Digitalización de documentos, la técnica que mejorará la consulta de tu información

Digitalización de documentos, la técnica que mejorará la consulta de tu información

Como has podido comprobar, a lo largo de los años, el formato papel ha ido desapareciendo para ir dando paso al digital. Esto nos ha supuesto el cambio de tener que acostumbrarnos a la digitalización de documentos. Pero, como vas a ver, las ventajas de este sistema son incontables.

Qué ha significado la revolución de los documentos digitales en cuanto a su facilidad de consulta

El uso de documentos digitales o virtuales ha simplificado mucho las tareas relacionadas con la manipulación de archivos y su consulta, sobre todo a las empresas y organismos públicos. Dicha simplificación lleva consigo una serie de beneficios destacables. ¡Conócelos todos!

Solventa los problemas de organización y espacio

Con la digitalización de archivos puedes decir adiós a las pilas de documentos amontonados en cajones de armarios y escritorios. Un inconveniente del formato físico es que ocupa espacio. Con frecuencia demasiado espacio, sobre todo si la empresa maneja una cantidad de información considerable.

Los documentos digitales eliminan por completo el problema del espacio. No hay límites en cuanto a la información que puedes almacenar y su organización es mucho más sencilla. Esta ventaja facilita su consulta.

Simplifica la consulta de archivos

Podemos resumírtelo en pocas palabras: rapidez, eficiencia, mejora de la productividad; esto es lo que aporta la consulta de archivos digitales. Organizar adecuadamente la información en una nube de Internet hace que puedas acceder a cualquier documento que busques con unos pocos clics.

 

Qué ha significado la revolución de los documentos digitales en cuanto a su facilidad de consulta

 

Esto ha sido un gran avance frente a los problemas que conllevaba el almacenamiento físico: documentos que se perdían y que había que buscar durante horas, archivos cambiados de sitio, lentitud en la consulta, etc. La digitalización de archivos facilita las tareas de consulta a los empleados. Y te permite dar una respuesta ágil y rápida a los clientes.

Se evita la pérdida o destrucción de archivos

Los documentos en formato digital son mucho más fáciles de custodiar. Su pérdida o destrucción son prácticamente imposibles. Sobre todo si están bajo la custodia del responsable adecuado.

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Otro inconveniente asociado a la consulta de documentos físicos es la posibilidad de que hayan sido eliminados. Algo que repercute de forma perjudicial en el trabajo y en la satisfacción del cliente. La digitalización de un documento te garantiza que el mismo esté siempre disponible, en el lugar donde esperas encontrarlo y cuando vayas a consultarlo.

Te evita la sorpresa de encontrar que un archivo importante ha sido destruido cuando lo estabas buscando. Pero incluso en el caso de que eso sucediera, en formato digital suele ser recuperable, pues existen aplicaciones que permiten restaurar archivos borrados por error.

Mejora la seguridad. Tú decides quién los puede consultar

Los métodos de seguridad para la custodia de archivos físicos (como las cajas fuertes y cerraduras) son más fáciles de manipular. Por otra parte, el formato digital nos permite establecer rigurosas claves de acceso y que la información viaje encriptada. De esta manera, las personas sin autorización no podrán tener acceso a los datos y estos solo podrán ser consultados por los empleados o responsables delegados.

Fácil estructura de archivos

Este sistema te permite crear una base de datos virtual donde todos los documentos vayan agrupados en carpetas y subcarpetas según su tipología, fecha, etc. Por ejemplo: facturas, contratos, nóminas de empleados, gastos… Podrás establecer métodos intuitivos para encontrar cada documento de manera sencilla.

Digitalizar tus documentos los hace mucho más seguros, fáciles de organizar y, por lo tanto, accesibles. Recomendamos contar con el apoyo de una empresa especializada en custodia de documentos. Te podrá ayudar creando un inventario digital de archivos con un buscador de uso sencillo, para que puedas hacer consultas y recuperar fácilmente los documentos que necesites.