Documentos Digitales

¿Qué es un documento digital?

Documento es una palabra genérica que, de acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la lengua española, significa: “Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”. También la define como “Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo” y “Cosa que sirve para testimoniar un hecho o informar de él, especialmente del pasado…”.

Incluye dentro de la definición lo concerniente a documento auténtico, como aquel que está legalizado o autorizado; documento nacional de identidad, al carné de identificación nacional y documentos públicos y privados, como aquellos autorizados por funcionario competente para ello, en el primer caso, y el autorizado por las partes involucradas, en el segundo.

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todo puede ser un documento

Todo puede ser un documento

Estas acepciones incluyen un universo variado de materiales que abarcan papeles, fotografías, películas, grabaciones y todo lo que pudiese evidenciar un hecho determinado, tales como las puntas de flecha hechas por antiguos habitantes del planeta o pedazos de cerámicas que hablen sobre sus culturas.

En estos casos los documentos se clasifican de muchas formas. Los hay físicos, como los dibujos existentes en las Cuevas en Altamira o la escritura cuneiforme tallada en piedra y existente en el Museo Británico; audiovisuales, cuando son producto de obras cinematográficas o sonoros; hemerográficos, cuando se refieren a escritos en publicaciones periódicas, bibliográficos si se asientan en libros; administrativos, si se relacionan a trámites públicos o privados y así por el estilo.

El documento digital

En el caso de los documentos digitales el concepto cambia. Son documentos digitales todos aquellos registrados de manera independiente con un soporte electrónico. Es decir, si una fotografía sobre papel es escaneada y se guarda en formato Tiff o Jpg, se transforma en un documento digital, al igual que el documento de registro de una empresa, o la filmación digital de una excavación en la que se encuentran restos fósiles.

Hay diferencias entre unos y otros. En los primeros sólo requerimos de los sentidos como la vista, el tacto y el oído para captarlos, mientras que, en el caso de los digitales, para que la información llegue a nosotros necesitamos de un recurso adicional electrónico que pueda descodificar sus valores para mostrarnos el documento en referencia.

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El mundo digital

En los últimos años, buscando aligerar el traslado de esos recursos hacia el público interesado en ellos. se ha perfilado la tendencia a digitalizar todos y cada uno de los documentos existentes, tanto en empresas, como en organismos gubernamentales.

Se busca poder acceder a ellos con más facilidad y rapidez, universalizar la información y reducir los grandes espacios que anteriormente se dedicaban a almacenar papeles y otros materiales cargados de información importante.

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La información al instante

Google inició años atrás una digitalización de libros con derechos vencidos para poner en los ojos de los lectores grandes obras escritas y publicadas en siglos pasados y cuyo uso en las grandes bibliotecas del mundo estaban reservados a muy pocos, por el cuidado que debe tenerse para no malograrlos.

Muchos periódicos antiguos también han hecho lo propio con sus ediciones de años anteriores y tenemos hoy acceso a versiones originales de hechos ocurridos hace muchos años, gracias a estos adelantos.

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El traslado de la información al sistema digital cada día se profundiza. Ya podemos leer los periódicos de cualquier ciudad del mundo usando internet y esperamos que la imaginación de los profesionales de la informática nos siga acercando al futuro a pasos agigantados, como hasta ahora.

Conoce los cuatro tipos de
documentos digitales

Para que existan documentos digitales debe existir antes la información en formato digital o electrónico, entendiendo ésta, como toda aquella que se almacena en formato binario, en un soporte magnético u óptico y que puede consultarse por medio de un ordenador.

Veamos ahora, cómo se clasifican los tipos de documentos digitales, teniendo en cuenta el tipo de información que guardan:

Documentos digitales textuales

Documentos textuales:

Son los documentos más comunes y contienen solo texto. La mayoría de libros se almacenan en este tipo, pero también podemos encontrar revistas, periódicos, legislaciones, códigos, etc. Cuenta con tres ventajas específicas: la primera es que puede visualizarse fácilmente, ya que el formato no es un obstáculo, nos podemos cambiar de equipo y abrir nuestros documentos sin problema; la segunda, que podemos almacenar en un espacio muy reducido un alto contenido de información; y la tercera ventaja es que encontramos una gran cantidad de programas que nos permiten ver y editar los documentos de este tipo.

Documentos digitales multimedia

Documentos multimedia:

Acá encontramos todos los documentos electrónicos que combinan textos, imágenes, gráficos, sonidos y programas ejecutables. La particularidad principal de estos documentos es que permiten una interacción con el usuario y están compuestos por muchos elementos de información diferentes, cuyo contenido además puede alterarse en algunos casos al contacto con el usuario. Como ejemplo tenemos a las páginas web, las enciclopedias interactivas, entre otros.

Documentos digitales no textuales

Documentos no textuales:

Documentos que contienen información no textual, como, por ejemplo: los programas ejecutables, sonidos, imágenes estáticas y películas.

Documentos digitales hipertextos

Hipertextos:

Hablamos de documentos que podemos revisar rápidamente y cuya estructura no es secuencial, es decir, que podemos definir el orden a nuestra conveniencia o intereses. La forma en que nos relacionamos con estos documentos consiste en ir recorriendo los elementos de información: texto, imágenes o gráficos, de la manera preferida.

Podemos crear, agregar, enlazar y compartir información de varias fuentes por medio de enlaces, como lo son las redes sociales. En otras palabras, un hipertexto es un texto que contienen enlaces de otros textos. La gran ventaja de éste es que nos permite descartar la información que consideremos irrelevante, al tiempo que profundizamos en los temas de nuestra preferencia.

Otra forma en la que también podemos clasificar los documentos digitales es por su finalidad y contenido. Contamos con dos clasificaciones: primarios y secundarios.

Documentos digitales primarios

Los documentos primarios:

Son aquellos que nos dan la información de primera mano sin requerir enlazarnos con otros para conseguirla. Acá encontramos la siguiente clasificación:

  • Las obras artísticas: desde una obra literaria hasta una fotografía.
  • Las obras académicas: incluidas las tesis doctorales, artículos científicos, manuales de usuario, etc.
  • Los documentos administrativos o de gestión: facturas, liquidaciones de nómina etc.
  • Los documentos legales: normativas y de legislación.

Documentos secundarios:

Son en los que encontramos referencias a otros documentos, enlazándonos a ellos si contienen la información que estamos buscando. Acá encontramos las bibliografías, los catálogos de tiendas o bibliotecas, los directorios, etc.

Documentos digitales secundarios

Veamos ahora, una clasificación rápida de los documentos digitales textuales más comunes:

Documentos Digitales libros

Libros

  • Administrativos.
  • Literarios.
  • Académicos.
  • Legislativos.
  • Manuales y guías de usuario.
Documentos Digitales prensa

Prensa

  • Revistas.
  • Periódicos.
Documentos Digitales obras de referencia

Obras de referencia

  • Diccionarios.
  • Enciclopedias.
  • Directorios.
  • Fuentes geográficas.
  • Publicaciones oficiales.
  • Obras de referencia secundaria.

A manera de resumen, pese a que los documentos electrónicos tienen varias ventajas frente a los documentos en papel, estos últimos cuentan con otras anexas, haciendo que deban convivir ambos formatos en armonía. Por ello, ante cualquier decisión al respecto es importante tener en cuenta esta convivencia, revisar en qué casos es mejor uno que el otro, tener en cuenta la validez legal, contar con el personal adecuado durante el proceso y por último y no menos importante, asesorarte con un proveedor de gestión documental de confianza.