Pelícano N°216-11 CDMX
La gestión documental es hoy un proceso administrativo que cada vez cobra más importancia en el manejo y diseño organizacionales. Independientemente del tamaño de la empresa, la administración de archivos y documentos es un asunto que debe estar en equilibrio con la estrategia de crecimiento, es por ello su relevancia en el funcionamiento de las pequeñas y medianas empresas, es decir, en las pymes.
La gestión de archivos es una de las principales funciones de la gestión documental, la cual si se ejecuta correctamente contribuirá positivamente a direccionar el logro de la visión de este tipo de firmas que es precisamente el crecimiento, es decir, llegar a desarrollarse como una empresa de mayor tamaño.
¿Para qué sirve la gestión documental?
La respuesta a esta pregunta puede darse de acuerdo a varias directrices, es decir, depende de la etapa de desarrollo de tu empresa, depende del direccionamiento y planificación estratégica y de los objetivos organizacionales. Es útil tanto en el tiempo en que nace tu negocio, así como durante las distintas etapas de su desarrollo.
Lo que nos indica que su utilidad no es exclusiva para grandes empresas, ni de aquellas emergentes o con un tipo de actividad específica. Es importante tenerla presente tanto para industrias de manufactura como de servicios, para empresas líderes, como para las que aún no lo son.
También te va a interesar: ¿Por qué acudimos al almacenamiento de archivos?
Los archivos documentales son un soporte fundamental para el éxito del negocio de pequeñas, medianas y grandes empresas, independientemente de si la estrategia es la innovación, el liderazgo, la investigación y el desarrollo, así como el crecimiento, desarrollo de nuevos productos, oportunidades de negocio, cambio tecnológico, la gestión del conocimiento y la gestión de la calidad, entre otras.
Es por eso que a medida que la compañía madura y se certifica en términos de antigüedad, los documentos pasan por ciclos de actividad e inactividad, constituyéndose en la base de la información que evidencia la historia del negocio, por lo que es importante en cualquier punto de la curva de crecimiento de tu compañía.
¿Cuáles son los beneficios de una eficiente administración de archivos?
La administración ineficiente de los archivos se ve representada en una serie de problemas que nos permitirán entender mejor los beneficios de su implementación sistematizada, en la cual se toman en cuenta los documentos en formatos físico y electrónico.
Características de una gestión documental ineficiente
- Dificultades en la localización y recuperación de los documentos.
- Pérdida de datos e información valiosa que afecta la toma de decisiones.
- Confusión entre documentos activos y no activos.
- Producción innecesaria de copias de documentos.
- Disminución de los niveles de productividad.
- Incumplimiento de la normativa técnica y legal.
- Preservación de documentos no vigentes.
Beneficios del tratamiento sistemático de los documentos
- Ubicuidad de la información.
- Ejecución ordenada de actividades.
- Favorecer la productividad de la administración.
- Conservación de los documentos en caso de desastres y siniestros.
- Cumplimiento de las especificaciones y estándares técnicos, legislativos y reglamentarios del tratamiento archivístico, que incluyen las actividades de auditoría y de supervisión.
- Protección de los intereses de los recursos de la empresa.
- Documentación de las buenas prácticas y de los resultados de los proyectos de investigación y desarrollo.
- Creación de la memoria tecnológica e histórica de la organización.
- Toma de decisiones basada en datos e información confiable.
El sistema integral de documentos tiene por objeto el tratamiento de los archivos específicamente en las primeras fases de su ciclo vital. En esta etapa los archivos de información son efectivos para el análisis de las decisiones que se aplicarán para mejorar la productividad y rentabilidad de tu pequeña o mediana empresa.
Contáctenos