¿Por qué es importante la elaboración de inventarios de archivo?

Importancia de la elaboración de inventarios de archivo

Un inventario describe el contenido y organización de los documentos que lo integran. De manera más amplia, un inventario es el instrumento de consulta que describe un fondo mediante la reseña de sus series documentales. No es un simple listado o relación de los documentos contenidos en un acervo documental, es una herramienta de registro, control y localización de la gestión de archivos.

Una empresa especialista en gestión documental puede garantizarnos a través de un inventario archivístico la confirmación documental de cada momento, es decir, la existencia o ausencia de una unidad del fondo documental. Esto facilita su recuento reglamentario, asegurando su permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos, con eficiencia y rapidez.

 

Tres ventajas de los inventarios de archivo:

Prevenir incidencias: Se refiere al extravío de la documentación por posible pérdida, con la consecuencia de enfrentar procesos jurídicos, legales o administrativos.

Consulta: Se relaciona con el fácil acceso. La consulta de la información presenta un beneficio a la hora de tomar decisiones de cualquier índole dentro de la compañía.

Seguridad: Podemos encontrar el documento requerido y en el momento oportuno. Si tenemos la documentación ordenada no tendremos problemas para obtener la información que necesitamos, ahorrándonos tiempo, dinero y esfuerzos.

Fácil acceso: Una documentación que no tenga orden nos puede producir dificultades en diferentes procesos administrativos, por lo tanto, es necesario un acceso simple y lógico que nos permita la localización de manera rápida y directa.

Cumplimiento legal: En necesario que la documentación sea guardada según la situación fiscal, asegurando en cumplimiento normativo de los documentos.

 

Beneficios de los inventarios de archivo:

  • Organización documental por departamentos.
  • Clasificación por tipo de documento, fecha o serie alfanumérica.
  • Detalle por caja o expediente.
  • Depuración y retiro de la documentación.
  • Documentación ordenada y asequible.

 

Aunque en todos los países existe la gestión documental, encontramos diferencias en la legislación entre algunos de ellos. Sin embargo, los procesos son similares en todo el mundo.

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A continuación, un instructivo que nos puede dar una idea del diligenciamiento del formato de inventario único documental:

Entidad productora: La razón social de quien produce los documentos.

Unidad administrativa: El nombre de la dependencia de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Oficina productora: Unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto: Finalidad del inventario.

Registro de entrada: Solo para transferencias primarias o secundarias.

Número de orden: Se anota en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que corresponden generalmente a una unidad documental.

Código: Sistema establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series y subseries.

Nombre de la serie o subserie: Se refiere al nombre asignado al conjunto de unidades documentales de contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano.

Fechas extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. Se ponen los cuatro dígitos correspondientes al año.

Unidad de conservación: Se consigna el número asignado a cada unidad de almacenamiento, en la columna se indica la cantidad de carpetas de un expediente.

Número de folios: Número total de folios contenidos en cada unidad de conservación descrita.

Soportes: Se usa una columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación. Ejemplo: Videos o soportes electrónicos.

Frecuencia de consulta: Se debe especificar si la documentación requiere un alto, medio, bajo o ningún índice de consulta.

Notas: Se consignan los datos que sean importantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Elaborado por: Nombre, apellido, cargo y firma de la persona que elabora en inventario, con su respectivo lugar y fecha de realización.

Entregado por: Nombre, apellido, cargo y firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como lugar y fecha en que se realiza dicha entrega.

Recibido por: Nombre, apellido, cargo y firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como lugar y fecha en que se recibió.

 

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En definitiva, un inventario de archivo es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo. Tiene como principal utilidad poder registrar correctamente los documentos existentes en la compañía, facilitando el control de los mismos y por ello, de los procesos administrativos de cada dependencia.