¿Cómo se realiza la digitalización de documentos?

¿Cómo se realiza la digitalización de documentos?

En la actualidad todas las empresas están obligadas a usar la digitalización de documentos debido a la gran prioridad que representa estar presentes en Internet. Esta presencia virtual te permite, como empresa, un mejor posicionamiento de mercado y la posibilidad de estar en contacto permanente con tus clientes y proveedores.

Pero esta no es la única razón en la que se fundamenta la digitalización de documentos. Dicha digitalización se realiza de manera esquemática de acuerdo a la importancia de la información que contienen. Todas las empresas producen documentos y deben almacenarse inteligentemente de manera que ese resguardo sea de fácil acceso para todo aquel que los necesite a su alcance.

Si cuentas con una clasificación ordenada podrás dar un mejor servicio al cliente, ahorrarás tiempo en la búsqueda de información y en costos. Podrás conservar tus archivos y con ello la memoria de la empresa. Garantizas que esa información necesaria pueda cumplir con leyes vigentes y esté disponible de manera segura. En la clasificación que realices debes jerarquizar la información según su importancia

La digitalización de documentos consiste en obtener una imagen digital a partir de su forma física. Se trata de una representación digital de los mapas de bits de un documento en papel.

Ventajas de la digitalización de documentos

Se pueden digitalizar fotografías, planos, mapas, música, mapas, vídeos, señales de TV y radio, facturas de proveedores y facturas que se expiden a los clientes. Es convertir archivos de origen analógico a una representación digital. Pueden escanearse libros completos y documentos de valor histórico o de investigación.

El proceso incluye la captura con escáner del documento físico, la creación de índices y metadatos que explican lo que es cada documento, para que dicha información asociada facilite su búsqueda.

Digitalización de documentos y metadatos

Los metadatos son una información que describe el contenido del documento que se digitalizó. Te ayudarán a la creación, gestión y conservación del mismo. Un ejemplo es el número de minuta de las reuniones de un Consejo de Administración de una empresa. Otro puede ser el número de referencia de las facturas. No hay un proceso oficial para la creación de estos metadatos; cada empresa u organización diseña el que mejor le convenga.

La digitalización de documentos ha originado la digitalización de firmas y mecanismos de mensajería seguros mediante plataformas o sistemas que permiten canales de comunicación a través de aplicaciones móviles en los que tú como receptor te identificas digitalmente para acceder a este intercambio de mensajes.

 

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Estas aplicaciones facilitan la firma de transacciones como pagos y transferencias, de manera segura a través de procesos acordes a las normativas gubernamentales vigentes.

Ventajas de la digitalización de documentos

La digitalización de documentos ayuda a conservarlos en su estado físico, reduce los costos de recursos humanos y pérdida de información y fortalece su seguridad usando políticas de acceso a usuarios o permisos.

Hay archivos que por su importancia requieren vigilancia las 24 horas y medidas de precaución extrema. El tenerlos digitalizados te permitirá tener un control más amplio de su uso. Puedes digitalizar documentos para ahorrar espacio y papel, para que tus originales perduren más y que no se destruyan.

Piensa en facturas tanto de proveedores como las que has expedido a clientes, contratos y seguros. El acceder a documentos digitales representa un ahorro de tiempo y su revisión o consulta pueden realizarla diversas personas de manera simultánea.

Una vez digitalizados, los documentos pueden ser revisados de manera más frecuente y corregidos, se facilitan los procesos para su envío  y se garantiza su seguridad al poder realizar varias copias de ellos.