Pelícano N°216-11 CDMX
El objetivo principal de cualquier empresa es la reducción de sus costos para que sus beneficios aumenten. Antiguamente, las empresas solían destinar grandes cantidades de recursos en la organización del archivo, manteniendo siempre un orden dado para cada documento que casi nunca se mantenía. Hoy en día la forma de organizar un archivo con sus respectivos documentos puede ser más eficiente debido a la gestión documental.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión de documentación se resume en la organización adecuada de los documentos de una empresa que se deben archivar por un motivo u otro. Esta gestión u organización te permite la clasificación de cada documento, mantener un orden adecuado ya sea por tema, año o nivel de importancia, y la correcta numeración de cada uno para hacer su búsqueda más eficaz.
Los beneficios de esta gestión
La utilidad predominante de la gestión de archivos proviene del ahorro y la eficiencia. El ahorro se refleja en la disminución de los recursos que se les otorgan al manejo del archivo, ya que por un lado no vas a depender de varios trabajadores para realizar el mantenimiento del archivo, ahora podrás contratar la cantidad óptima. Por otro lado, reducirás los gastos en materiales para la organización de cada documento.
La eficiencia se refleja en la organización de cada documentación. Permite ordenar cada archivo de manera tal que el acceso a la información sea más cómodo. Además le da a la empresa un valor agregado en la implementación de proyectos y toma de decisiones, faculta la protección de información de la empresa, derechos de los clientes, proveedores y demás información vital para el futuro de la misma.
Otro beneficio adicional de la gestión documental se debe a la importancia de implementar un inventario de cada documento que exista en el archivo de tu empresa. Este inventario otorga la oportunidad de saber cuál documento está dentro del archivo, cuándo se sacó una carpeta (controla la salida y entrada), dónde se encuentra y a la vez vigilar la importancia y el ciclo de vida de cada documento.
El ciclo de vida de cada documento permite saber si la información es vital o no para los objetivos de la empresa. Si es vital, se puede mantener, organizar y marcar para su ubicación dentro del archivo. Si ya no es eficiente y necesaria para la compañía, se puede proceder a la eliminación o la digitalización de estos documentos. El control de la documentación permite mantener lo óptimo para el bienestar de la empresa.
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Siguiendo con este punto, un documento no necesario se puede digitalizar para que la empresa pueda tener al alcance este mismo documento, si llegase a darse el caso en que se necesitase la información encontrada en los archivos que en el momento se consideraron no aptos para su tarea social.
Y si no implementa la gestión documental
En primer lugar nos encontramos con un estancamiento de los procesos productivos. Este estancamiento, en lo esencial, evita que la empresa se desarrolle y tenga la posibilidad de crecer económicamente debido a que mantiene la misma estructura de costos gracias al sistema de archivo obsoleto que mantiene.
En segundo lugar, el desorden puede provocar cuellos de botella, lentitud en la resolución de incidencias, o incluso pérdida de datos.
Conclusión
Es necesario mantener el archivo bajo el control de las herramientas innovadoras que se desarrollan diariamente dentro de la gestión de documentos. Son varios los beneficios de tener un sistema moderno de organización, control y manejo del archivo. Además, te permite reducir tus costos y enfocarte en las actividades productivas para tener mejores utilidades en la empresa.
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