Gestión documental: ¿En qué momento implementar la custodia de archivos?

Gestión documental: ¿En qué momento implementar la custodia de archivos?

Actualmente los archivos son de gran importancia para una empresa privada o de gobierno, ya que en estos se conserva, preserva y difunde información dentro de los documentos que contienen.

La importancia que tiene un archivo es que al tener un manejo adecuado la gestión documental puede ser agilizada, permitiendo de esta forma el acceso y recuperación de información determinada en un determinado tiempo, permitiendo tomar decisiones de manera oportuna al llevar a cabo un trámite.

La gestión documental se trata de una serie de normas y prácticas, las cuales son usadas para administrar documentos de todo tipo, los cuales son creados y recibidos en alguna empresa. De esta manera a través de la gestión documental se facilita llevar a cabo la recuperación de información, se eliminara aquello que no sea importante y posteriormente se le asignará el tiempo de resguardo que tendrá para asegurar su conservación a largo plazo de los documentos que son considerados valiosos.

Esta actividad no es reciente, de hecho nace con la escritura y la necesidad del ser humano de documentar hechos que ocurrían a su alrededor. Estos sistemas de gestión documental se están tornando parte importante de las empresas, ya que con el crecimiento exponencial que sufren en cuanto a generación de información hace que presenten diferentes carencias en cuanto a su sistema de almacenamiento.

Ventajas de realizar una buena gestión de documentos

Se lleva a cabo la digitalización de documentos, es decir, se tendrá un respaldo en electrónico evitando así que exista la pérdida total de los mismos.

La concentración de los archivos se da en un solo lugar, permitiendo a la empresa tener una mejor organización de los grandes volúmenes de información que puedan tener.

Se lleva a cabo una mejora en el flujo de trabajo, esto se debe a que la automatización permite tener una imagen global de lo que se está llevando a cabo, y conocer así qué tareas están finalizadas o aún continúan pendientes.

La posibilidad de deterioro o pérdida de un archivo por mantenerlo en físico almacenado en un rincón es alta. Una vez implementada la gestión documental esta posibilidad disminuye, ya que la información ahora es almacenada también en formato electrónico.

 

Ventajas de realizar una buena gestión de documentos

 

Los documentos al encontrarse en electrónico pueden ser compartidos de una manera más sencilla. De esta manera las empresas permitirán la transparencia ante su información.

Pero, ¿cuál es el momento adecuado para implementar la custodia de los archivos?

Como todo, los archivos tienen también un ciclo vital, es decir, que también cuentan con un periodo de vida, el cual es:

Archivo de trámite

Este periodo empieza con el nacimiento del archivo, el cual tiene un periodo de trámite durante el cual es usado con mucha frecuencia para diversos trámites o asuntos.

Archivo de concentración

Es durante este periodo que el archivo debe ser conservado para su conservación dentro de la empresa y es usado para uso referencial, o bien de medida precautoria en el caso de llevarse a cabo una auditoria

Archivo histórico

Esta es la última fase y es aquí cuando el archivo cumplió su tiempo en la institución y puede ser mandado a concentración solo para estar de manera testimonial. Es aquí donde puede usarse una fuente externa para su custodia.

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La gestión de documentos suele ser un trabajo muy arduo, y en ocasiones la empresa, aunque cuenta con el recurso para llevarla a cabo, no cuenta con el personal y el tiempo para realizarlo. Es por esto que actualmente existen empresas que se encargan de llevar a cabo esta gestión, permitiendo a las empresas liberar espacio y dejar la responsabilidad de su cuidado a externos.