Conozcamos todo sobre la custodia documental

Cualquier empresa que preste los servicios de custodios de documentos debe regirse por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación. Siendo la Ley General de Archivos la máxima norma aprobada por el ente legislativo.

¿Qué es la custodia documental?

Hablamos del servicio por medio del cual se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios digitales. De manera más amplia, el servicio de custodia documental consiste en el depósito de los archivos del cliente en nuestros centros de custodia, dándole óptimas condiciones de conservación, seguridad y confidencialidad mediante la aplicación de la tecnología y usando los recursos más avanzados. Los centros de custodia trabajan únicamente la custodia de la documentación, no existiendo otro tipo de mercancías acumuladas, el acceso de este se encuentra bajo los límites del personal autorizado.

¿Cómo es el tratamiento de la información en la custodia documental?

Como primera medida se almacenan los archivos de nuestros clientes en bodegas especializadas y adecuadas según el Archivo General de la Nación.

El servicio ofrece transporte seguro de los documentos llevándolos a su lugar de destino bajo todas las precauciones para evitar la perdida de la información, usando nuestros vehículos especializados para el buen tratamiento de los documentos.

Contamos con el número necesario de suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para proteger los documentos en lugares idóneos y en las mejores condiciones.

Por medio de códigos de barras controlamos la identificación de los documentos, vigilando cada uno de los mismos y llevando una impecable trazabilidad durante la custodia o préstamo.

¿Qué incluye el servicio de custodia documental?

• Custodia de archivo físico.
• Custodia de archivos digitales o medios magnéticos.
• Suministro de unidades de conservación.
• Servicio de consulta.
• Administración con código de barras.
• Levantamiento de

La ruta de la custodia documental es como sigue:

• Traslado inicial.
• Codificación.
• Registro
• Almacenamiento

Servicio de custodia documental en detalle:

• Servicio de sistema de control de acceso.
• Sistema de detección y extinción contra incendio.
• Sistema de detención y extracción ante inundaciones.
• Circuito cerrado de vigilancia.
• Software de administración de custodia.
• Sistema integrado de conservación documental.

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Veamos ahora, aspectos relacionados con la custodia documental.

Seguridad de los documentos

Se pueden presentar dudas, como: ¿Quién modificó X archivo por última vez? Para resolver estas dudas el sistema de conservación de documentos es de suma importancia, permitiéndonos saber la fecha en que se sube un documento, la fecha en que se entrega y si es modificado, en que fecha y por quien. De esta forma podemos prever el fraude o los errores humanos en la gestión de archivos.

Simplificación del uso de la plataforma tecnológica: Lo ideal es que todos nuestros programas puedan interactuar entre sí, utilizando en esta implementación recursos que antes eran destinados a la gestión del archivo en papel.

Evitar la dispersión de documentos: Habitualmente los documentos son generados por diferentes ordenadores, para acceder fácilmente a estos documentos los ordenadores deben estar conectados entre sí, por los cual es necesario un sistema o software que los administre.

Racionaliza el flujo de documentos en la empresa: Ya que los documentos pasan de unas manos a otras, se debe establecer un protocolo del proceso. Si no se tiene en cuenta este protocolo podemos incurrir en errores humanos.

En cuanto al servicio de consultas, el cliente puede solicitar en el momento que lo necesite o lo desee los siguientes tipos de consulta:

• Consultas físicas de carácter normal.
• Consulta electrónica, es decir, por correo electrónico, fax, etc.
• Consultas presenciales en el centro de custodia, poniendo a disposición del cliente un archivista que le brinde el soporte requerido.

Finalmente, decimos que la custodia documental es la parte de toda la gestión de archivo que debería dotarnos de mayor seguridad en la empresa prestadora del servicio, siendo la parte del proceso que más exige estándares de calidad y prevención de riesgos, debido a que se contemplan todas las estrategias para proteger profesionalmente la información.