Digitalización de documentos

¿De qué se trata la
digitalización de documentos?

La digitalización de documentos habla de un proceso que permite, por medio de una aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen de un documento en papel a una imagen en formato digital. Así pues, este método nace para facilitar la automatización de los procesos de captura y la integración de los sistemas de información, permitiéndonos el fomento del uso del archivo digital como soporte de los documentos contables u otros y como alternativa de consulta en el archivo físico de nuestra empresa.

Objetivos de la digitalización de documentos:

El número de empresas que se unen a la digitalización de documentos va en aumento, algo necesario en tiempos en que las nuevas tecnologías marcan un antes y un después en el tratamiento de la información.

objetivos de la digitalización de documentos

A continuación enumeraremos los objetivos que llevan a las empresas a implementar este proceso:

proceso digitalización de documentos
  • Mejorar considerablemente el acceso a la información, siendo posible contar con ella desde cualquier lugar, tanto para los empleados como para los clientes.
  • Proveer soluciones más rápidas a los clientes, apoyados en un inventario muy completo y especializado de la información que custodiamos en nuestros documentos.
  • Incrementar la capacidad de contabilizar las actividades realizadas.
  • Facilitar la opción de hacer estudios dentro de la misma empresa.
  • Aumentar la seguridad y control de los informes y documentos.
  • Reducir en gran medida el espacio físico destinado a los archivos.
  • Reducir el tiempo de los trabajadores encargados de archivar los documentos, facilitando entre otras cosas, la rápida localización de los mismos.
  • Reducir el volumen de papel, traduciéndose esto en ahorro en costos administrativos y en contribución al medio ambiente.
  • Reducir el consumo de tinta, el uso de la impresora y la fotocopiadora, por lo tanto, el consumo de energía.
  • Ahorrar en volumen de trabajo para los empleados, que en vez de invertir tiempo valioso en la búsqueda, pueden recibir los documentos por correo electrónico, dando espacio a otras actividades productivas para la compañía.
  • Agilizar varios tipos de gestiones para el rápido acceso a la información, contando también, con el servicio de envío de archivo a domicilio o por correo electrónico.
  • Que la empresa sea más competitiva y moderna, en suma, que estemos preparados para el futuro.
  • Mantenerse en el mercado empresarial sin ver afectada la relación con los clientes.
  • Recuperar los documentos que de no ser digitalizados presentarían deterioros.
  • Establecer el intercambio e información entre las áreas y las sedes de la empresa.
ventajas digitalizacion de documentos

Existen varios miedos sobre el proceso de digitalización de documentos, a continuación enumeramos las desventajas que encuentran las compañías a la hora de implementar este proceso:

documentos fragiles

Daños a documentos frágiles:

Algunos documentos con apariencia frágil pueden dañarse en el proceso de manipulación y en el momento de planchar contra la superficie de vidrio del escáner.

propiedad intelectual documentos

Disminución de los derechos de propiedad intelectual:

Muchos escáneres causan daños en los documentos, ya que los que se encuentran dentro de volúmenes encuadernados no pueden ser fotocopiados de manera plana sin sufrir daños.

 

Como sabemos, si no se protege bien el formato digital podemos correr el riesgo de que a futuro la información no sea leída por los computadores, llegando a la perdida de la misma.

perdida documentos

Riesgo de pérdida del archivo digital:

El disco duro donde se encuentra guardada la información puede ser hackeado y mal usado o eliminado de nuestro archivo digital.

 

La digitalización de documentos ha creado nuevas oportunidades a la hora de almacenar información en las computadoras y en el intercambio de datos con personas que se encuentran en lugares distantes. De la misma manera plantea una serie de retos que deben ser considerados  por los responsables de la implementación de este proceso, teniendo en cuenta que la tecnología va cambiando nuestra forma de trabajar, reflejándose esto en mejores hábitos organizacionales y más calidad en el desarrollo de nuestras actividades.

 

En nuestra cotidianidad podemos encontrar los resultados de estos procesos en actividades comunes como: la compra de las entradas de cine, la reserva de un vuelo de avión en nuestro celular o las facturas que recibimos por e-mail y que podemos pagar por la misma vía. Todo esto sin necesidad de usar una sola hoja de papel, contribuyendo a su vez en la protección del medio ambiente.

Beneficios de la
digitalización de documentos

 

La digitalización de documentos es un proceso en el que los documentos son transformados de formato de papel a formato digital. Por tanto, son integrados de manera automática a todo el sistema de información de nuestra empresa.

 

Más allá de la idea de que lo único que logramos con este proceso es digitalizar papel, debemos saber que este proceso de automatización afecta también otros procesos que se llevan a cabo dentro de la organización.

beneficios principales de digitalizar los documentos

El mercado es dinámico y cambia radicalmente a través del tiempo, por ello, es pertinente tener como una de las prioridades la búsqueda de formas más eficaces de trabajar, consiguiendo mayor eficiencia, productividad, reducción de costos, y en consecuencia, que esto nos posicione de alguna forma en una ventaja relevante frente al resto de empresas que encontramos en el mercado empresarial.

 

La primera pregunta que nos hacemos a la hora de enfrentarnos a la implementación de un nuevo proceso es: ¿Qué beneficios me ofrece? o bien, ¿Por qué debería implementarlo en mi empresa?

Con el fin de responder los dos interrogantes anteriormente mencionados, veremos a continuación los ocho beneficios principales de digitalizar los documentos de nuestra compañía:

  1. Ahorro de espacio: Una oficina llena de documentos físicos, estantes, cajas, etc., puede resultar estresante, dando como resultado una considerable reducción del ritmo de trabajo, ya que esto complica la gestión de las labores diarias de cada empleado.
  2. Ahorro de tiempo: En vez de disponernos para buscar los documentos que necesitamos en el archivo de la oficina, podremos localizarlos de manera muy rápida y fácil en nuestro computador, y en cuestión de segundos.
  3. Ahorro de dinero: La inversión de automatizar el proceso de archivo de nuestra empresa depende del volumen de documentos que tengamos en físico, sin embargo ¿qué pasa después de esto? A partir de la implementación del proceso no tendremos que gastar más dinero en espacio de almacenamiento, aportando también en el tiempo que ahorran los empleados en la búsqueda de documentación mal archivada.
  4. Óptima gestión de registros: La digitalización de documentos posibilita que la gestión de los registros se haga de manera mucho más simple. Podremos localizar cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad de la información. Además de contar con un inventario completo y muy útil.
  5. Llevar cualquier documento a cualquier lugar: Podemos estar tranquilos de poder acceder a cualquier documento necesario para nuestras reuniones, siendo posible abrir en cualquier ordenador los documentos que hemos recibido previamente por correo electrónico, si son digitales.
    De la misma forma, si contamos con una buena gestión documental podremos recibir los documentos que necesitemos con un envío a domicilio.
  6. Protección ante desastres: ¿qué ocurre en nuestra empresa si llegara a pasar lo peor? Son pocas las empresas que piensan que un desastre u accidente pueda afectarles. Si en dado caso ocurre un incendio dentro de las instalaciones de nuestra oficina y todos los registros de las actividades comerciales desaparecen ¿qué haríamos? Esto es devastador para cualquier negocio, guardando una copia de seguridad en la red tenemos la posibilidad de seguir operando al día siguiente de cualquier desastre y desde cualquier lugar.
  7. Documentos importantes localizados: Con los documentos en la red y no de caja en caja, reducimos el riesgo de pérdida de los mismos, consiguiendo sobre todo tranquilidad respecto a la información de nuestro negocio.
  8. Contribución al medio ambiente y prestigio de la marca: Con este proceso contribuimos en el cuidado del medio ambiente, reduciendo la contaminación ambiental que se genera de la producción de papel. Esto nos brinda una especie de estatus ecológico, y por consiguiente mayor prestigio en el mercado para nuestra marca.

 

En suma, digitalizar los documentos de nuestra organización nos proporciona una serie de beneficios. Por lo tanto, si decidimos iniciar un proyecto de digitalización aunque sea por nuestros propios medios, no debemos olvidar que contratar los servicios de una empresa especializada puede ser muy útil en cuanto al ahorro de tiempo y esfuerzo.