10 Consejos para organizar mejor tus documentos digitales

Consejos para organizar mejor tus documentos digitales

El optar por la digitalización de documentos en tu empresa genera muchos beneficios a tu compañía, como lo es reducir enormemente los espacios destinados al almacenamiento de documentos, la búsqueda de los mismos y tener la certeza de que no sufrirán deterioro o maltrato a largo plazo.

¿Qué es la digitalización de documentos?

Consta en crear documentos digitales a partir de escanear y transformar un documento físico y tradicional en un formato digital que pueda ser reimpreso, para posteriormente generar un respaldo de los mismos en soportes de almacenamiento con acceso a internet y motores de búsqueda personalizados. Este proceso facilita enormemente el acceso a dichos documentos, los categoriza y se tiene la posibilidad de acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier parte del mundo.

 

Consejos que mejorarán la organización en la digitalización documental

 

Consejos que mejorarán la organización en la digitalización documental

A la hora de digitalizar tu documentación es fundamental estar convencidos de ello. Antes de tomar la decisión de crear un respaldo digital de tus archivos es importante que se tomen en cuenta muchos factores, pues aunque se trate de un trabajo sencillo, es muy laborioso.

Una vez que se está convencido de llevar a cabo la labor de digitalización, lo siguiente sería tener una excelente organización.

  • Categoriza todos tus documentos en orden de importancia. Es importante que tomes en cuenta el tiempo que es empleado en la digitalización de un solo documento, y el costo que implica. De esta manera podrás tomar decisiones más asertivas en la selección de aquellos archivos que serán digitalizados y aquellos que no.
  • Clasifica todos tus documentos por su tipo. Todo depende de los giros que tenga tu empresa y los documentos que se quieran digitalizar, por ejemplo: puedes crear una categoría con los archivos y expedientes de tus empleados, de esta manera tendrás acceso a toda su información en cuestión de segundos.
  • Hazlo en un momento adecuado. Aunque el tiempo ahorrado en la búsqueda, el flujo y distribución de tus documentos digitales en comparación con documentos tradicionales es enorme. El tiempo que demora digitalizar el archivo es mayor en un principio, por lo que debes hacer una buena planificación.
  • Intenta no tener acciones multifuncionales. Si lo que se persigue es una búsqueda fácil y detallada, es mejor tener funciones específicas.

 

También te va a interesar: ¿Qué es un documento digital?

 

  • Crea un borrador. Crea uno o más bocetos hasta que encuentres el diseño perfecto en cuestión de funcionalidad. Es importante que estés familiarizado con el orden de las carpetas y archivos que se encuentran en ellas.
  • Distingue entre un archivo “vivo” y uno “histórico”. Por «vivo» se refiere a un documento que consultas de manera constante y contenga información que seguirás consultado en un futuro; mientras que un archivo «histórico» es aquel que se consulta muy pocas veces, ya sea para una consulta ocasional, o bien para hacer una comparativa en resultados de esa época, con lo que vive tu compañía en la actualidad (facturas, recibos, etc.).
  • Delega. Es fácil contratar a una persona o un grupo de personas que se encarguen de la digitalización de tus documentos y de esta manera no descuides tus actividades.
  • Subcontrata. A la larga resulta más rentable contratar una empresa dedicada especialmente a la digitalización de documentos que contratar personal de apoyo y mezclar sus actividades.
  • Elige un buen software. Elige la opción que más se adapte a tus necesidades para gestionar tus documentos de la mejor manera.
  • Adquiere las herramientas correctas. En caso de que lo realices tú mismo, adquiere buenas herramientas (escáner, monitores, etcétera).

La perfecta organización puede definir totalmente el resultado en la creación de tus documentos en formato digital, por lo que es importante que tengas una buena estrategia y planificación.