Inventarios de archivo

¿Para qué sirven los
inventarios de archivo?

Los inventarios de archivo sirven para indicar la cantidad de expedientes que existen en un archivo. Tienen como principal utilidad ser instrumentos de consulta y recuperación de la información que describen las series y expedientes documentales.

Más que un formato que debe ser diligenciado para conocer los documentos que hay en la entidad, se lleva a cabo con el fin de obtener o localizar la información.

Veamos a continuación los beneficios de los inventarios de archivo:

Beneficios de los inventarios de archivo

Beneficios de los inventarios de archivo
  • No tienen un único uso.
  • Son una herramienta multifuncional, adaptable a la necesidad y al contexto.
  • Permiten saber que documentos se encuentran en un fondo acumulado.
  • Podemos llevar un control de los documentos que se encuentren almacenados en diferentes depósitos.
  • Nos ayudan a controlar los documentos que recibimos de otras oficinas.
  • Sirven como herramientas para seleccionar los documentos a eliminar.
  • Nos permiten hallar los documentos de manera rápida para atender consultas.
  • Podemos hacer transferencias primarias o secundarias.
  • Nos ayudan a identificar la vigencia de los documentos.

Ahora bien, revisemos los cuatro criterios a tener en cuenta en el momento de hacer un inventario de archivo óptimo y útil para nuestro proceso administrativo y de gestión documental.

Paso 1, utilidad: Es importante centrarse en los usuarios y elaborar un inventario de archivo útil para ellos, centrándonos en la importancia de utilizar adecuadamente el inventario de archivo como fuente de consulta.
Es de suma importancia que nos hagamos las siguientes preguntas sobre nuestro inventario documental:

  • ¿Estamos resolviendo un problema?
  • ¿Es más fácil para nuestros procesos que los usuarios consulten de manera directa el inventario de archivo?
  • ¿Podríamos usarlo como un elemento fundamental para la gestión administrativa de nuestra empresa?
  • ¿Nos sirve para agilizar la toma de decisiones y el trabajo de quienes lo utilizan?

Paso 2, describe las unidades documentales: Debemos procurar nombrar correctamente las unidades documentales desde el momento en que son producidas.

Por ejemplo, las facturas de compra no podrían guardarse solo como “Compras” ya que esta actividad involucra varios documentos, en lugar de eso se nombraría, como: “Facturas de Compra 2019” y así mismo con los demás documentos.

Si una unidad documental está bien nombrada desde el momento en que se genera, con seguridad el inventario de archivo será una excelente herramienta para consulta en el trabajo.

Paso 3, coincidir con el contexto de la empresa: Los inventarios de archivo son un excelente instrumento que no solo sirve para controlar la existencia de los documentos, sino que es también una norma. Si lo manejamos como tal, tendremos asegurado el bienestar de nuestros documentos y la disponibilidad para cualquier eventualidad.

Los inventarios de archivo se adaptan a la realidad de la tecnología que lleva implementada cada compañía, tanto si es digital o física.

Paso 4, siempre debe estar actualizado el inventario de archivo: Este instrumento no es estático, debido entre otras cosas, a que se genera para cumplir diferentes funciones. Por esta razón es necesario hacer las actualizaciones pertinentes, ya sea en campos, unidades documentales o estado (si está vigente o ha sido eliminado). Un error que no podemos permitirnos es llevar un inventario de archivo con la información desactualizada.

En suma, los inventarios de archivo son una herramienta de archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales que existen en los archivos. Esto se hace siguiendo la organización de las series documentales, tal como lo estipula la norma, para elaborar inventarios de los documentos producidos en ejercicio de sus funciones comerciales, de tal forma que sea asegurado el control de los documentos en sus diferentes procesos.