Pelícano N°216-11 CDMX
En la actualidad el uso de los documentos digitales han cambiado el estilo de vida de las empresas que los requieren. Esto debido a que los trámites a través de Internet han agilizado en gran manera el procedimiento trayendo con esto la satisfacción del usuario.
A comienzos de los años 90, la informática empezó a influir mucho en la vida de las empresas en México sobre la gestión de documentos. Aparecieron en uso intensivo los procesadores de texto y el correo electrónico, los cuáles cambiaron rotundamente la manera de administrar la documentación.
Esto ha traído mucha ventaja para las empresas, ya que ahora pueden tener más control sobre sus expedientes así como sobre sus ventas y la gestión con el Sistema de Administración Tributaria para la declaración de impuestos y otros trámites.
Ventajas y desventajas de la gestión digital de documentos
Por supuesto que al manejar los documentos en forma digital nos enfrentamos con situaciones en las que podemos sentirnos seguros y confiables pero también la mala gestión puede traer algunos dolores de cabeza. Veamos sus beneficios y perjuicios.
Ventajas
- Facilidad de compartir los documentos.
- Seguridad con el respaldo adecuado.
- No dependen de la computadora de la oficina.
- Facilidad de edición y creación.
- Facilidad de búsqueda en bases de datos.
- Cuidado del medio ambiente por no usar papel.
Desventajas
- Infección por virus.
- Plagio por facilidad de hacer copia.
- Incompatibilidad con versiones de editores de texto.
- Pérdida fácil si no se hace respaldo.
Sectores más beneficiados por la gestión digital
Los despachos de abogados en México han sentido este cambio gracias a la gestión digital al menos en las últimas dos décadas. La razón es porque precisamente este rubro de empresas tienen mucha dependencia de los documentos a nivel electrónico.
Un abogado desde que recibe al cliente está gestionando electrónicamente ya que suele acudir a bases de datos para informar mejor sobre el caso de su cliente. Además que cuando inicia con el caso del cliente seguramente tendrá que crear un escrito usando otro escrito hecho anteriormente desde una platilla.
Con esto el abogado ahorra mucho tiempo y por ende reflejará la eficacia de su servicio ante el cliente.
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Otro caso a citar son las empresas que tienen una gran variedad de productos y que regularmente son proveedoras o distribuidoras en la zona. Tales instituciones necesitan manejar grandes inventarios en los que se ven involucrados datos de clientes y fabricantes que por ningún motivo deben poner en riesgo de perderlos.
El manejo de grandes bases de datos con documentación electrónica y la eficacia con la que se haga hará la diferencia del servicio con la que cada empresa desee distinguirse ante su competencia.
La importancia de los respaldos periódicos de la documentación electrónica
Así como ya se mencionó, el respaldo es uno de los factores con los que hay que lidiar para tener la seguridad de los datos que cada negocio maneje. Sabemos que hoy en día los respaldos no se limitan a tener nuestros archivos en la computadora o en nuestro smartphone. La razón es muy obvia: ambos equipos físicos nos los pueden robar o pueden ser infectados por algún virus y los documentos quedan totalmente en riesgo.
Es por eso que debemos tener muy en cuenta el uso de servicios en la nube para poder hacer los respaldos periódicos de los datos importantes. Con esto nos ahorraremos muchos dolores de cabeza.
Sin duda alguna, hacer los respaldos en el momento indicado nos pondrá en otro nivel de gestión, y siempre podremos ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes para su mejor satisfacción.
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