¿Cómo gestionar un archivo de documentos digitales?

¿Cómo gestionar un archivo de documentos digitales?

En archivística es cada vez más importante, debido a las ventajas que aportan, el uso de documentos digitales. Cada empresa o institución lleva un registro detallado de la información que entra y sale, por lo que el uso de las nuevas tecnologías disponibles para el manejo de la información, se hace indispensable.

¿Digitalizar documentos?

Nuestra vida corre a través del Internet y ello no excluye a las empresas e instituciones que necesitan llevar registros de cada aspecto de su funcionamiento; desde facturas, hasta documentos legales, los archivistas deben llevar un registro meticuloso de toda esa información que hace que una empresa funcione adecuadamente.

Los archivos digitales son una forma de llevar los documentos producidos por la labor diaria de una organización y ello hace que se facilite el acceso a aquella información que se requiere. La información se registra a través de medios digitales en formatos específicos, entre los que destacan los formatos .pdf, .docx, .xlsx, .jpeg, y muchos otros más, dedicados a la codificación de variados tipos de datos.

Sin lugar a dudas, digitalizar el papeleo trae ventajas inmediatas, como la agilización de los procesos de búsqueda de documentación y ahorro de espacio físico de las instalaciones. En la actualidad se puede hacer uso de software especializado en manejo de archivos, contratar a empresas que se dediquen a la archivística o se puede hacer uso de herramientas ya existentes que pueden adaptarse para las necesidades de la empresa o institución como las bases de datos o hasta a través de hojas de cálculo.

Software de digitalización especializado

Seguramente en tu país existe algún software informático especializado en el registro, almacenamiento y clasificación de la información que se produce. Este tipo de software puede requerir el pago de una subscripción o de licencias temporales; también puede requerir la formación de personas para el uso de este.

Las principales ventajas de adquirir software archivístico está en que puedes automatizar los procesos de administración documental y la garantía de solucionar cualquier problema encontrado con el software; pero se debe tener en cuenta que no todo está automatizado en el proceso y se requiere de trabajo manual (escaneo o transcripción) para llevar a cabo la digitalización.

 

También te va a interesar: ¿Qué requisitos mínimos debo cumplir para digitalizar documentos?

 

Empresas especializadas en digitalización

Una de las mejores opciones para llevar un registro, almacenamiento y clasificación cuidadosos de la documentación de tu empresa, es contratando a un equipo dedicado a la archivística. El trabajo humano en conjunto con herramientas informáticas, permite que la información se halle accesible y segura, evitando aleatoriedades comunes del software al momento de su registro.

 

Empresas especializadas en digitalización

 

Siempre contarás con un equipo de personas listas para solucionar las necesidades documentales específicas que se te presenten y ello se convierte en una de las mayores ventajas de esta opción, pues el trabajo humano se caracteriza por la comunicación, la creatividad y el aprendizaje, lo cual es la esencial para manipular grandes cantidades de información y asegurar la seguridad de esta.

Adaptación de herramientas preexistentes

Algunas empresas pequeñas no podrían costear los gastos de contratar servicios externos de archivo y por ello pueden llevar a cabo sus propios procesos de documentación digital a través del desarrollo de software propio e inclusive, usando herramientas como Access o Excel. Esta no es la alternativa más beneficiosa, pero si cuentas con alguien especializado en el tema dentro de tu grupo de trabajo, podría ser una buena forma de organizar pequeñas cantidades de documentación.

La digitalización es el futuro

Puedes llevar a cabo la de gestión documental a través de medios digitales, siempre y cuando cumplas con los requisitos mínimos para llevar a cabo estos procesos, y a la vez, mantengas un equipo de trabajo confiable que preserve la información valiosa de tu empresa y tus clientes.