¿De qué hablamos cuando hablamos de gestión de archivos?

De que hablamos cuando decimos gestión de archivos

¿Qué es la gestión de archivos?

Según la definición del Consejo Internacional de Archivos, la gestión de archivos es el estudio teórico práctico de los principios y procedimientos concernientes a las funciones de archivos. En una definición más amplia, podemos decir que la gestión de archivos está relacionada con la buena y controlada administración de la información de una organización.

¿Para qué implementamos la gestión de archivos?

Sirve para facilitar el trabajo con la documentación que se produce en la empresa. Cada uno de los involucrados con los documentos del archivo debe saber qué documentos guardar, cuándo, cómo y dónde. Así mismo debe saber donde esta la documentación en el momento de necesitarla.

Nos ayuda a tener accesibilidad y transparencia en la información, además de esto también nos proporciona el intercambio y la reproducción de los recursos, evitando duplicados, información innecesaria o pérdida de la información.

Podremos mantener viva la memoria de la organización, como dijo Atherton, en 1983: “salvo la paz permanente, nada podría contribuir más a alcanzar los fines de las sociedades en desarrollo y hacer éste un mundo mejor para vivir, que una transferencia de información científica y tecnológica efectiva y de alcance mundial”.

Funciones de la gestión de archivos

Función de la gestión de archivos

La principal función de la gestión de archivos es proporcionar una visión lógica de la organización de los datos. Entre otras funciones encontramos:

  • Identificar y localizar un archivo.
  • Controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.
  • Bloquear el uso de archivos.
  • Ubicar archivos en bloques libres.
  • Administrar el espacio libre.
  • Permitir la transferencia de datos de unos usuarios a otros.
  • Facilitar a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de la manera más efectiva.

Para entender mejor la información consignada en este artículo, repasemos algunos conceptos básicos de la gestión de archivos:

¿Qué es un archivo?

En un grupo de información organizada de la misma clase o que están relacionados entre sí. Éste se almacena en cualquier computadora y debe identificarse con un nombre.

¿Qué son los directorios?

En los directorios se guardan grupos de información relacionados entre sí, dentro de estos directorios encontramos otros llamados subcarpetas. Sirven para el mejoramiento organizado de los archivos.

¿Qué es un campo?

Es el espacio donde se almacena un elemento de datos básico y su valor no cambia. Estos campos se utilizan como herramientas de identificación. Su longitud varía, puede ser fija o variable.

¿Qué es un registro?

Un registro habla de campos unidos y relacionados entre sí, que representan un mismo conjunto o unidad de dato.

¿Qué es una base de datos?

Conjunto de datos que pertenecen a un mismo contexto y se almacenan sistemáticamente para su uso posterior.

Más allá de proteger nuestra información, no solo de gestión, sino de memoria histórica de nuestra empresa, veamos de manera más detallada la importancia de la gestión de archivos.

¿Qué importancia tiene para mi empresa la gestión de archivos?

Qué importancia tiene para mi empresa la gestión de archivos

Para empezar, es importante que la gestión mantenga algún orden y control sobre los mismos, siendo este el punto más importante en que se ve involucrada la gestión de archivos, debido a que en algún momento durante el desarrollo de la actividad comercial, se presentará la necesidad de recurrir a vieja información, ya sea con el fin de planificar diferentes estrategias, consultar cuáles son aquellas que han tenido un impacto positivo en el mercado y para hacer diferentes consultas con el objetivo de mejorar la capacidad de desarrollo de la empresa.

Para finalizar, debemos tener en cuenta que muchas veces se presentan situaciones en las que las empresas se enfrentan a problemas de tipo legales y fiscales. Si llevamos una adecuada gestión de archivos, tenemos la plena seguridad de que la información estará disponible en el momento que la necesitemos, y por tanto, podemos hacerle frente  a este tipo de eventualidades, presentando a tiempo los documentos solicitados por las diferentes entidades.

 

Gestión de archivos: Conoce las ventajas que puede traerle a tu empresa

ventajas que puede traerle las empresas la gestión de archivo

Siempre es importante tener un sistema de gestión de archivos, aunque a simple vista pareciera que no es uno de los puntos de mayor importancia para nuestra organización. Sin embargo, es un beneficio significativo obtener un sistema de esta magnitud, ya que por medio de este todos los documentos de la empresa estarán controlados y centralizados.

Algunas empresas no solo tienen operaciones dentro del territorio nacional, sino que mantienen negocios con otros países, en todos los casos es absolutamente necesario contar con un buen sistema de organización documental que nos facilite las operaciones administrativas, fiscales y judiciales.

Ante la duda acerca de la implementación de la gestión de archivos, formulamos las siguientes preguntas que podemos hacernos para resolver nuestra indecisión:

  • ¿Qué información (archivo, documentos) necesitamos para administrar nuestra empresa?
  • ¿Cuál es la mejor forma de almacenar nuestra información?
  • ¿Cuál es la manera más práctica de identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?
  • ¿Somos cuidadosos con nuestros sistemas de información, con nuestros metadatos y con la clasificación de los documentos?
  • ¿Cuál es el tiempo de almacenamiento que necesita cada clase de información?
  • ¿Qué política empleamos para la destrucción de los documentos que ya no usamos?
  • ¿Cuál sería la consecuencia de una falla en los sistemas que contienen los datos, información y documentos de la empresa, y cómo hacemos frente a esta situación?
  • ¿Qué tan seguros son nuestros documentos o información importante?
  • ¿Qué tan rápida es nuestra respuesta ante una catástrofe que afecte la información de nuestra empresa?
  • ¿Estamos seguros de estar cumpliendo con nuestras obligaciones legales y normativas con respecto a nuestro archivo y la gestión del mismo?

Llegados a este punto, veamos la importancia de un sistema de gestión de archivos en nuestra organización.

 

Ventajas de la gestión de archivosVentajas de la gestión de archivos

  • Evitamos la pérdida de documentos, ya que están seguros en su totalidad en un servidor documental central.
  • Evitamos la pérdida del tiempo, debido a que cualquiera que necesite la información puede tener acceso a ella desde su lugar de trabajo y sin intermediarios.
  • Mayor acceso a la información de manera segura y estructurada al poder definir diferentes permisos de acceso a los documentos dentro del sistema de gestión de archivos.
  • Control de cambios y de revisiones de los documentos.
  • Captura y extracción de los documentos en papel y la integración al sistema de gestión de archivos como metadatos.
  • Registro de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
  • Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, WEB, EMAIL, FAX, etc.
  • Recuperación de los documentos en formato electrónico y también recuperación de los formatos en físico.
  • Fácil distribución mediante los conectores de salida de documentos, permitiéndonos enviar por Fax, Email, SMS, Correo electrónico, Correo postal, etc.
  • Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de los documentos. Por ejemplo: Automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes de que pase a ser contabilizada.
  • Ahorro de costos de la empresa: 1. Ahorramos tiempo para los empleados en las labores de búsqueda de la documentación. 2. Ahorramos dinero al dejar de usar papel de manera excesiva.
  • Es posible conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata.

 

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En síntesis, la importancia y los beneficios de la gestión de archivos no termina aquí, también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas, ofreciendo una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad. A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, permitiendo incorporar archivos en PDF y ficheros que transiten por correo electrónico.

No dudes en contactar un prestador de servicios de gestión de archivos que maneje la información de tu empresa con profesionalismo y en pro de estar a la vanguardia con los sistemas de información.