¿Por qué las empresas de custodia de documentos deben conocer perfectamente la Reforma Fiscal?

Por qué las empresas de custodia de documentos deben conocer perfectamente la Reforma Fiscal

Tal vez le haya sucedido en su empresa: necesita tener acceso rápido a documentos antiguos pero bien organizados, por lo que suele guardar los expedientes antiguos en cajas de cartón, lo cual sea dicho de paso, no es profesional. Esto solo provoca que se dificulte el acceso urgente a escritos y comprobantes.

Es hora entonces de que le conceda especial atención a la custodia de documentos.

¿Qué es la custodia de documentos?

Este sistema es la mejor forma de tener en resguardo los grandes bloques de documentos sin riesgo a que se pierdan. Da la posibilidad de organizarlos adecuadamente y ahorrar tiempo a localizarlos.

Existen empresas que se dedican a otorgar este servicio, con la garantía de que sus documentos serán confidenciales y podrá acceder a ellos cuantas veces sea necesario.

Además, la próxima reforma fiscal combatirá enérgicamente a la industria de la facturación apócrifa y para responder ante cualquier cuestionamiento legal se hace imprescindible que los contribuyentes tomen medidas enfocadas a la conservación de documentos a fin de comprobar las operaciones que la empresa ha efectuado.

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Qué es la custodia de documentos

¿Cuáles son sus beneficios ante las nuevas normas de la reforma fiscal?

  • 1. El artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación concede a la autoridad fiscal la posibilidad de poner en duda la realización de una operación si es que a su criterio el empresario no cuenta con los activos, el personal, o los recursos suficientes para efectuar sus operaciones.  Se trata de una norma de procedimientos, por lo que puede aplicarse retroactivamente en las operaciones del pasado. Imagínese que uno de sus comprobantes fiscales que ampara una deducción o acreditación ha sido cuestionado por la autoridad. ¡Y este documento data del año 2015! No solo tendrá que contar con la factura emitida, sino también con toda la documentación que soporte dicha operación.
  • 2. Al no contar con la documentación para justificar la operación que supuestamente fue cumplimentada y que sería amparada por el comprobante, corre el riesgo de que la autoridad le imponga una multa y le exija el pago de las contribuciones pendientes.
  • 3. Al fallar en la entrega cabal de lo requerido por la autoridad, su reputación como empresario puede correr peligro, pues de no poder comprobarse podría ser publicado en una lista que aparece en Internet, en la que se exhibe a todos los contribuyentes que emplearon estas facturas cuestionadas.
  • 4. La reglamentación actual es sumamente severa. Si la falta de comprobación supera los 7 millones de pesos mexicanos, corre el riesgo de que se le impute el delito de delincuencia organizada por defraudación fiscal, esperando en prisión a que se resuelva su juicio. A partir de 2020 este será el panorama fiscal: Actos de molestia, multas, reputación ensuciada y hasta prisión.

La situación es clara: No se trata de cuidar solo sus archivos, sino también las pruebas que le permitirán continuar en libertad y con su negocio en libre operación. No es necesario rentar un nuevo establecimiento y usarlo como un sótano donde guarde archivos muertos envueltos en telarañas y polvo. Necesita recurrir a los servicios de una empresa especializada en este servicio.

La parte fiscal es una de muchas áreas en las cuales tendrá que contar con documentación antigua. Y los archivos actuales también deben contar con un resguardo impecable.

Aproveche los servicios de estas empresas de custodia de documentos. Existen compañías con más de 20 años de experiencia en custodia y gestión de archivo. Puede ser la diferencia entre conservar la libertad o ir a prisión por delincuencia organizada.