Documentos digitales, la mejor manera de mantener tu información resguardada y a la mano

Documentos digitales, la mejor manera de mantener tu información resguardada y a la mano

Como ya debes saber, un documento digital es todo aquel registrado de manera independiente con un soporte electrónico, el cual puede ser un texto, una imagen, un audio o un video, que contiene información codificada y para visualizarlo se requiere de un equipo que lo decodifique en bits.

 

Tipos de formatos de documentos digitales

 

  •  PDF (Portable Document Format), es el formato ideal para la visualización de documentos y nos permite protegerlos por medio de una contraseña.
  •  ASCII (American Standard Code for Information Interchange), es el código de texto más utilizado en las comunicaciones.
  •  GIF (Graphics Interchange Format), formato que puede mostrar hasta 256 colores.
  •  JPGE (Joint Photographics Experts Group), se utiliza para almacenar fotografías ya que cuenta con el algoritmo de comprensión de 24 bits para imágenes complejas.
  •  MP3 (MPGE Audio Player 3), comprime archivos de audio para facilitar su descarga de internet.
  •  MPEG (Moving Pictures Experts Group), formato de audio y video.

 

También existen los lectores de libros digitales como Open eBook, que es el formato para compatibilidad general.

 

También te va a interesar: Todo lo que necesitas saber sobre un archivo digital.

 

Digitaliza tus documentos

 

La digitalización de documentos representa una etapa muy importante en la evolución de los soportes documentarios, ya que te permitirá asegurar y organizar tu documentación e información. Por lo general se almacena en «la nube», o bien, de manera local en tu disco duro.

Actualmente es una prioridad resguardar correctamente tu información personal y empresarial, ya que en esta última un error puede suponer rehacer horas e incluso días de trabajo.

También supone perdidas monetarias que pueden llegar a ser considerables, por lo que se debe valorar la instalación de un sistema de organización documental que garantice que la información se encontrará ordenada, actualizada y con la posibilidad de recuperación tanto de versiones antiguas de algunos documentos, como la recuperación de alguna información eliminada por error.

La digitalización de documentos, si bien facilita la automatización de los procesos de captura, organizarla de manera digital deberá ser mas meticulosa y puede llegar a ser compleja, por este motivo es importante tomar en cuenta algunos puntos de organización y resguardo de nuestros documentos de forma segura y estructurada:

 

  • Guarda todos los documentos en una sola carpeta madre, utilizando la estructura de subcarpetas.
  • A mayor volumen de información, mayor necesidad de subcarpetas.
  • Utiliza nombres breves y específicos. Se pueden codificar de manera que la organización de los archivos o subcarpetas queden alfabéticamente.
  • Guarda cada documento en su carpeta asignada desde su creación o recepción. Esto te evitará la pérdida de los mismos y ahorrarte mucho tiempo de búsqueda.
  • No borres nada, puedes crear una subcarpeta de archivo para todos los documentos no indispensables y machotes.
  • Siempre cuenta con una o varias copias de seguridad.

 

 

Guarda todos los documentos en una sola carpeta madre, utilizando la estructura de subcarpetas

 

 

Gracias a esto, surge el concepto de oficina digital u oficina paperless, implementada cada vez más por las empresas, mejorando y facilitando sus procesos y ahorrando espacio físico. Esta nueva forma de archivo conlleva muchas ventajas.

Con un servidor todos los miembros de la organización pueden tener acceso a la información e inclusive se puede limitar el acceso a la misma por áreas o personas. Te permite trabajar a distancia o hacer home office, conocer el origen de los documentos, o bien, quién y cuándo ha modificado alguno de ellos. Además, el impacto medio ambiental es altamente positivo al reducir el uso de papel.

Estás en la llamada era digital o era informática, la cual se encuentra en constante evolución y si deseas formar parte del futuro es tu responsabilidad ir de la mano con ella. Estar informado, abrirte a la tecnología y sus ventajas. Considera a la vanguardia como un activo.

Por algo bien dice la consigna «renovarse o morir».