Gestión documental: ¿En qué momento implementar la custodia de archivos?

Actualmente los archivos son de gran importancia para una empresa privada o de gobierno, ya que en estos se conserva, preserva y difunde información dentro de los documentos que contienen.

La importancia que tiene un archivo es que al tener un manejo adecuado la gestión documental puede ser agilizada, permitiendo de esta forma el acceso y recuperación de información determinada en un determinado tiempo, permitiendo tomar decisiones de manera oportuna al llevar a cabo un trámite.

La gestión documental se trata de una serie de normas y prácticas, las cuales son usadas para administrar documentos de todo tipo, los cuales son creados y recibidos en alguna empresa. De esta manera a través de la gestión documental se facilita llevar a cabo la recuperación de información, se eliminara aquello que no sea importante y posteriormente se le asignará el tiempo de resguardo que tendrá para asegurar su conservación a largo plazo de los documentos que son considerados valiosos.

Esta actividad no es reciente, de hecho nace con la escritura y la necesidad del ser humano de documentar hechos que ocurrían a su alrededor. Estos sistemas de gestión documental se están tornando parte importante de las empresas, ya que con el crecimiento exponencial que sufren en cuanto a generación de información hace que presenten diferentes carencias en cuanto a su sistema de almacenamiento.

Ventajas de realizar una buena gestión de documentos

Se lleva a cabo la digitalización de documentos, es decir, se tendrá un respaldo en electrónico evitando así que exista la pérdida total de los mismos.

La concentración de los archivos se da en un solo lugar, permitiendo a la empresa tener una mejor organización de los grandes volúmenes de información que puedan tener.

Se lleva a cabo una mejora en el flujo de trabajo, esto se debe a que la automatización permite tener una imagen global de lo que se está llevando a cabo, y conocer así qué tareas están finalizadas o aún continúan pendientes.

La posibilidad de deterioro o pérdida de un archivo por mantenerlo en físico almacenado en un rincón es alta. Una vez implementada la gestión documental esta posibilidad disminuye, ya que la información ahora es almacenada también en formato electrónico.

 

Ventajas de realizar una buena gestión de documentos

 

Los documentos al encontrarse en electrónico pueden ser compartidos de una manera más sencilla. De esta manera las empresas permitirán la transparencia ante su información.

Pero, ¿cuál es el momento adecuado para implementar la custodia de los archivos?

Como todo, los archivos tienen también un ciclo vital, es decir, que también cuentan con un periodo de vida, el cual es:

Archivo de trámite

Este periodo empieza con el nacimiento del archivo, el cual tiene un periodo de trámite durante el cual es usado con mucha frecuencia para diversos trámites o asuntos.

Archivo de concentración

Es durante este periodo que el archivo debe ser conservado para su conservación dentro de la empresa y es usado para uso referencial, o bien de medida precautoria en el caso de llevarse a cabo una auditoria

Archivo histórico

Esta es la última fase y es aquí cuando el archivo cumplió su tiempo en la institución y puede ser mandado a concentración solo para estar de manera testimonial. Es aquí donde puede usarse una fuente externa para su custodia.

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La gestión de documentos suele ser un trabajo muy arduo, y en ocasiones la empresa, aunque cuenta con el recurso para llevarla a cabo, no cuenta con el personal y el tiempo para realizarlo. Es por esto que actualmente existen empresas que se encargan de llevar a cabo esta gestión, permitiendo a las empresas liberar espacio y dejar la responsabilidad de su cuidado a externos.

¿Qué es la gestión documental y por qué es importante para tu empresa?

La gestión documental en una empresa representa la columna vertebral en su administración, ya que sin esta muchos trámites o procesos podrían no efectuarse en tiempo y forma. Documentos como los comprobantes fiscales emitidos o recibidos por proveedores pueden sacar de control al departamento de contabilidad si no se ubican en un archivero adecuado.

Actualmente usamos mucho los documentos electrónicos y tales archiveros se han convertido en carpetas dentro del disco duro de nuestro PC o en la nube. Por eso es muy importante tener un sistema de archivos que le dé a la empresa la garantía de poder encontrar cualquier documento electrónico en cualquier momento.

¿Qué permite una buena gestión documental?

A continuación, ofrecemos algunas ventajas de la buena administración de archivos.

1. La importancia de hacer una buena administración documental

Los documentos generados en la empresa para cada uno de los procesos de trámite o de otra índole van acumulándose. Si no tienes cuidado, podrían generarse muchos duplicados e inflar así el espacio a ocupar en los sistemas informáticos.

Con esto se trae una consecuencia y es la de saturar los discos duros, reduciendo con esto la eficiencia. Aunque en la actualidad puedes tener discos duros muy grandes, esto no justifica que crees copias de un solo documento varias veces. Es importante optimizar el espacio en los discos duros de los dispositivos informáticos y la organización de todos los documentos, para que se pueda realizar un trabajo más rápido y efectivo.

2. Tiempo de vida de los archivos

Por otro lado, también está el punto de cuánto tiempo debes conservar un documento en los sistemas de almacenamiento. Existen documentos que llegan a terminar su ciclo de vida, es decir, después de cierto tiempo ya no es necesario que los conserves y, por ende, es preciso que los elimines.

Habrá otros documentos que necesitarás guardar en una base de datos histórica de la empresa para poder acudir a ellos en un futuro. Dependiendo de cada tipo de documento, tendrás la necesidad de conservarlo o borrarlo para la buena administración documental de la empresa.

 

¿Qué permite una buena gestión documental?

 

3. Bases de datos de los archivos

Cuando tienes una buena administración documental puedes acceder de forma rápida a cierto material, ya que a través de la búsqueda mediante claves agilizas mucho el acceso. Si haces una clasificación a través de una numeración o matrícula de cada documento darás a la base de datos mucha agilidad.

Los sistemas de clasificación dan una estructura óptima de los archivos y por esto ofrecen acceso rápido a cada uno de ellos en cualquier momento.

 

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4. Generar empatía con los clientes

Mantener un archivo de documentos digitales en el cual se valoran las relaciones con los clientes permite mejorar el trato que debes ofrecer a clientes que han mostrado fidelidad a los productos o servicios de la empresa. Con esta información puedes personalizar detalles de los clientes, para llevar a cabo acciones como ofrecer un regalo haciendo alusión a su fidelidad. Esto solo se puede lograr con una buena administración de los documentos.

Detalles como estos ponen a la empresa en el siguiente nivel de atención al cliente. Esto, por supuesto, genera lo que se conoce como valor agregado. Por ende tiene una repercusión positiva para tu negocio.

La empatía con los clientes solo la podrás conseguir de forma genuina si conoces bien los datos e historiales de sus compras. De esta manera, el gerente de ventas está mejor informado sobre los clientes fieles y así puede dar un trato personalizado cautivando con esto al cliente cada vez más.

La mejor solución para la empresa

Sin duda alguna, por esto y muchos factores más es indispensable que implementes el uso de la administración documental cuanto antes.

5 beneficios de la gestión documental en las empresas

Cuando tu empresa empieza a gestionar sus actividades cotidianas necesita una sistemática gestión documental. Este factor hará que sea más efectiva al momento de responder temas como declaración de impuestos, asignación de incentivos, pago de prestaciones a sus empleado, entre muchas otras acciones administrativas.

5 beneficios de practicar la administración de documentos

Hay un sin fin de razones por la que la empresa se debe enfocar en una buena administración documental. Por eso a continuación te presentamos algunos ejemplos:

1. Acceso rápido a la información

Toda compañía frecuentemente necesita cierta información como el porcentaje que hay que pagar de impuestos al sistema tributario, o los días laborados por sus empleado en la quincena o mes actual para construir la nómina. Para esto, es necesario acceder a la información del registro y verificar los datos que le darán la pauta para resolver tales problemáticas.

Estas actividades solo las harás de manera eficaz si cuentas con una base de datos que te permita el acceso inmediato a los respectivos expedientes.

2. Digitalizar documentos

Muchos de los documento en papel pueden digitalizarse para conservarlos más seguros en carpetas dentro de los equipos informáticos o en la nube. Con esto tu empresa estará a la vanguardia y la seguridad de contar con un respaldo de tales documentos digitalizados.

3. Seguridad de la información

Al haber creado documentos digitales y la base de datos para categorizarlos y almacenarlos se gana en eficacia. Así, cuando sea necesario, podrá accederse rápidamente a las facturas y recibos para ejecutar la declaración de impuestos.

Sin embargo, bajo este mismo sistema de información de administración documental se tienen que ejecutar medidas de seguridad básicas para evitar accesos no autorizados.

Puede evitarse que personas con malas intenciones accedan a documentos virtuales. La seguridad a través de alguna mecánica como contraseña o autenticación directa ayudan a la buena administración de los documentos digitales.

4. Trabajo colaborativo online

Una de las grandes ventajas es desarrollar trabajos online coordinando equipos de trabajo de la empresa, de tal manera que remotamente puedan tener acceso a un mismo conjunto de archivos y modificarlos en tiempo real.

Esto trae consigo una mayor productividad para la compañía, ya que los empleados podrían estar laborando desde su hogar si así fuese preciso y sus avances los podría ver el jefe en cualquier momento también desde la comodidad de su hogar.

 

5 beneficios de practicar la administración de documentos

 

En pleno siglo XXI esta es una práctica que cada vez se está adoptando más por varias empresas para aumentar la efectividad en la producción. La base de datos de los archivos en línea permiten así un trabajo remoto lo cual da mayor flexibilidad a los empleados.

5. Control de las versiones de documentos

Las versiones de los documentos digitales deben tener un sistema bien definido a través de factores como la fecha de creación y la fecha de la última modificación como lo suele manejar Microsoft Word en sus documentos.

 

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Al tener un archivo en común compartido por varios usuarios que tienen acceso de edición es común que puedan acceder a diferentes versiones lo cual puede causar confusión y reducir la productividad. Para eso es que el sistema de administración de documentos digitales de la firma debe estar diseñado. Uno de los objetivos de este sistema es tener bien controlada las versiones de los documentos para evitar duplicados u otros problemas.

Cuando se trabaja en colaboración con varios empleados siempre es de gran utilidad tener un buen sistema de administración documental con el software adecuado. Tu empresa ahorrará muchas horas de trabajo si desde el inicio se tienen previstos los problemas que puedan surgir en el trabajo colaborativo.

 

Gestión de archivos: ¿Qué tan efectivo es para tu empresa?

La gestión documental es hoy un proceso administrativo que cada vez cobra más importancia en el manejo y diseño organizacionales. Independientemente del tamaño de la empresa, la administración de archivos y documentos es un asunto que debe estar en equilibrio con la estrategia de crecimiento, es por ello su relevancia en el funcionamiento de las pequeñas y medianas empresas, es decir, en las pymes.

La gestión de archivos es una de las principales funciones de la gestión documental, la cual si se ejecuta correctamente contribuirá positivamente a direccionar el logro de la visión de este tipo de firmas que es precisamente el crecimiento, es decir, llegar a desarrollarse como una empresa de mayor tamaño.

¿Para qué sirve la gestión documental?

La respuesta a esta pregunta puede darse de acuerdo a varias directrices, es decir, depende de la etapa de desarrollo de tu empresa, depende del direccionamiento y planificación estratégica y de los objetivos organizacionales. Es útil tanto en el tiempo en que nace tu negocio, así como durante las distintas etapas de su desarrollo.

Lo que nos indica que su utilidad no es exclusiva para grandes empresas, ni de aquellas emergentes o con un tipo de actividad específica. Es importante tenerla presente tanto para industrias de manufactura como de servicios, para empresas líderes, como para las que aún no lo son.

 

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Los archivos documentales son un soporte fundamental para el éxito del negocio de pequeñas, medianas y grandes empresas, independientemente de si la estrategia es la innovación, el liderazgo, la investigación y el desarrollo, así como el crecimiento, desarrollo de nuevos productos, oportunidades de negocio, cambio tecnológico, la gestión del conocimiento y la gestión de la calidad, entre otras.

Es por eso que a medida que la compañía madura y se certifica en términos de antigüedad, los documentos pasan por ciclos de actividad e inactividad, constituyéndose en la base de la información que evidencia la historia del negocio, por lo que es importante en cualquier punto de la curva de crecimiento de tu compañía.

 

Para qué sirve la gestión documental

 

¿Cuáles son los beneficios de una eficiente administración de archivos?

La administración ineficiente de los archivos se ve representada en una serie de problemas que nos permitirán entender mejor los beneficios de su implementación sistematizada, en la cual se toman en cuenta los documentos en formatos físico y electrónico.

Características de una gestión documental ineficiente

  • Dificultades en la localización y recuperación de los documentos.
  • Pérdida de datos e información valiosa que afecta la toma de decisiones.
  • Confusión entre documentos activos y no activos.
  • Producción innecesaria de copias de documentos.
  • Disminución de los niveles de productividad.
  • Incumplimiento de la normativa técnica y legal.
  • Preservación de documentos no vigentes.

Beneficios del tratamiento sistemático de los documentos

  • Ubicuidad de la información.
  • Ejecución ordenada de actividades.
  • Favorecer la productividad de la administración.
  • Conservación de los documentos en caso de desastres y siniestros.
  • Cumplimiento de las especificaciones y estándares técnicos, legislativos y reglamentarios del tratamiento archivístico, que incluyen las actividades de auditoría y de supervisión.
  • Protección de los intereses de los recursos de la empresa.
  • Documentación de las buenas prácticas y de los resultados de los proyectos de investigación y desarrollo.
  • Creación de la memoria tecnológica e histórica de la organización.
  • Toma de decisiones basada en datos e información confiable.

El sistema integral de documentos tiene por objeto el tratamiento de los archivos específicamente en las primeras fases de su ciclo vital. En esta etapa los archivos de información son efectivos para el análisis de las decisiones que se aplicarán para mejorar la productividad y rentabilidad de tu pequeña o mediana empresa.

 

¿Qué es un sistema de gestión documental?

La gestión de documentos es uno de los procesos administrativos de vanguardia en las empresas y en los negocios, cuya finalidad es la administración de todo tipo de documento – convencional o electrónico – en todas las etapas de su ciclo de vida. En la actualidad un proyecto de gestión de documentos está soportado en las TIC, por medio de las cuales se diseñan los sistemas de gestión documental o SGD, logrando así la sistematización de sus fases.

La mejora de la rentabilidad de las empresas en México que han implementado proyectos de automatización de documentos y archivos ha sido exitosa, por lo que es uno de los países de referencia con experiencia en esta área. Las experiencias son buenas ya que se han apoyado con el personal interno y externo para lograr la sistematización de todas las fases del proceso para el uso de la documentación a favor de la productividad de la empresa.

¿Qué es un software de gestión documental?

Los sistemas informáticos para el tratamiento documental son todos aquellos programas de computación diseñados para la gestión de grandes volúmenes de documentos, que por lo general pueden explorar, localizar y almacenar documentos electrónicos y/o el digital de los documentos en papel. El manejo de tanta cantidad de información necesariamente requiere del uso de un software que facilite los siguientes procedimientos:

  • Búsqueda o localización de la información.
  • Clasificación o categorización de los documentos según su vigencia.
  • Distribución según las necesidades de la empresa.
  • Disponibilidad y acceso a la información sin restricciones de tiempo ni espacio.
  • Aplicación de criterios de confiabilidad, validez y confidencialidad.
  • Seguridad en el tratamiento de los datos.
  • Previsión de las condiciones para la eliminación de la información redundante, innecesaria y de baja calidad.

 

¿Qué es un software de gestión documental?

 

Es ideal que la implementación del software de gestión documental coincida con la fase de inicio del proyecto de gestión documental, lo que favorecerá la integración de ambos diseños, la planeación estratégica del propio proyecto y la toma de decisiones en la utilización del material.

Fases de la sistematización documental

Un software de gestión documental es precisamente la automatización a partir de la fase inicial de todo el proceso de gestión, cuya función principal es optimizar la creación, organización, categorización y el uso de los documentos. Las fases principales para la sistematización documental son.

a) Producción de la información.

b) Grabación de la información.

c) Acopio de la información.

d) Estudio analítico de los datos e información.

e) Tratamiento administrativo de la información o documentación.

f) Socialización de la información.

g) Transferencia de datos e información.

 

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Características de los SGD

Las características generales que describen un sistema informático para la gestión de información y de documentos son:

  • Producen respuestas gerenciales a las problemáticas sobre el manejo de la información dentro de las empresas.
  • Son sistemas abiertos que crecen y se desarrollan a la par de la organización.
  • Abarcan el tratamiento en todas las etapas del ciclo de vida de los documentos.
  • La sistematización de la gestión documental se integra a cualquier sistema de información gerencial de la empresa.

En definitiva, la implantación de una herramienta tecnológica para la gestión de documentos favorece la rentabilidad de las organizaciones, ya que se incrementarán los márgenes de ganancias y de utilidad del negocio, debido a que aumentará  la rapidez en la atención al cliente y reducirá los costos de operación vinculados al tratamiento de los documentos: disminución de espacios, ahorro en papel, menor tiempo del empleado en la búsqueda y localización de los documentos, reducción de gastos para la seguridad y confidencialidad de la información.

¿Por qué implementar la gestión documental en tu empresa?

El objetivo principal de cualquier empresa es la reducción de sus costos para que sus beneficios aumenten. Antiguamente, las empresas solían destinar grandes cantidades de recursos en la organización del archivo, manteniendo siempre un orden dado para cada documento que casi nunca se mantenía. Hoy en día la forma de organizar un archivo con sus respectivos documentos puede ser más eficiente debido a la gestión documental.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión de documentación se resume en la organización adecuada de los documentos de una empresa que se deben archivar por un motivo u otro. Esta gestión u organización te permite la clasificación de cada documento, mantener un orden adecuado ya sea por tema, año o nivel de importancia, y la correcta numeración de cada uno para hacer su búsqueda más eficaz.

Los beneficios de esta gestión

La utilidad predominante de la gestión de archivos proviene del ahorro y la eficiencia. El ahorro se refleja en la disminución de los recursos que se les otorgan al manejo del archivo, ya que por un lado no vas a depender de varios trabajadores para realizar el mantenimiento del archivo, ahora podrás contratar la cantidad óptima. Por otro lado, reducirás los gastos en materiales para la organización de cada documento.

 

¿Qué es la gestión documental?

 

La eficiencia se refleja en la organización de cada documentación. Permite ordenar cada archivo de manera tal que el acceso a la información sea más cómodo. Además le da a la empresa un valor agregado en la implementación de proyectos y toma de decisiones, faculta la protección de información de la empresa, derechos de los clientes, proveedores y demás información vital para el futuro de la misma.

Otro beneficio adicional de la gestión documental se debe a la importancia de implementar un inventario de cada documento que exista en el archivo de tu empresa. Este inventario otorga la oportunidad de saber cuál documento está dentro del archivo, cuándo se sacó una carpeta (controla la salida y entrada), dónde se encuentra y a la vez vigilar la importancia y el ciclo de vida de cada documento.

El ciclo de vida de cada documento permite saber si la información es vital o no para los objetivos de la empresa. Si es vital, se puede mantener, organizar y marcar para su ubicación dentro del archivo. Si ya no es eficiente y necesaria para la compañía, se puede proceder a la eliminación o la digitalización de estos documentos. El control de la documentación permite mantener lo óptimo para el bienestar de la empresa.

 

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Siguiendo con este punto, un documento no necesario se puede digitalizar para que la empresa pueda tener al alcance este mismo documento, si llegase a darse el caso en que se necesitase la información encontrada en los archivos que en el momento se consideraron no aptos para su tarea social.

Y si no implementa la gestión documental

En primer lugar nos encontramos con un estancamiento de los procesos productivos. Este estancamiento, en lo esencial, evita que la empresa se desarrolle y tenga la posibilidad de crecer económicamente debido a que mantiene la misma estructura de costos gracias al sistema de archivo obsoleto que mantiene.

En segundo lugar, el desorden puede provocar cuellos de botella, lentitud en la resolución de incidencias, o incluso pérdida de datos.

Conclusión

Es necesario mantener el archivo bajo el control de las herramientas innovadoras que se desarrollan diariamente dentro de la gestión de documentos. Son varios los beneficios de tener un sistema moderno de organización, control y manejo del archivo. Además, te permite reducir tus costos y enfocarte en las actividades productivas para tener mejores utilidades en la empresa.

Gestión documental: Tiempo de conservación para documentos contables

La gestión documental nos permite conservar archivos importantes a los cuales podemos tener acceso en el momento en el que los necesitemos. Este servicio es una gran ventaja si nuestras actividades requieren que tengamos guardados documentos durante algún tiempo, como es el caso de los papeles contables.

¿Qué son los documentos contables?

Los documentos de contabilidad se integran por:

  • Libros, papeles de trabajo, sistemas y registros contables, cuentas especiales, estados de cuenta, control de inventarios y método de valuación, así como de libros y registros sociales.
  • Cualquier medio procesable que facilite el almacenamiento de datos, como discos, cintas, entre otros.
  • Sistemas o equipos electrónicos de registro fiscal y sus registros correspondientes.
  • Documentos para comprobar los asientos e información que posibilite acreditar ingresos y deducciones.

¿Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables?

El tiempo de conservación dependerá del tipo de documento que sea y los efectos fiscales que tenga. A continuación se hace un listado con la clasificación de documentos, el tiempo que deberán guardarse y con qué propósito.

  • 5 años. Por lo general la documentación de la contabilidad debe ser guardada por cinco años a partir de la fecha en la que se presentaron las declaraciones correspondientes. Es decir, contemplando que el impuesto sobre la renta se calcula por ejercicios fiscales, se debe conservar toda la documentación que ampara las operaciones del año del ejercicio respectivo.

Por ejemplo: Si voy a declarar el ejercicio fiscal del año 2018, entonces necesito conservar notas de venta, facturas de ingresos y gastos, conciliaciones bancarias, estados de cuenta, papeles de trabajo de cálculo de impuestos de ese año, entre otros; para presentar la declaración en marzo de 2019. Por lo tanto, el resguardo de documentos se realiza de marzo de 2019 a marzo de 2024.-

 

Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables

 

Si es necesario realizar alguna declaración complementaria en ese lapso de tiempo corrigiendo algún rubro de ingreso acumulable o deducción autorizada, el tiempo empieza a contar nuevamente a partir de la fecha en que se hizo la declaración complementaria.

Documentos que deben guardarse más de 5 años

1. Documentos que tienen efectos fiscales y se prolongan en el tiempo

  • Recuperación de créditos, préstamos (otorgados o recibidos), pérdidas fiscales. Empieza a correr el tiempo desde el día en que se hace la declaración fiscal del último ejercicio donde se producen los efectos.

Si la autoridad fiscal ejerce sus facultades de comprobación, el contribuyente debe proporcionar la documentación que acredite la procedencia de la pérdida fiscal, el préstamo o la recuperación de crédito, sin importar el ejercicio en el que se haya originado. Los documentos que soporten la operación deberán guardarse hasta que la misma sea restituida.

  • Ingresos que tienen efectos en otro ejercicio. Aquí entran las depreciaciones y amortizaciones, en estos la conservación de archivos dependerá de la tasa de depreciación o amortización que la ley establezca para el activo.

También está el caso de la promoción de recursos o juicios, donde el plazo para conservar los documentos se computa a partir de la fecha en la que se firme la resolución que les de fin.

2. Documentos que deben archivarse por el tiempo en el que subsista el contrato o la sociedad de que se trate. 

  • Contratos de asociación en participación, fusión o escisión de sociedades, actas constitutivas de personas morales, actas de aumento o disminución del capital social, entre otros.  

Ya estás informado sobre el tiempo de resguardo de tus papeles contables. El tener estos documentos archivados, organizados, seguros, intactos y a la mano es indispensable para poder corroborar cualquier trámite que como contribuyente te sea requerido. Puedes buscar apoyo en una empresa de gestión documental.

Conozcamos todo sobre la custodia documental

Cualquier empresa que preste los servicios de custodios de documentos debe regirse por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación. Siendo la Ley General de Archivos la máxima norma aprobada por el ente legislativo.

 

¿Qué es la custodia documental?

Hablamos del servicio por medio del cual se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios digitales. De manera más amplia, el servicio de custodia documental consiste en el depósito de los archivos del cliente en nuestros centros de custodia, dándole óptimas condiciones de conservación, seguridad y confidencialidad mediante la aplicación de la tecnología y usando los recursos más avanzados. Los centros de custodia trabajan únicamente la custodia de la documentación, no existiendo otro tipo de mercancías acumuladas, el acceso de este se encuentra bajo los límites del personal autorizado.

 

¿Cómo es el tratamiento de la información en la custodia documental?

Como primera medida se almacenan los archivos de nuestros clientes en bodegas especializadas y adecuadas según el Archivo General de la Nación.

El servicio ofrece transporte seguro de los documentos llevándolos a su lugar de destino bajo todas las precauciones para evitar la perdida de la información, usando nuestros vehículos especializados para el buen tratamiento de los documentos.

Contamos con el número necesario de suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para proteger los documentos en lugares idóneos y en las mejores condiciones.

Por medio de códigos de barras controlamos la identificación de los documentos, vigilando cada uno de los mismos y llevando una impecable trazabilidad durante la custodia o préstamo.

 

¿Qué incluye el servicio de custodia documental?

  • Custodia de archivo físico.
  • Custodia de archivos digitales o medios magnéticos.
  • Suministro de unidades de conservación.
  • Servicio de consulta.
  • Administración con código de barras.
  • Levantamiento de

 

La ruta de la custodia documental es como sigue:

  • Traslado inicial.
  • Codificación.
  • Registro
  • Almacenamiento

 

Servicio de custodia documental en detalle:

  • Servicio de sistema de control de acceso.
  • Sistema de detección y extinción contra incendio.
  • Sistema de detención y extracción ante inundaciones.
  • Circuito cerrado de vigilancia.
  • Software de administración de custodia.
  • Sistema integrado de conservación documental.

 

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Veamos ahora, aspectos relacionados con la custodia documental.

 

Seguridad de los documentos

Se pueden presentar dudas, como: ¿Quién modificó X archivo por última vez? Para resolver estas dudas el sistema de conservación de documentos es de suma importancia, permitiéndonos saber la fecha en que se sube un documento, la fecha en que se entrega y si es modificado, en que fecha y por quien. De esta forma podemos prever el fraude o los errores humanos en la gestión de archivos.

 

Simplificación del uso de la plataforma tecnológica: Lo ideal es que todos nuestros programas puedan interactuar entre sí, utilizando en esta implementación recursos que antes eran destinados a la gestión del archivo en papel.

Evitar la dispersión de documentos: Habitualmente los documentos son generados por diferentes ordenadores, para acceder fácilmente a estos documentos los ordenadores deben estar conectados entre sí, por los cual es necesario un sistema o software que los administre.

Racionaliza el flujo de documentos en la empresa: Ya que los documentos pasan de unas manos a otras, se debe establecer un protocolo del proceso. Si no se tiene en cuenta este protocolo podemos incurrir en errores humanos.

 

En cuanto al servicio de consultas, el cliente puede solicitar en el momento que lo necesite o lo desee los siguientes tipos de consulta:

  • Consultas físicas de carácter normal.
  • Consulta electrónica, es decir, por correo electrónico, fax, etc.
  • Consultas presenciales en el centro de custodia, poniendo a disposición del cliente un archivista que le brinde el soporte requerido.

 

Finalmente, decimos que la custodia documental es la parte de toda la gestión de archivo que debería dotarnos de mayor seguridad en la empresa prestadora del servicio, siendo la parte del proceso que más exige estándares de calidad y prevención de riesgos, debido a que se contemplan todas las estrategias para proteger profesionalmente la información.

¿Por qué es importante la elaboración de inventarios de archivo?

Un inventario describe el contenido y organización de los documentos que lo integran. De manera más amplia, un inventario es el instrumento de consulta que describe un fondo mediante la reseña de sus series documentales. No es un simple listado o relación de los documentos contenidos en un acervo documental, es una herramienta de registro, control y localización de la gestión de archivos.

Una empresa especialista en gestión documental puede garantizarnos a través de un inventario archivístico la confirmación documental de cada momento, es decir, la existencia o ausencia de una unidad del fondo documental. Esto facilita su recuento reglamentario, asegurando su permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos, con eficiencia y rapidez.

 

Tres ventajas de los inventarios de archivo:

Prevenir incidencias: Se refiere al extravío de la documentación por posible pérdida, con la consecuencia de enfrentar procesos jurídicos, legales o administrativos.

Consulta: Se relaciona con el fácil acceso. La consulta de la información presenta un beneficio a la hora de tomar decisiones de cualquier índole dentro de la compañía.

Seguridad: Podemos encontrar el documento requerido y en el momento oportuno. Si tenemos la documentación ordenada no tendremos problemas para obtener la información que necesitamos, ahorrándonos tiempo, dinero y esfuerzos.

Fácil acceso: Una documentación que no tenga orden nos puede producir dificultades en diferentes procesos administrativos, por lo tanto, es necesario un acceso simple y lógico que nos permita la localización de manera rápida y directa.

Cumplimiento legal: En necesario que la documentación sea guardada según la situación fiscal, asegurando en cumplimiento normativo de los documentos.

 

Beneficios de los inventarios de archivo:

  • Organización documental por departamentos.
  • Clasificación por tipo de documento, fecha o serie alfanumérica.
  • Detalle por caja o expediente.
  • Depuración y retiro de la documentación.
  • Documentación ordenada y asequible.

 

Aunque en todos los países existe la gestión documental, encontramos diferencias en la legislación entre algunos de ellos. Sin embargo, los procesos son similares en todo el mundo.

“En el nuevo milenio las empresas competitivas serán aquellas que tengan la mayor eficiencia y dominio de la digitalización” Bill Gates.

 

A continuación, un instructivo que nos puede dar una idea del diligenciamiento del formato de inventario único documental:

Entidad productora: La razón social de quien produce los documentos.

Unidad administrativa: El nombre de la dependencia de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Oficina productora: Unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto: Finalidad del inventario.

Registro de entrada: Solo para transferencias primarias o secundarias.

Número de orden: Se anota en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que corresponden generalmente a una unidad documental.

Código: Sistema establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series y subseries.

Nombre de la serie o subserie: Se refiere al nombre asignado al conjunto de unidades documentales de contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano.

Fechas extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. Se ponen los cuatro dígitos correspondientes al año.

Unidad de conservación: Se consigna el número asignado a cada unidad de almacenamiento, en la columna se indica la cantidad de carpetas de un expediente.

Número de folios: Número total de folios contenidos en cada unidad de conservación descrita.

Soportes: Se usa una columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación. Ejemplo: Videos o soportes electrónicos.

Frecuencia de consulta: Se debe especificar si la documentación requiere un alto, medio, bajo o ningún índice de consulta.

Notas: Se consignan los datos que sean importantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Elaborado por: Nombre, apellido, cargo y firma de la persona que elabora en inventario, con su respectivo lugar y fecha de realización.

Entregado por: Nombre, apellido, cargo y firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como lugar y fecha en que se realiza dicha entrega.

Recibido por: Nombre, apellido, cargo y firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como lugar y fecha en que se recibió.

 

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En definitiva, un inventario de archivo es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo. Tiene como principal utilidad poder registrar correctamente los documentos existentes en la compañía, facilitando el control de los mismos y por ello, de los procesos administrativos de cada dependencia.

¿De qué hablamos cuando hablamos de gestión de archivos?

¿Qué es la gestión de archivos?

Según la definición del Consejo Internacional de Archivos, la gestión de archivos es el estudio teórico práctico de los principios y procedimientos concernientes a las funciones de archivos. En una definición más amplia, podemos decir que la gestión de archivos está relacionada con la buena y controlada administración de la información de una organización.

¿Para qué implementamos la gestión de archivos?

Sirve para facilitar el trabajo con la documentación que se produce en la empresa. Cada uno de los involucrados con los documentos del archivo debe saber qué documentos guardar, cuándo, cómo y dónde. Así mismo debe saber donde esta la documentación en el momento de necesitarla.

Nos ayuda a tener accesibilidad y transparencia en la información, además de esto también nos proporciona el intercambio y la reproducción de los recursos, evitando duplicados, información innecesaria o pérdida de la información.

Podremos mantener viva la memoria de la organización, como dijo Atherton, en 1983: “salvo la paz permanente, nada podría contribuir más a alcanzar los fines de las sociedades en desarrollo y hacer éste un mundo mejor para vivir, que una transferencia de información científica y tecnológica efectiva y de alcance mundial”.

Funciones de la gestión de archivos

Función de la gestión de archivos

La principal función de la gestión de archivos es proporcionar una visión lógica de la organización de los datos. Entre otras funciones encontramos:

  • Identificar y localizar un archivo.
  • Controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.
  • Bloquear el uso de archivos.
  • Ubicar archivos en bloques libres.
  • Administrar el espacio libre.
  • Permitir la transferencia de datos de unos usuarios a otros.
  • Facilitar a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de la manera más efectiva.

Para entender mejor la información consignada en este artículo, repasemos algunos conceptos básicos de la gestión de archivos:

¿Qué es un archivo?

En un grupo de información organizada de la misma clase o que están relacionados entre sí. Éste se almacena en cualquier computadora y debe identificarse con un nombre.

¿Qué son los directorios?

En los directorios se guardan grupos de información relacionados entre sí, dentro de estos directorios encontramos otros llamados subcarpetas. Sirven para el mejoramiento organizado de los archivos.

¿Qué es un campo?

Es el espacio donde se almacena un elemento de datos básico y su valor no cambia. Estos campos se utilizan como herramientas de identificación. Su longitud varía, puede ser fija o variable.

¿Qué es un registro?

Un registro habla de campos unidos y relacionados entre sí, que representan un mismo conjunto o unidad de dato.

¿Qué es una base de datos?

Conjunto de datos que pertenecen a un mismo contexto y se almacenan sistemáticamente para su uso posterior.

Más allá de proteger nuestra información, no solo de gestión, sino de memoria histórica de nuestra empresa, veamos de manera más detallada la importancia de la gestión de archivos.

¿Qué importancia tiene para mi empresa la gestión de archivos?

Qué importancia tiene para mi empresa la gestión de archivos

Para empezar, es importante que la gestión mantenga algún orden y control sobre los mismos, siendo este el punto más importante en que se ve involucrada la gestión de archivos, debido a que en algún momento durante el desarrollo de la actividad comercial, se presentará la necesidad de recurrir a vieja información, ya sea con el fin de planificar diferentes estrategias, consultar cuáles son aquellas que han tenido un impacto positivo en el mercado y para hacer diferentes consultas con el objetivo de mejorar la capacidad de desarrollo de la empresa.

Para finalizar, debemos tener en cuenta que muchas veces se presentan situaciones en las que las empresas se enfrentan a problemas de tipo legales y fiscales. Si llevamos una adecuada gestión de archivos, tenemos la plena seguridad de que la información estará disponible en el momento que la necesitemos, y por tanto, podemos hacerle frente  a este tipo de eventualidades, presentando a tiempo los documentos solicitados por las diferentes entidades.

 

Gestión de archivos: Conoce las ventajas que puede traerle a tu empresa

ventajas que puede traerle las empresas la gestión de archivo

Siempre es importante tener un sistema de gestión de archivos, aunque a simple vista pareciera que no es uno de los puntos de mayor importancia para nuestra organización. Sin embargo, es un beneficio significativo obtener un sistema de esta magnitud, ya que por medio de este todos los documentos de la empresa estarán controlados y centralizados.

Algunas empresas no solo tienen operaciones dentro del territorio nacional, sino que mantienen negocios con otros países, en todos los casos es absolutamente necesario contar con un buen sistema de organización documental que nos facilite las operaciones administrativas, fiscales y judiciales.

Ante la duda acerca de la implementación de la gestión de archivos, formulamos las siguientes preguntas que podemos hacernos para resolver nuestra indecisión:

  • ¿Qué información (archivo, documentos) necesitamos para administrar nuestra empresa?
  • ¿Cuál es la mejor forma de almacenar nuestra información?
  • ¿Cuál es la manera más práctica de identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?
  • ¿Somos cuidadosos con nuestros sistemas de información, con nuestros metadatos y con la clasificación de los documentos?
  • ¿Cuál es el tiempo de almacenamiento que necesita cada clase de información?
  • ¿Qué política empleamos para la destrucción de los documentos que ya no usamos?
  • ¿Cuál sería la consecuencia de una falla en los sistemas que contienen los datos, información y documentos de la empresa, y cómo hacemos frente a esta situación?
  • ¿Qué tan seguros son nuestros documentos o información importante?
  • ¿Qué tan rápida es nuestra respuesta ante una catástrofe que afecte la información de nuestra empresa?
  • ¿Estamos seguros de estar cumpliendo con nuestras obligaciones legales y normativas con respecto a nuestro archivo y la gestión del mismo?

Llegados a este punto, veamos la importancia de un sistema de gestión de archivos en nuestra organización.

 

Ventajas de la gestión de archivosVentajas de la gestión de archivos

  • Evitamos la pérdida de documentos, ya que están seguros en su totalidad en un servidor documental central.
  • Evitamos la pérdida del tiempo, debido a que cualquiera que necesite la información puede tener acceso a ella desde su lugar de trabajo y sin intermediarios.
  • Mayor acceso a la información de manera segura y estructurada al poder definir diferentes permisos de acceso a los documentos dentro del sistema de gestión de archivos.
  • Control de cambios y de revisiones de los documentos.
  • Captura y extracción de los documentos en papel y la integración al sistema de gestión de archivos como metadatos.
  • Registro de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
  • Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, WEB, EMAIL, FAX, etc.
  • Recuperación de los documentos en formato electrónico y también recuperación de los formatos en físico.
  • Fácil distribución mediante los conectores de salida de documentos, permitiéndonos enviar por Fax, Email, SMS, Correo electrónico, Correo postal, etc.
  • Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de los documentos. Por ejemplo: Automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes de que pase a ser contabilizada.
  • Ahorro de costos de la empresa: 1. Ahorramos tiempo para los empleados en las labores de búsqueda de la documentación. 2. Ahorramos dinero al dejar de usar papel de manera excesiva.
  • Es posible conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata.

 

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En síntesis, la importancia y los beneficios de la gestión de archivos no termina aquí, también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas, ofreciendo una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad. A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, permitiendo incorporar archivos en PDF y ficheros que transiten por correo electrónico.

No dudes en contactar un prestador de servicios de gestión de archivos que maneje la información de tu empresa con profesionalismo y en pro de estar a la vanguardia con los sistemas de información.