Gestión documental

Gestión documental o
administración de documentos

¿Qué es?

En los últimos años se han dado grandes cambios en los modelos gerenciales del sector empresarial. A partir de la influencia de la revolución tecnológica, aparece también la revolución organizativa. Gracias a estos cambios se ha fomentado un nuevo modelo compuesto de prácticas, innovaciones tecnológicas y principios organizacionales que modernizan todo el tejido económico de la empresa.

Por lo anterior, toda compañía que desee hacer parte de este nuevo orden basado en la información, debe crear una estrategia que le permita una mejora continua, adoptar tecnologías de información e incluir modelos de gestión, generando valor agregado y en consecuencia, tener ideales estándares de competitividad.

¿Qué es la gestión documental?

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un método de gestión empresarial orientado al aprovechamiento de los documentos y la información contenida en ellos por parte de las organizaciones, sean estas públicas o privadas. También se conoce como un proceso que permite apoyar y generar diferentes tipos de innovaciones en el sector empresarial. La gestión documental se extiende al ciclo de vida de los documentos, desde que estos se producen o reciben en una organización hasta su eliminación final o conservación permanente en un archivo histórico.

La esencia de la gestión documental es el tratamiento archivístico en las dos primeras etapas del ciclo de vida de los documentos, es decir, durante el tiempo en el que son realmente necesarios para la gestión administrativa de la organización, apoyando la toma de decisiones.

De manera correcta la gestión documental fue definida por el consejo internacional de archivos, como el área de la gestión administrativa general encargada de conseguir economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y selección de documentos durante su ciclo de vida.

Objetivos de la gestión documental

Lo que se pretende con la implementación de la gestión documental es simplificar los sistemas de creación y producción de documentos, mejorando la forma de organizarlos, recuperarlos, proporcionando la preservación adecuada y además de esto, el ahorro en costo y tiempo.

Veamos a continuación y de manera más detallada, los objetivos de la gestión documental:

Objetivos de la gestión documental
  • Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
  • Simplificar los procedimientos.
  • Controlar el uso y la circulación de los documentos.
  • Clasificar y ordenar los documentos para su adecuado uso al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
  • Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.
  • Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de emergencia.

¿Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi empresa?

  • Problemas en la localización de los documentos.
  • Dificultad de búsqueda.
  • Debilidades y retraso en la toma de decisiones.
  • Sobre saturación de equipos producto del número de copias innecesarias de los documentos.
  • Pérdida de documentos valiosos.
  • Baja productividad.
  • Eliminación documental que nos lleve a incumplir parámetros legales.
  • Acumulación de un volumen grande de archivo.
¿Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi empresa?
¿Qué beneficios obtengo si implemento la gestión documental?

¿Qué beneficios obtengo si implemento la gestión documental?

  • Realizar las actividades administrativas de una manera ordenada, eficaz y responsable.
  • Ofrecer servicios de manera coherente y justa.
  • Proporcionar productividad a la gestión administrativa.
  • Garantizar la información en caso de catástrofe.
  • Cumplir con los requisitos legislativos, incluidas las auditorias y la supervisión.
  • Proporcionar apoyo a demandas en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización.
  • Proteger los intereses de la empresa, los derechos de los clientes, proveedores, y partes afectadas presentes y futuras.
  • Mantener la memoria corporativa a buen resguardo.
  • Adecuada toma de decisiones.
  • Alta eficiencia.

Dicho brevemente, existe un gran abanico de oportunidades para la gestión documental, que van de la mano de los procesos de desarrollo de las tecnologías de información, presentándose grandes retos para los profesionales de información a la hora de crear proyectos enmarcados en la estrategia empresarial.

Importancia de la organización documental
en las empresas

La debida organización documental, tiene la finalidad de garantizar y tutelar el ejercicio del derecho de acceso a la información y la rendición de cuentas, así como propiciar la modernización integral de los servicios documentales y archivísticos de acuerdo a las normas establecidas.

Ahora bien, ¿Qué es la organización de archivos?

La organización documental se fundamenta en el hecho de que los documentos están sujetos a un ciclo de vida, cuya duración depende del propósito para el que existen y de la permanencia de ciertos valores propios de la naturaleza que los caracteriza, en otras palabras, pretende aplicar procesos archivísticos que sirvan para clasificar y ordenar los documentos que hacen parte de todas las etapas de la gestión administrativa de la empresa.

¿Qué es la organización de archivos?
¿A qué se refiere el ciclo de vida de los documentos?

¿A qué se refiere el ciclo de vida de los documentos?

El ciclo de vida de los documentos empieza en el momento de su creación o recepción. Estos deben pasar por tres fases, la activa, semiactiva o inactiva. En las fases de vida activa y semiactiva, los documentos estarán ubicados en el archivo administrativo de gestión, es decir, donde se ubican los que aun tienen vida útil o son consultados con regularidad. En su fase inactiva se ubican en el archivo histórico o bien, si debe ser eliminado, se hace el proceso que desaparición de los documentos, este proceso también hace parte de la gestión documental.

Los documentos se convierten en un factor importante donde se evidencia la toma de decisiones en las actividades administrativas desarrolladas por las empresas, de modo que son significativos los procesos de organización archivística para garantizar el fácil acceso a la información.

¿Cómo se lleva a cabo la organización documental?

Dentro de las acciones que se realizan en este proceso están la clasificación, el orden y la distribución de los documentos:

Clasificación

Clasificación:

Empezamos por la revisión de los documentos con el objetivo de separarlos en grupos o sus respetivas subdivisiones, teniendo en cuenta la estructura organizacional de la empresa y sus necesidades.

Orden

Orden:

Una vez hecho el punto anterior se procede a ordenar los documentos, este orden puede ser de manera alfabética, numérica, alfa numérica o cronológica.

Numeración

Numeración:

En esta fase se numeran los documentos de manera que permita la identificación rápida dentro de los grupos de clasificación.

La gestión documental amplia los controles y administra adecuadamente la información que trafica la empresa a diario.

Además de esto, ayuda a la empresa a determinar puntos de ejecución que permita gestionar la documentación de una forma organizada y acorde con sus necesidades.

Clasificación de documentos

Se clasifican en dos tipos de documentos: de archivo y de apoyo.

De archivo

Es la información relevante que haya sido producida o recibida por la empresa, referente a las actividades administrativas, financieras, directivas, etc., es decir, los que por su importancia para los procesos de la empresa y que por lo tanto merecen su total conservación.

De apoyo

Contienen información que pudieron ser creados dentro de la empresa o en entidades externas. La relevancia no es tanta como los documentos de archivo, pero su contenido puede ser importante en la realización de procesos. En esta categoría entran las leyes, decretos, resoluciones, los cuales tienen vigencia por un tiempo.

Ordenanza de los documentos

Se ordenan por series o subseries, al momento de llevar a cabo esta fase del proceso se ejecuta la clasificación, marcación y ordenamiento de las carpetas. En este punto se detalla la ubicación de los documentos con el fin de facilitar su acceso y revisión.

Por último, veamos qué beneficios representa para una empresa la organización documental.

Lo primero que hay que resaltar es que este procedimiento o método representa para la empresa un avance en la optimización de las tareas, por ello, la organización documental contribuye a nuestra empresa en:

  • Transparencia en el uso de la documentación.
  • Tener la información organizada.
  • Facilitar el proceso de creación, edición y búsqueda de información.
  • Adelantar tramites de manera eficaz.
  • Acceso rápido y confiable.
  • Mantener el control de los documentos durante todo su ciclo de vida.

Elaboración de
inventarios de archivo

Una parte importante dentro del conjunto de prácticas que consolidan una buena gestión documental es el acceso eficiente a la información en resguardo, de tal forma que la búsqueda y localización de los documentos sea rápida y eficaz. Es decir, necesitamos saber qué documentos estamos guardando y dónde se localizan para su óptimo acceso y control.

También consideramos que como parte de una gestión documental efectiva es relevante saber qué se resguarda para poder determinar en qué momento qué documentos ya no son necesarios de almacenar y poder eliminarlos o destruirlos.

Así, aunque no lo pedimos como un requisito indispensable, sí recomendamos como práctica fundamental tener inventarios de los documentos que contiene cada caja de archivo, mismos que puede realizar usted o bien, podemos elaborar nosotros como un servicio complementario y opcional al de almacenamiento y custodia de archivo.

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organizacion documental cdmx

Se elaborará un índice por cada caja de archivo en el cual se enlistan las carpetas, fólders o legajos dentro de dicha caja.

De acuerdo con nuestra adaptabilidad a nuestros clientes, le proporcionamos la opción que más le convenga, y aunque no lo pedimos como requisito, sí recomendamos que en caso de que usted decida inventariar el contenido de sus cajas de archivo, nos facilite una copia en archivo físico y/o digital con el fin de que exista un respaldo de esta información con miras a la posibilidad de que en algún momento futuro se extravíe el inventario de su archivo o que haya un cambio de personal en su empresa y la persona responsable de los inventarios ya no esté o no haya dejado la información necesaria.

Asimismo, al seguir nuestra política de seguridad y confidencialidad, la información de los inventarios que realicemos en caso de que así lo decida el cliente, se le entregan en un dispositivo de almacenamiento externo con control criptográfico y nosotros conservamos una copia con dicho control para proteger la confidencialidad de su información.

Destrucción de
documentos

Es importante implementar la práctica de depuración documental y determinar cuándo poder eliminar cierta documentación si ya no es necesario conservarla, siempre atendiendo a los periodos de tiempo determinados por la legislación aplicable y a las necesidades de su negocio.

De tal forma, ofrecemos nuestro servicio de destrucción de documentos gratuitamente para ese archivo que tengamos en custodia y resguardo y que usted desee, después de cierto tiempo, ya no conservar para ahorrar costos de almacenamiento.

Este servicio gratuito para nuestros clientes consiste en triturar el papel de todos los documentos que usted nos ordene a través de un proceso seguro y con garantía absoluta de confidencialidad. Al finalizar la destrucción del archivo le entregamos una constancia de destrucción.

Asesoría en codificación y
clasificación de archivo

Al contratar nuestro servicio de almacenamiento y custodia de archivo, le brindamos gratuitamente asesoría en codificación de cajas y clasificación de archivo, ya que organizar lo que se almacena es de vital importancia, es decir, no es recomendable guardar aleatoriamente documentos en una caja y almacenarla sin asignarle un código que revele el tipo de contenido.

Nosotros le podemos asesorar, con base en nuestra amplia experiencia cómo clasificar y ordenar sus documentos haciendo caso por ejemplo, del departamento de su empresa al que pertenezca, del tipo de documento que sea, de la fecha a la que corresponda y de los años que necesite conservarlo, entre otros.

Así, podemos determinar, según el contenido ya organizado de una caja cómo codificarla con una combinación de letras y números, de tal forma que le permita a usted identificar eficazmente a qué departamento pertenece, qué tipo de documentos contiene, a qué año pertenece, cuándo se necesita destruir, o cualquier otro dato según sus necesidades.

Organización y Gestión Documental