¿Qué es la gestión documental y por qué es importante para tu empresa?

¿Qué es la gestión documental y por qué es importante para tu empresa?

La gestión documental en una empresa representa la columna vertebral en su administración, ya que sin esta muchos trámites o procesos podrían no efectuarse en tiempo y forma. Documentos como los comprobantes fiscales emitidos o recibidos por proveedores pueden sacar de control al departamento de contabilidad si no se ubican en un archivero adecuado.

Actualmente usamos mucho los documentos electrónicos y tales archiveros se han convertido en carpetas dentro del disco duro de nuestro PC o en la nube. Por eso es muy importante tener un sistema de archivos que le dé a la empresa la garantía de poder encontrar cualquier documento electrónico en cualquier momento.

¿Qué permite una buena gestión documental?

A continuación, ofrecemos algunas ventajas de la buena administración de archivos.

1. La importancia de hacer una buena administración documental

Los documentos generados en la empresa para cada uno de los procesos de trámite o de otra índole van acumulándose. Si no tienes cuidado, podrían generarse muchos duplicados e inflar así el espacio a ocupar en los sistemas informáticos.

Con esto se trae una consecuencia y es la de saturar los discos duros, reduciendo con esto la eficiencia. Aunque en la actualidad puedes tener discos duros muy grandes, esto no justifica que crees copias de un solo documento varias veces. Es importante optimizar el espacio en los discos duros de los dispositivos informáticos y la organización de todos los documentos, para que se pueda realizar un trabajo más rápido y efectivo.

2. Tiempo de vida de los archivos

Por otro lado, también está el punto de cuánto tiempo debes conservar un documento en los sistemas de almacenamiento. Existen documentos que llegan a terminar su ciclo de vida, es decir, después de cierto tiempo ya no es necesario que los conserves y, por ende, es preciso que los elimines.

Habrá otros documentos que necesitarás guardar en una base de datos histórica de la empresa para poder acudir a ellos en un futuro. Dependiendo de cada tipo de documento, tendrás la necesidad de conservarlo o borrarlo para la buena administración documental de la empresa.

 

¿Qué permite una buena gestión documental?

 

3. Bases de datos de los archivos

Cuando tienes una buena administración documental puedes acceder de forma rápida a cierto material, ya que a través de la búsqueda mediante claves agilizas mucho el acceso. Si haces una clasificación a través de una numeración o matrícula de cada documento darás a la base de datos mucha agilidad.

Los sistemas de clasificación dan una estructura óptima de los archivos y por esto ofrecen acceso rápido a cada uno de ellos en cualquier momento.

 

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4. Generar empatía con los clientes

Mantener un archivo de documentos digitales en el cual se valoran las relaciones con los clientes permite mejorar el trato que debes ofrecer a clientes que han mostrado fidelidad a los productos o servicios de la empresa. Con esta información puedes personalizar detalles de los clientes, para llevar a cabo acciones como ofrecer un regalo haciendo alusión a su fidelidad. Esto solo se puede lograr con una buena administración de los documentos.

Detalles como estos ponen a la empresa en el siguiente nivel de atención al cliente. Esto, por supuesto, genera lo que se conoce como valor agregado. Por ende tiene una repercusión positiva para tu negocio.

La empatía con los clientes solo la podrás conseguir de forma genuina si conoces bien los datos e historiales de sus compras. De esta manera, el gerente de ventas está mejor informado sobre los clientes fieles y así puede dar un trato personalizado cautivando con esto al cliente cada vez más.

La mejor solución para la empresa

Sin duda alguna, por esto y muchos factores más es indispensable que implementes el uso de la administración documental cuanto antes.