¿Cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto?

Por lo general, las empresas tienen un problema que radica en la parte administrativa, con los documentos archivados durante un largo tiempo. Cada uno de estos documentos es conocido como el archivo muerto o inactivo. Pero el problema no recae sobre la administración de estos documentos sino en el tiempo en que una empresa los retiene.

En este post le guiaremos a que usted, como empresario o persona encargada del archivo, pueda resolver el tiempo en que se debe mantener esta clase de documentos muertos y sobre todo, cómo se debe organizar.

Los archivos muertos son todos los documentos que la empresa recolecta durante el desarrollo de su labor y que hoy no cumplen con ningún propósito.

¿Cómo organizar el archivo muerto?

El primer paso para conocer el tiempo de custodia de estos documentos es la organización de estos mismos. La mayoría de las empresas tienen espacios determinados para el archivo. Para ello debemos procurar encontrar ese espacio donde no estorbe a las demás actividades y que estén bien conservados.

Con el lugar ya preparado, el paso siguiente es organizar los documentos por año en que estos documentos fueron archivados y entre cada año se deben clasificar por mes y por orden alfabético. Con esto, cada vez que la empresa necesita revisar algún documento, este debe encontrarse con facilidad.

 

¿Cuánto tiempo debe ser conservar los archivos muertos?

 

Cada documento archivado debe ser revisado y, según ciertas normas establecidas por la empresa, dividirlos de acuerdo a su grado de importancia. Los documentos vitales para las actividades de la empresa, los importantes, los útiles y los no esenciales. Este último, el archivo inactivo, debe ser marcado para ser diferenciado de los que son aún activos.

Por último, este tipo de archivo debe estar administrado por el área encargada de todo proceso administrativo que hoy su empresa tiene. Esta área debe encargarse del cuidado y organización de estos archivos, además debe tener un inventario de cada uno y por último determinar cuándo se deben destruir, para evitar apelotonar demasiados documentos innecesarios.

¿Cuánto tiempo debe ser conservar los archivos muertos?

Después de organizar el archivo muerto, ahora debemos responder cuánto tiempo debemos guardar un documento en físico. Pues la respuesta a esta inquietud solo dependerá de usted, el que determina el proceso administrativo de todo el archivo. Como administrador debe determinar los pasos que se deben tener en cuenta para definir el tiempo de retención.

 

También te puede interesar: ¿Qué es un documento digital?

 

Los documentos relacionados con imputación de impuestos son los archivados más populares. Las empresas los guardan para tener una prueba o un comprobante que demuestre su participación o aporte a las arcas nacionales. La empresa no puede mantener un comprobante de pago del 2005 durante diez o más años, lo lógico es encontrar una solución para no expandir cada vez más los archivos muertos.

Para determinar el tiempo debe tener en cuenta la clase de su negocio, qué tipo de documentos son y cuál es la información que alberga. Si es el caso de un documento que determine una conciliación bancaria o documentos con información irrelevante, estos deben ser mantenidos por un año, mientras que documentos relacionados con la información y acciones de los empleados de su compañía pueden ser mantenidos por dos a tres años.

Por otro lado, los documentos legales y que puedan generar algún problema en el futuro tales como impuestos, cuentas por pagar o por cobrar, facturas y otros documentos contables, financieros y legales, le recomendamos retenerlos por seis a ocho años dependiendo de su importancia.

El tiempo de retención del archivo muerto depende de su relevancia. En promedio, estos deben durar entre cuatro a cinco años en sus archivos. Después del tiempo de vida de los documentos, usted debes decidir si digitalizarlos o destruirlos.