Eliminación de Documentos

Conoce algunas ventajas de la
eliminación de documentos

Todas las empresas, instituciones y organizaciones estatales o no, acumulan con el paso del tiempo un gran volumen de documentos que es necesario destruir o eliminar transcurrido un cierto periodo de tiempo.

Debido a que mucha de esta información es de naturaleza confidencial, ya que contiene datos privados, soportes sobre operaciones empresariales, comerciales, etc., Es necesario contactar los servicios de una empresa especializada en la eliminación o destrucción de este tipo de documentación, garantizando todo el proceso desde la recepción hasta su destrucción y evitando el riesgo de perdida o infiltraciones de información.

¿Qué ventajas obtenemos con la eliminación de documentos?

Entre muchas ventajas que le deja a nuestra empresa la eliminación de documentos, mencionamos las siguientes:

  • Actualización de la información.
  • Mayor control de la información existente.
  • Liberación de espacios físicos de almacenamiento, y así misma liberación de espacio en la nube.
  • Reducción de costos de administración de archivos.
  • Priorización de la información de utilidad en primer y segundo nivel para la empresa.

Veamos ahora, cuales son los principios de la eliminación de documentos.

Este proceso debe ser:

Legal:

Este proceso debe hacerse una vez que los documentos han pedido su valor y su utilidad administrativa, además de que no representan valor histórico que justifique su conservación. La eliminación debe hacerse siguiendo de manera estricta las normas establecidas y según los plazos, etc.

El proceso de eliminación es una política de gestión de la organización documental, por esta línea, es necesario definir los métodos de destrucción específicos según los soportes y en función de unos ciertos escenarios, tales como: el tipo de documentación, el nivel de seguridad necesario apara la información que contienen y, por último, si el proceso de eliminación va a ser interno o externo.

Apropiada e irreversible:

La eliminación usara cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos y su posterior utilización, así como la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Es ideal que el método que se use sea respetuoso con el medio ambiente.
Para los materiales nocivos o tóxicos se deben tomar precauciones extraordinarias, utilizando un reciclado químico. Las autoridades deben vigilar que la destrucción de la documentación se efectúe de acuerdo a las normas de protección medio ambiental, con un sistema de reciclaje adecuado para el material en que se soporta la información.

Segura y confidencial:

Los documentos que se van a destruir deben estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción. No deben permanecer en espacios abiertos, amontonarse ni dejarse en lugares de paso. Las instalaciones donde se almacene la documentación a eliminar deben contar con medidas de seguridad garantizadas.

En tiempo:

Así como los documentos no deben existir más tiempo del establecido, tampoco deben conservarse más tiempo del necesario. Esto no solo proporciona seguridad, sino que minimiza los costos de custodia.

Documentada:

El proceso debe estar documentado por medio de un acta de eliminación, en el que conste la fecha de destrucción, el método utilizado para la misma, un listado de los documentos eliminados, la firma de la persona que superviso la destrucción, y por último, la norma a que se acoge para poder realizar dicha destrucción.

¿Qué nos ofrecen las empresas de gestión documental en este proceso?

Acceso a un servicio integral

Además de llevar a cabo la eliminación de documentos, las empresas prestadoras de este servicio llevan a cabo todo el proceso, desde la destrucción de documentos, el reciclaje de todos los soportes en papel, y la gestión de residuos no peligrosos derivados.

Cumplimiento a las normas

Los proveedores del servicio de destrucción documental cuentan con métodos de trabajo adecuados a las normas mexicanas relativas al tratamiento y destrucción de la documentación, así mismo brindan asesoría en materia del resto de la gestión documental, dentro del cumplimiento de la legalidad vigente.

Para finalizar, no olvides que todos los procesos o métodos de la gestión documental son servicios integrales en los cuales el centro es la conservación y buen manejo de la información, por lo que es de suma importancia tener claro sus procesos, ayudándote a determinar si tu empresa está cumpliendo las normas y si efectivamente está caminando en mejora de su competitividad en el mercado empresarial.