Mensajería de documentos: ¿Tu empresa lo necesita?

Cuando pensamos en mensajería de documentos, lo primero que se nos viene siempre a la mente es el servicio postal local entregándonos alguna carta o publicidad. Tenemos la tendencia a asociar este tipo de proceso como algo lento, complicado y muchas veces ineficiente. ¡Nada más alejado de la realidad!

La mensajería que una empresa necesita

Antes de entrar en tema, aclaremos algunos conceptos. La mensajería es el proceso encargado del traslado de paquetes y documentos de un punto a otro, considerando que dicho envío debe ser rastreable, rápido y debe asegurar que los documentos y paquetes lleguen en óptimas condiciones a su destino.

Un servicio especializado en documentos maneja volúmenes promedio de hasta 5 kilos por carga. Aunque son los menos comunes, ya que la mayoría de empresas que se dedican a este rubro manejan también paquetes y mercancías.

Beneficios de la mensajería de documentos

Estas ventajas van directamente relacionadas con los posibles tipos de servicio que nos ofrecen, y que son independientes de la entrega vía correo postal. Veamos estas opciones y sus beneficios directos:

  • Envíos de cartas, promociones, propaganda comercial, documentos a otras sucursales, paquetes, cajas de archivos, entre otros.
  • Entrega a ocurre. Donde el destinatario recoge la documentación en la sucursal de la paquetería que se le indique. Normalmente se utiliza cuando se quieren proteger datos del destinatario o se encuentra en localidades donde no hay servicio a domicilio.
  • Entrega en fin de semana. Cuando se tenga alguna urgencia especial o se requiera en una fecha específica. Debemos recordar que en la mayoría de empresas el fin de semana por lo general no se labora, por lo que las entregas normales quedan suspendidas hasta el siguiente día hábil.

 

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  • Entrega al día siguiente hábil cuando el traslado lo permite. La mayoría de las organizaciones manejan acuerdos con diversas transportistas y aerolíneas haciendo posible este tipo de entregas.
  • Recolección a domicilio. Aquí el contratante ya no tiene que invertir tiempo llevando los documentos para entrega. Las mismas organizaciones tienen rutas especializadas e incluso manejan horarios estimados.
  • Entrega a domicilio, garantizando que los documentos llegan a su destino sin que el receptor invierta tiempo en ir a buscarlos.
  • Seguros, para proteger la mercancía de cualquier siniestro, sobre todo los que implican robo, daño o accidentes en trayecto.
  • Entregas electrónicas. En ocasiones la empresa maneja también de manera digital el archivo documental. Este servicio específico trata de escanear la información cuando esta no se requiere en físico y enviar el archivo al contratante vía electrónica.
  • Acuse de recibo, esto cuando el cliente requiere algún comprobante de envío y de recepción. Recaban la firma solicitada y la hacen llegar a su cliente en formato físico.
  • Entrega a detalle. Requiere de una verificación de los documentos recibidos, con la debida certificación de entrega completa.
  • Entregas de e-commerce. Es un servicio requerido por las tiendas virtuales para asegurar un envío y recepción de forma rápida.

La mayoría de las veces manejan también otro tipo de servicios como los ensobretados, embolsados, empacados y etiquetados. Esto abre la oportunidad de incursionar en otro tipo de mercados y diversificar sus servicios.

 

Beneficios de la mensajería de documentos

 

¿Es la mensajería de documentos útil para tu empresa?

Como podemos apreciar en los beneficios anteriores, contar con un servicio de traslado de documentos puede ahorrarle a tu organización mucho tiempo y dinero. Además, se tiene siempre la opción de contar con un acuerdo pre establecido con alguna empresa específica lo cual disminuye los costos de forma determinante.

Con la globalización y el creciente incremento del comercio virtual, sin duda requerimos del apoyo de este tipo de organizaciones para poder ser eficientes. Si queremos trascender fronteras debemos escoger el mejor aliado para la recolección, resguardo y entrega de nuestra paquetería y documentación.

 

 

¿De qué se trata la mensajería de documentos y por qué tu empresa lo necesita?

La mensajería de documentos es un servicio en el cual, una empresa que tiene en su poder un documento especifico, brinda la posibilidad de enviar en formato digital este mismo, con la intención que se cuente con este en todo momento.

Los documentos estarán a tu alcance siempre que los necesites, además de contar con la posibilidad de imprimir el documento que necesites.

Hablar acerca de los objetivos y los beneficios, es importante

Es de gran importancia tomar en consideración los objetivos del uso de este tipo de tecnologías, pues pueden consistir en grandes volúmenes y muy variados.

Para empezar, se debe de tener en cuenta el mundo en el que vivimos, el cual sufre grandes cambios todos los días gracias a las tecnologías que nos rodean.

Debemos hacerle frente al tráfico de información mediante el uso de una gran cantidad de herramientas, una de ellas es la mensajería de documentos, que concede la rapidez necesaria para hacerle frente al día a día, haciendo que la eficacia con la que se mueve la información sea cada vez más alta.

Al hacer uso de la tecnología como la que se mencionaba anteriormente, podrás tener acceso a una gran cantidad de beneficios, los cuales son:

  •  Menor coste de envío. En el determinado caso en el que necesites del envío de un papel que está en el poder de una empresa, esta podrá contar con la alternativa el uso de un servicio como este, pues el costo de enviar un paquete por medio de las empresas de paquetería convencional es más alto
  • Comercio de información. Al contar con empresas aliadas en el extranjero, estas pueden compartir información con la tuya o viceversa por este tipo de medios, lo cual ayudará a que el precio en el envío sea más económico.
  • Hacer cambios en el contenido del documento. Poder contar con un documento en formato digital permite que este pueda sufrir cambios a manera de que una persona pueda añadir o excluir cierta información, esta siempre deberá estar supervisada por los dueños de la misma información, con el fin de no ser víctima de fraudes o robos de información personal.

 

Hacer cambios en el contenido del documento

 

  • Automatización de la información. Para crear contenido que contenga una mayor calidad, es necesario que pase por la manos de muchos expertos en determinados temas, por lo tanto, se necesitara que un mismo documento sea enviado a una gran cantidad de lugares diferentes.

Un ejemplo de esta situación, es cuando un grupo de científicos ubicados en diferentes lugares del planeta están haciendo investigaciones respecto a un tema en específico, estos necesitarán de un tipo de documento compartido para poder hacer modificaciones y aportaciones en él.

  • Digitalización de la documentación. Aprovechar la mensajería de documentos para tener los escritos personales a la mano siempre, pudiendo ser acta de nacimiento, pasaporte, identificación ciudadana, entre otros, lo cual ahorraría una gran cantidad de papel, a la vez de reducir el impacto al medio ambiente
  • Custodia continua de la información. Las empresas, gobiernos y una gran cantidad de personas, pueden hacer uso de la información ajena para fines tanto comerciales como ilegales, si la información sensible y privada de una persona u organización cae en manos equivocadas, la seguridad de esta correrá peligro.

En conclusión, la mensajería de documentos es una útil herramienta, la cual nos ayudará de diferentes formas. Se deberá tener en cuenta que la información es de los activos más importantes con las que cuentan organizaciones y empresas, por lo tanto, tiene que estar en continua custodia, pues en caso de que esta se perdiera o sufriera algún daño, podría impactar de manera negativa en la vida de una gran cantidad de personas.

5 ventajas de la mensajería de documentos

En el día a día de las empresas casi todo se desarrolla digitalmente. Sin embargo, la necesidad de crear un archivo físico y de gestionar el tratamiento de este sigue siendo vigente aun con la tecnología. Es por eso que la mensajería de documentos cobra importancia, puesto que el papeleo físico es un trabajo riguroso y no puede ser tratado como una actividad secundaria, ya que requiere de alta confidencialidad, sistematización y seguridad.

La gestión de documentos involucra un proceso integral, desde el momento de la creación o de la recepción en una oficina hasta que dejan de ser utilizados y deben eliminarse, forma parte de las competencias de organización actuales que debe tener toda empresa, sea pública o privada. Su objetivo es simplificar la forma en que los documentos de producen, recuperan, preservan y acumulan.

¿Cuáles son las ventajas de la mensajería de documentos?

Estas son las cinco principales ventajas de utilizar este servicio con profesionales:

Traslado

Cada vez que existe un documento de necesario valor físico, como los que son firmados, los de carácter oficial, los legales o los que involucran algún tipo de papel de identidad en el perfil de los empleados, debe ser trasladado para su pronta organización dentro del archivo. La mensajería es el medio que permite optimizar el manejo del papeleo sin detrimento o interrupción de otro sector de la misma empresa.

Seguridad

Sobre todo en el caso de los documentos confidenciales o irrecuperables en caso de pérdida, así como los de sumo valor, del tipo de los contratos o títulos de propiedad, se debe garantizar la seguridad en el traslado. Este servicio ofrece además de prontitud, una cobertura especial para el tratamiento de este tipo de documentos, pues no se trata de paquetería en general sino de papeles en particular.

Versatilidad

Según se envíe o reciba documentación, sea para que se retire, ingrese o reingrese algún documento, las compañías de mensajería de documentos hacen todo el trabajo para que esté presente un solo documento físico en cuanto se requiera, al igual que un paquete o cajas completas. Además, se puede establecer la prioridad de la labor como ordinaria o urgente. Incluso pueden programarse algunas entradas y salidas.

Optimiza recursos humanos

La especialización de este tipo de mensajería en documentos, vuelve su trabajo una rama necesaria, pero independiente de la misma empresa. Así se reducen los gastos en contratación de personal o de capacitación al asignar a personal de otras áreas a esta labor.

 

Optimiza recursos humanos

 

También se resuelven conflictos de operatividad, pues al contratarla no es necesario tener un departamento asignado a la mensajería. Además, siendo una actividad eventual aunque vital, incluso espontánea, es muy conveniente contar con este servicio para empresas en cualquier momento sin ampliar la plantilla de trabajadores de base.

Optimiza recursos espaciales

Al tratarse de un servicio ofrecido por terceros, aparte de no necesitar de un área especializada, tampoco es necesario designar un espacio de bodega específicamente para esta labor. La gestión de documentos implica un espacio externo pero seguro para el resguardo de los documentos. También el equipo para transportarlo. Todo esto deviene en un mejor manejo del espacio y los recursos materiales de la empresa.

Como vemos, el ejercicio necesario de tener un archivo físico para las empresas de hoy, requiere de optimizar la organización de las empresas, tanto como el uso de sus recursos y es de vital importancia junto al manejo de tecnología. De ahí que la mensajería de documentos no solamente sea una labor necesaria sino que forme parte primordial en el manejo de recursos como dinero, personal, tiempo y espacio para las empresas más vanguardistas de hoy.