptor invierta tiempo en ir a buscarlos.
  • Seguros, para proteger la mercancía de cualquier siniestro, sobre todo los que implican robo, daño o accidentes en trayecto.
  • Entregas electrónicas. En ocasiones la empresa maneja también de manera digital el archivo documental. Este servicio específico trata de escanear la información cuando esta no se requiere en físico y enviar el archivo al contratante vía electrónica.
  • Acuse de recibo, esto cuando el cliente requiere algún comprobante de envío y de recepción. Recaban la firma solicitada y la hacen llegar a su cliente en formato físico.
  • Entrega a detalle. Requiere de una verificación de los documentos recibidos, con la debida certificación de entrega completa.
  • Entregas de e-commerce. Es un servicio requerido por las tiendas virtuales para asegurar un envío y recepción de forma rápida.

La mayoría de las veces manejan también otro tipo de servicios como los ensobretados, embolsados, empacados y etiquetados. Esto abre la oportunidad de incursionar en otro tipo de mercados y diversificar sus servicios.

 

Beneficios de la mensajería de documentos

 

¿Es la mensajería de documentos útil para tu empresa?

Como podemos apreciar en los beneficios anteriores, contar con un servicio de traslado de documentos puede ahorrarle a tu organización mucho tiempo y dinero. Además, se tiene siempre la opción de contar con un acuerdo pre establecido con alguna empresa específica lo cual disminuye los costos de forma determinante.

Con la globalización y el creciente incremento del comercio virtual, sin duda requerimos del apoyo de este tipo de organizaciones para poder ser eficientes. Si queremos trascender fronteras debemos escoger el mejor aliado para la recolección, resguardo y entrega de nuestra paquetería y documentación.