5 Claves para ahorrar en almacenamiento de archivos

Claves para ahorrar en almacenamiento de archivos

El tratamiento de los archivos debe ser prioridad para cualquier empresa, puesto que en estos se guarda la información de todos los movimientos administrativos y legales. Es por ello y considerando que el espacio que usan los archivos dentro de la compañía es amplio y nos genera varios costos operativos y económicos, creemos de vital importancia implementar un proceso óptimo de almacenamiento de archivos.

 

¿Qué es el almacenamiento de archivos?

Es un proceso por medio del cual obtenemos los medios para salvaguardar, preservar y ofrecer acceso a la información archivada. Los archivos pequeños pueden ser almacenados de manera autónoma y manual, pero los archivos más grandes acostumbran a requerir empresas prestadoras de servicios de gestión documental que cuenten con un sistema de administración de archivos, que incluya maneras de recuperar la información y sistemas de control de acceso. El objetivo es, en definitiva, controlar y manejar el contenido archivado, así como proporcionar una forma controlada de acceder a este contenido.

Veamos a continuación, algunas apreciaciones sobre el almacenamiento de archivos:

 

  • El almacenamiento de archivos debe estar conectado a los dispositivos responsables de la captura o la creación del documento a archivar, contemplado el formato digital dentro de este punto.
  • El almacenamiento de archivo debe ser capaz de guardar durante un largo periodo de tiempo la información que gestiona y protegerla de cualquier accidente o desastre.
  • El sistema utilizado para almacenar debe ser viable en diferentes aspectos:
    • Estar disponible sin interrupciones significativas.
    • Ser capaz de informar al sistema o al usuario encargado sobre el estado de los documentos.
  • Cualquier sistema de almacenamiento de archivo debe poder construirse de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
  • Deberá ser lo suficientemente grande o con la capacidad de realizar las tareas asignadas.
  • El sistema de almacenamiento debe proporcionar acceso controlado al contenido que gestiona para aquellos usuarios que cuenten con los permisos de acceso.

 

5 Claves para ahorrar en el almacenamiento de archivos

  1. Al alcance de tu mano: Los archivos contienen información que se usa a diario por las dependencias de la empresa (con menor frecuencia el archivo de memoria o histórico) así que es indispensable tenerlo cerca de nuestro lugar de trabajo, y si está en custodia por un prestador de gestión documental, tener opciones que nos faciliten la información de manera rápida.

 

  1. Tener una buena clasificación: Una buena clasificación es necesaria para ahorrar en tiempo de búsqueda, tanto si es físico con control en un sistema de archivos o si es digital mediante un software de gestión.

 

  1. Espacio libre: Un consejo que debemos tener en mente es la capacidad del archivo, se requiere que los documentos tengan un trato respetuoso y profesional, por tanto, contar con espacio disponible es de gran ayuda para permitir el libre tráfico de los mismos. Se recomienda dejar los documentos que menos se usan en la parte más retirada del archivo y los más consultados de manera más cercana al usuario.

 

  1. Depurar los archivos periódicamente: Algunas empresas hacen depuración de sus archivos cada año al finalizar durante el cierre de las labores, el inventario y demás, otras lo hacen cada seis meses o de manera trimestral.

 

Contratar los servicios de una empresa especializada en eliminación y destrucción documental nos puede facilitar mucho este proceso. Con esto tendremos espacio nos solo para el buen tránsito de los documentos que conservaremos, sino para recibir constantemente los que se producen en la empresa y algunos que no son tan importantes pero que podemos hospedar mientras los utilizamos.

 

  1. El buen uso del archivo: Usar el almacenamiento de archivos no como un requisito sino como una herramienta de trabajo nos puede ahorrar tanto en costos de dinero como en costos operativos y de tiempo. Recuerda que tener un espacio para almacenar nuestro archivo es un privilegio que tiene muchas ventajas y si lo usamos de manera óptima podemos mostrar excelentes resultados en nuestra gestión.

 

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Generalmente la acumulación de papeles importantes dentro de una empresa es común, sobre todo porque la mayoría de ellos no pueden ser desechados por su vital importancia, un buen almacenamiento de archivos nos garantiza que estén de forma organizada y en un espacio que nos permita cumplir con la normativa vigente, ahorrar en costos y custodiar nuestra información de una manera profesional.