Digitalización de documentos como medida preventiva de la acumulación innecesaria y el buen orden administrativo

Digitalización de documentos como medida preventiva de la acumulación innecesaria y el buen orden administrativo

¿Le gustaría aprovechar al máximo el espacio físico que hay en su oficina? ¿Le inquieta saber cómo puede contar con su documentación a la mano, sin perder tiempo en buscar entre archivos muertos? La Digitalización de documentos le será de mucha utilidad.

La tecnología pone a nuestro alcance la posibilidad de contar con millones de páginas y documentos guardados en un pequeño espacio, como puede ser una memoria USB o un disco duro. Si usted todavía se resiste a la idea de digitalizar su documentación tal vez quiera darse la oportunidad de saber por qué es una prioridad para muchas oficinas. Aquí se lo vamos a decir.

Ventajas de digitalizar sus documentos

Demos una vuelta por los beneficios que han obtenido las empresas que han decidido digitalizar sus documentos, después analice las ventajas competitivas que este método le puede brindar a usted.

Aprovechar espacio físico de la oficina: La gran dificultad de almacenar documentación impresa es cómo resolver la clasificación y distribución de los expedientes dentro de la oficina.

Sin importar el criterio establecido, siempre existirá la gran dificultad del espacio. Pero si digitaliza sus documentos podrá guardarlos en la nube, en una memoria USB, en un disco duro portátil o en su computadora, con lo que tendrá suficiente espacio en su oficina para colocar su refrigerador o sillón favorito, en lugar de libreros y archiveros voluminosos.

Ahorro de recursos financieros. Invertir en mobiliario de oficina puede resultar más costoso que adquirir un dispositivo de almacenamiento. La sola idea de gastar miles de pesos para almacenar documentación antigua que no se ocupará en el instante puede ser abrumadora. Pero el costo de una unidad de almacenamiento portátil es mucho más económico y puede guardar en él otros archivos de su interés, como su música favorita mientras trabaja.

También le va a interesar: Digitalización de documentos, la técnica que mejorará la consulta de tu información.

Movilidad. Seguramente ha experimentado la frustración que representa cargar con tres o más expedientes, solo para consultar unas cuantas páginas de él.

La situación sería muy diferente al digitalizar sus documentos y guardarlos en un dispositivo ligero, el cual puede llevar consigo a cualquier lugar y trabajar con los archivos donde se encuentre. Ahora solo tendrá que preocuparse por encontrar un lugar cómodo para consultar sus documentos digitalizados.

Accesibilidad. Es una pérdida de tiempo desempolvar cajones polvorientos con tal de buscar un documento que guardamos hace varios años, quizás décadas.

Pero si usted digitalizar sus documentos, bastará con que utilice la opción de búsqueda de su explorador de archivos para localizar el documento que desea consultar; el sistema hace la búsqueda por usted sin que tenga que empolvarse las manos.

 

Ventajas de digitalizar sus documentos

 

Guardar la confidencialidad y seguridad de sus documentos. Es cierto que puede colocar suficientes candados a su archivero, pero ¿y si ocurre un incendio o un terremoto o se le pidiera desalojar de emergencia su oficina y dejar atrás sus grandes bloques de archivos?

Archivar nuestros documentos digitalizados en cuentas de almacenamiento virtual con una contraseña robusta protegerá la integridad de nuestros documentos e impedirá que terceros tengan acceso a ellos. Además, podrá contar con respaldos de sus documentos.

Las instituciones gubernamentales han entendido las ventajas que conlleva la digitalización en la documentación, de tal manera que gran parte de los trámites y documentos ahora son por vía digital. ¿Por qué no aprovechar las oportunidades que brinda la digitalización de documentos?

Tal vez el temor a usar la tecnología, o quizás la falta de tiempo para digitalizar documentos impresos puede desalentar el uso de las herramientas tecnológicas. Si ese es su caso, puede acercarse a empresas especializadas en la gestión de documentos. Estas corporaciones tienen experiencia en su digitalización, logrando obtener todos los beneficios que hemos mencionado anteriormente.