¿Cuáles son los archivos inactivos?

Como empresario, estarás de acuerdo en que el tratamiento de los archivos o documentos de una empresa significan un proceso que normalmente causa tensiones en cuanto a su procesamiento y administración. Las principales funciones de archivo que se aplican en este tipo de acopio documental son la valoración y la selección.

Importancia del acopio de los archivos documentales

La documentación de una empresa se encuentra asociada principalmente a dos tipos de archivos: los archivos activos y los inactivos. Es posible encontrar en publicaciones que el archivo muerto se identifica como el archivo de documentos inactivos, aunque la realidad es que la inactividad es temporal ya que deberán ser almacenados, resguardados, conservados y estar disponibles por lo menos durante el período que establece el marco legal y normativo.

Esta es precisamente la principal función de este tipo de archivos, contener en forma organizada y protegida los documentos inactivos de la compañía durante el tiempo establecido por la legislación. Cabe recordar que los tiempos son variables de acuerdo al tipo de documento; pero también, este tiempo dependerá de los intereses de tu empresa.

Cabe destacar que la gestión de los documentos activos e inactivos es una función del tratamiento archivístico y que ambos tipos tienen importancia para la eficiente operatividad de la organización.

La eliminación inoportuna e inadecuada de una información puede causar serios problemas operativos, técnicos, jurídicos y hasta legales, ya que los documentos son las evidencias y pruebas de todas las decisiones que ha tomado tu empresa.

Es por ello que el método para su procesamiento debe seguir las especificaciones que se han dispuesto para determinar cuándo preservarlos o eliminarlos. Estas funciones quedarán determinadas en función de la naturaleza y tipo de documento, ya sea electrónico o físico; el cual es otro de los aspectos a considerar en esta problemática sobre la disposición de los archivos inactivos.

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¿Cuáles son los archivos inactivos?

La siguiente lista muestra algunos ejemplos de archivos inactivos que pueden administrarse en tu empresa:

• Solicitudes de compra.
• Registros de actividades profesionales y laborales.
• Memorandos, actas y minutas de reunión.
• Normativas y leyes.
• Documentos de comercio internacional.

Retención de archivos inactivos en físico y en digital

El tratamiento para la retención de los archivos de documentos inactivos físicos y electrónicos tiene similitudes pero también muchas diferencias en lo que se refiere a los procesos de valoración y selección, sobre todo considerando que ha habido material físico que se ha convertido en formato digital como parte del proceso de gestión documental.

Dentro de los principales inconvenientes se identifican los métodos para su conservación y resguardo así como las normas técnicas y legales para su total eliminación, por lo que se debe tener muy en cuenta que los principios del modelo tradicional de valoración y selección no aplican para los documentos electrónicos.

Para muchos la gestión, la conservación y la eliminación de documentos electrónicos es más compleja y vulnerable.

Esta estrategia de archivos nos ayuda a ubicar los documentos que seguirán activos según la norma y la ley lo determinen; el tiempo de retención de un documento dependerá de su naturaleza y de la función principal de tu negocio. Cada documento puede tener tiempos de almacenamiento diferente.

Independientemente del formato de presentación, una vez que se ha terminado el tiempo de vida útil del documento, la empresa debe tomar la decisión de qué hacer con él, digitalizarlo para su conservación permanente o eliminarlo.

Por estas razones es que la gestión del archivo retenido debe estar en un espacio específico y a cargo de una persona o entidad experta, que estará llevando en forma responsable el control y seguimiento del tratamiento durante todo el ciclo vital de los documentos.