Digitalización de documentos, la técnica que mejorará la consulta de tu información

Como has podido comprobar, a lo largo de los años, el formato papel ha ido desapareciendo para ir dando paso al digital. Esto nos ha supuesto el cambio de tener que acostumbrarnos a la digitalización de documentos. Pero, como vas a ver, las ventajas de este sistema son incontables.

Qué ha significado la revolución de los documentos digitales en cuanto a su facilidad de consulta

El uso de documentos digitales o virtuales ha simplificado mucho las tareas relacionadas con la manipulación de archivos y su consulta, sobre todo a las empresas y organismos públicos. Dicha simplificación lleva consigo una serie de beneficios destacables. ¡Conócelos todos!

Solventa los problemas de organización y espacio

Con la digitalización de archivos puedes decir adiós a las pilas de documentos amontonados en cajones de armarios y escritorios. Un inconveniente del formato físico es que ocupa espacio. Con frecuencia demasiado espacio, sobre todo si la empresa maneja una cantidad de información considerable.

Los documentos digitales eliminan por completo el problema del espacio. No hay límites en cuanto a la información que puedes almacenar y su organización es mucho más sencilla. Esta ventaja facilita su consulta.

Simplifica la consulta de archivos

Podemos resumírtelo en pocas palabras: rapidez, eficiencia, mejora de la productividad; esto es lo que aporta la consulta de archivos digitales. Organizar adecuadamente la información en una nube de Internet hace que puedas acceder a cualquier documento que busques con unos pocos clics.

 

Qué ha significado la revolución de los documentos digitales en cuanto a su facilidad de consulta

 

Esto ha sido un gran avance frente a los problemas que conllevaba el almacenamiento físico: documentos que se perdían y que había que buscar durante horas, archivos cambiados de sitio, lentitud en la consulta, etc. La digitalización de archivos facilita las tareas de consulta a los empleados. Y te permite dar una respuesta ágil y rápida a los clientes.

Se evita la pérdida o destrucción de archivos

Los documentos en formato digital son mucho más fáciles de custodiar. Su pérdida o destrucción son prácticamente imposibles. Sobre todo si están bajo la custodia del responsable adecuado.

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Otro inconveniente asociado a la consulta de documentos físicos es la posibilidad de que hayan sido eliminados. Algo que repercute de forma perjudicial en el trabajo y en la satisfacción del cliente. La digitalización de un documento te garantiza que el mismo esté siempre disponible, en el lugar donde esperas encontrarlo y cuando vayas a consultarlo.

Te evita la sorpresa de encontrar que un archivo importante ha sido destruido cuando lo estabas buscando. Pero incluso en el caso de que eso sucediera, en formato digital suele ser recuperable, pues existen aplicaciones que permiten restaurar archivos borrados por error.

Mejora la seguridad. Tú decides quién los puede consultar

Los métodos de seguridad para la custodia de archivos físicos (como las cajas fuertes y cerraduras) son más fáciles de manipular. Por otra parte, el formato digital nos permite establecer rigurosas claves de acceso y que la información viaje encriptada. De esta manera, las personas sin autorización no podrán tener acceso a los datos y estos solo podrán ser consultados por los empleados o responsables delegados.

Fácil estructura de archivos

Este sistema te permite crear una base de datos virtual donde todos los documentos vayan agrupados en carpetas y subcarpetas según su tipología, fecha, etc. Por ejemplo: facturas, contratos, nóminas de empleados, gastos… Podrás establecer métodos intuitivos para encontrar cada documento de manera sencilla.

Digitalizar tus documentos los hace mucho más seguros, fáciles de organizar y, por lo tanto, accesibles. Recomendamos contar con el apoyo de una empresa especializada en custodia de documentos. Te podrá ayudar creando un inventario digital de archivos con un buscador de uso sencillo, para que puedas hacer consultas y recuperar fácilmente los documentos que necesites.

¿Qué tan importantes son los documentos digitales en la actualidad?

En la actualidad el uso de los documentos digitales han cambiado el estilo de vida de las empresas que los requieren. Esto debido a que los trámites a través de Internet han agilizado en gran manera el procedimiento trayendo con esto la satisfacción del usuario.

A comienzos de los años 90, la informática empezó a influir mucho en la vida de las empresas en México sobre la gestión de documentos. Aparecieron en uso intensivo los procesadores de texto y el correo electrónico, los cuáles cambiaron rotundamente la manera de administrar la documentación.

Esto ha traído mucha ventaja para las empresas, ya que ahora pueden tener más control sobre sus expedientes así como sobre sus ventas y la gestión con el Sistema de Administración Tributaria para la declaración de impuestos y otros trámites.

Ventajas y desventajas de la gestión digital de documentos

Por supuesto que al manejar los documentos en forma digital nos enfrentamos con situaciones en las que podemos sentirnos seguros y confiables pero también la mala gestión puede traer algunos dolores de cabeza. Veamos sus beneficios y perjuicios.

Ventajas

  • Facilidad de compartir los documentos.
  • Seguridad con el respaldo adecuado.
  • No dependen de la computadora de la oficina.
  • Facilidad de edición y creación.
  • Facilidad de búsqueda en bases de datos.
  • Cuidado del medio ambiente por no usar papel.

Desventajas

  • Infección por virus.
  • Plagio por facilidad de hacer copia.
  • Incompatibilidad con versiones de editores de texto.
  • Pérdida fácil si no se hace respaldo.

Sectores más beneficiados por la gestión digital

Los despachos de abogados en México han sentido este cambio gracias a la gestión digital al menos en las últimas dos décadas. La razón es porque precisamente este rubro de empresas tienen mucha dependencia de los documentos a nivel electrónico.

 

Sectores más beneficiados por la gestión digital

 

Un abogado desde que recibe al cliente está gestionando electrónicamente ya que suele acudir a bases de datos para informar mejor sobre el caso de su cliente. Además que cuando inicia con el caso del cliente seguramente tendrá que crear un escrito usando otro escrito hecho anteriormente desde una platilla.

Con esto el abogado ahorra mucho tiempo y por ende reflejará la eficacia de su servicio ante el cliente.

 

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Otro caso a citar son las empresas que tienen una gran variedad de productos y que regularmente son proveedoras o distribuidoras en la zona. Tales instituciones necesitan manejar grandes inventarios en los que se ven involucrados datos de clientes y fabricantes que por ningún motivo deben poner en riesgo de perderlos.

El manejo de grandes bases de datos con documentación electrónica y la eficacia con la que se haga hará la diferencia del servicio con la que cada empresa desee distinguirse ante su competencia.

La importancia de los respaldos periódicos de la documentación electrónica

Así como ya se mencionó, el respaldo es uno de los factores con los que hay que lidiar para tener la seguridad de los datos que cada negocio maneje. Sabemos que hoy en día los respaldos no se limitan a tener nuestros archivos en la computadora o en nuestro smartphone. La razón es muy obvia: ambos equipos físicos nos los pueden robar o pueden ser infectados por algún virus y los documentos quedan totalmente en riesgo.

Es por eso que debemos tener muy en cuenta el uso de servicios en la nube para poder hacer los respaldos periódicos de los datos importantes. Con esto nos ahorraremos muchos dolores de cabeza.

Sin duda alguna, hacer los respaldos en el momento indicado nos pondrá en otro nivel de gestión, y siempre podremos ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes para su mejor satisfacción.

¿Qué requisitos mínimos debo cumplir para digitalizar documentos?

A la hora de digitalizar información importante de tu empresa, conviene conocer la normativa legal para su adecuado cumplimiento. En México los requisitos referentes a la digitalización de documentos quedan recogidos en la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016. Veámoslos.

Requisitos de la NOM-151-SCFI-2016

Distinguimos entre los que se refieren a la constancia de conservación de mensajes de datos y los necesarios para digitalizar documentos en soporte físico.

Constancia de conservación de mensajes de datos

Será la Secretaría de Economía quien disponga del listado de algoritmos criptográficos permitidos en su sitio web. Estos serán los únicos que podrán usar los prestadores de servicios de certificación para dejar constancia de los datos conservados.

Para ello se hará necesario formar una solicitud de constancia que debe incluir una huella digital electrónica. Para obtener la constancia de conservación se podrán utilizar los mecanismos que hayan acordado el interesado y el prestador de servicios de certificación, quien debe implementar un sistema que permita al interesado identificar dicha constancia.

Si el prestador quiere formar la constancia de conservación, esta deberá incluir varios sellos digitales: el sello de tiempo (con un número de serie único y fecha y hora de generación), el identificador de objeto, la huella digital electrónica y las extensiones necesarias.

Para verificar la autenticidad de la constancia se seguirán varios pasos. Tienes que obtener el certificado y la verificación de la firma electrónica del prestador de servicios, la huella digital del mensaje de datos original y verificar que el resultado se corresponde con el valor del sello digital de tiempo. La fecha de inicio de este sello es la que indica desde cuándo existe el mensaje a efectos de conservación de datos.

Requisitos mínimos para digitalizar documentos en soporte físico

Un mensaje de datos debe incluir varios componentes: la representación en medios electrónicos de documentos en soporte físico conforme a la normativa, la solicitud de constancia de conservación anteriormente explicada y el procedimiento de migración desde el soporte físico al electrónico.

 

Requisitos mínimos para digitalizar documentos en soporte físico

 

El formato del mensaje podrá ser elegido por el interesado. Tendrá que ser estándar, diseñado para contener el tipo de documento y con posibilidad de visualizarlo desde un software disponible en el mercado.

Respecto a la calidad, el contenido que migres debe ser fiel al original, garantizado por firma electrónica. Las representaciones gráficas deben tener calidad de 200 píxeles por pulgada o superior. El audio, una frecuencia de 44.1 kHz y 16 bits o superior, y el vídeo, una resolución de 352 por 288 píxeles o superior.

Los mensajes de datos deben ser de alta calidad y respetar la geometría, aspecto y codificación de origen, sin incluir caracteres o gráficos que no estuvieran en el soporte físico. No podrán consultarse ni modificarse por el solicitante mientras se genere la constancia de conservación de los mensajes. Tendrá que respetarse el formato determinado por el interesado previo acuerdo con el prestador de servicios y acogerse a la NOM.

Un documento digitalizado debe ser una representación visual lo más exacta posible del mensaje original. El prestador de servicios de certificación es quien realizará las operaciones necesarias para garantizar que los archivos electrónicos son fieles a los documentos en soporte físico.

 

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¿Por qué debes cumplir los requisitos?

Cumplir con las disposiciones de la NOM-151-SCFI-2016 permite a la sociedad mexicana avanzar hacia un modelo eminentemente digital. La normativa garantiza que cualquier documento electrónico sea conservado con plenas garantías de integridad.

Además, ten en cuenta que los requisitos de verificación y vigilancia de documentos se enmarcan dentro de la Ley Federal de Protección al Consumidor y la Ley Federal de Metrología y Normalización. Si contribuyes con el cumplimiento de la norma estás luchando contra el fraude y la falsificación de los datos, algo que nos repercute a todos.

10 Consejos para organizar mejor tus documentos digitales

El optar por la digitalización de documentos en tu empresa genera muchos beneficios a tu compañía, como lo es reducir enormemente los espacios destinados al almacenamiento de documentos, la búsqueda de los mismos y tener la certeza de que no sufrirán deterioro o maltrato a largo plazo.

¿Qué es la digitalización de documentos?

Consta en crear documentos digitales a partir de escanear y transformar un documento físico y tradicional en un formato digital que pueda ser reimpreso, para posteriormente generar un respaldo de los mismos en soportes de almacenamiento con acceso a internet y motores de búsqueda personalizados. Este proceso facilita enormemente el acceso a dichos documentos, los categoriza y se tiene la posibilidad de acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier parte del mundo.

 

Consejos que mejorarán la organización en la digitalización documental

 

Consejos que mejorarán la organización en la digitalización documental

A la hora de digitalizar tu documentación es fundamental estar convencidos de ello. Antes de tomar la decisión de crear un respaldo digital de tus archivos es importante que se tomen en cuenta muchos factores, pues aunque se trate de un trabajo sencillo, es muy laborioso.

Una vez que se está convencido de llevar a cabo la labor de digitalización, lo siguiente sería tener una excelente organización.

  • Categoriza todos tus documentos en orden de importancia. Es importante que tomes en cuenta el tiempo que es empleado en la digitalización de un solo documento, y el costo que implica. De esta manera podrás tomar decisiones más asertivas en la selección de aquellos archivos que serán digitalizados y aquellos que no.
  • Clasifica todos tus documentos por su tipo. Todo depende de los giros que tenga tu empresa y los documentos que se quieran digitalizar, por ejemplo: puedes crear una categoría con los archivos y expedientes de tus empleados, de esta manera tendrás acceso a toda su información en cuestión de segundos.
  • Hazlo en un momento adecuado. Aunque el tiempo ahorrado en la búsqueda, el flujo y distribución de tus documentos digitales en comparación con documentos tradicionales es enorme. El tiempo que demora digitalizar el archivo es mayor en un principio, por lo que debes hacer una buena planificación.
  • Intenta no tener acciones multifuncionales. Si lo que se persigue es una búsqueda fácil y detallada, es mejor tener funciones específicas.

 

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  • Crea un borrador. Crea uno o más bocetos hasta que encuentres el diseño perfecto en cuestión de funcionalidad. Es importante que estés familiarizado con el orden de las carpetas y archivos que se encuentran en ellas.
  • Distingue entre un archivo “vivo” y uno “histórico”. Por «vivo» se refiere a un documento que consultas de manera constante y contenga información que seguirás consultado en un futuro; mientras que un archivo «histórico» es aquel que se consulta muy pocas veces, ya sea para una consulta ocasional, o bien para hacer una comparativa en resultados de esa época, con lo que vive tu compañía en la actualidad (facturas, recibos, etc.).
  • Delega. Es fácil contratar a una persona o un grupo de personas que se encarguen de la digitalización de tus documentos y de esta manera no descuides tus actividades.
  • Subcontrata. A la larga resulta más rentable contratar una empresa dedicada especialmente a la digitalización de documentos que contratar personal de apoyo y mezclar sus actividades.
  • Elige un buen software. Elige la opción que más se adapte a tus necesidades para gestionar tus documentos de la mejor manera.
  • Adquiere las herramientas correctas. En caso de que lo realices tú mismo, adquiere buenas herramientas (escáner, monitores, etcétera).

La perfecta organización puede definir totalmente el resultado en la creación de tus documentos en formato digital, por lo que es importante que tengas una buena estrategia y planificación.

¿Cómo se realiza la digitalización de documentos?

En la actualidad todas las empresas están obligadas a usar la digitalización de documentos debido a la gran prioridad que representa estar presentes en Internet. Esta presencia virtual te permite, como empresa, un mejor posicionamiento de mercado y la posibilidad de estar en contacto permanente con tus clientes y proveedores.

Pero esta no es la única razón en la que se fundamenta la digitalización de documentos. Dicha digitalización se realiza de manera esquemática de acuerdo a la importancia de la información que contienen. Todas las empresas producen documentos y deben almacenarse inteligentemente de manera que ese resguardo sea de fácil acceso para todo aquel que los necesite a su alcance.

Si cuentas con una clasificación ordenada podrás dar un mejor servicio al cliente, ahorrarás tiempo en la búsqueda de información y en costos. Podrás conservar tus archivos y con ello la memoria de la empresa. Garantizas que esa información necesaria pueda cumplir con leyes vigentes y esté disponible de manera segura. En la clasificación que realices debes jerarquizar la información según su importancia

La digitalización de documentos consiste en obtener una imagen digital a partir de su forma física. Se trata de una representación digital de los mapas de bits de un documento en papel.

Ventajas de la digitalización de documentos

Se pueden digitalizar fotografías, planos, mapas, música, mapas, vídeos, señales de TV y radio, facturas de proveedores y facturas que se expiden a los clientes. Es convertir archivos de origen analógico a una representación digital. Pueden escanearse libros completos y documentos de valor histórico o de investigación.

El proceso incluye la captura con escáner del documento físico, la creación de índices y metadatos que explican lo que es cada documento, para que dicha información asociada facilite su búsqueda.

Digitalización de documentos y metadatos

Los metadatos son una información que describe el contenido del documento que se digitalizó. Te ayudarán a la creación, gestión y conservación del mismo. Un ejemplo es el número de minuta de las reuniones de un Consejo de Administración de una empresa. Otro puede ser el número de referencia de las facturas. No hay un proceso oficial para la creación de estos metadatos; cada empresa u organización diseña el que mejor le convenga.

La digitalización de documentos ha originado la digitalización de firmas y mecanismos de mensajería seguros mediante plataformas o sistemas que permiten canales de comunicación a través de aplicaciones móviles en los que tú como receptor te identificas digitalmente para acceder a este intercambio de mensajes.

 

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Estas aplicaciones facilitan la firma de transacciones como pagos y transferencias, de manera segura a través de procesos acordes a las normativas gubernamentales vigentes.

Ventajas de la digitalización de documentos

La digitalización de documentos ayuda a conservarlos en su estado físico, reduce los costos de recursos humanos y pérdida de información y fortalece su seguridad usando políticas de acceso a usuarios o permisos.

Hay archivos que por su importancia requieren vigilancia las 24 horas y medidas de precaución extrema. El tenerlos digitalizados te permitirá tener un control más amplio de su uso. Puedes digitalizar documentos para ahorrar espacio y papel, para que tus originales perduren más y que no se destruyan.

Piensa en facturas tanto de proveedores como las que has expedido a clientes, contratos y seguros. El acceder a documentos digitales representa un ahorro de tiempo y su revisión o consulta pueden realizarla diversas personas de manera simultánea.

Una vez digitalizados, los documentos pueden ser revisados de manera más frecuente y corregidos, se facilitan los procesos para su envío  y se garantiza su seguridad al poder realizar varias copias de ellos.

Conoce los beneficios de digitalizar tus documentos

Con la llegada de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC´s), los documentos digitales se han convertido en parte fundamental de la operación de una empresa. El ejemplo más claro es la gestión de las facturas electrónicas que se emiten o se reciben. Sin embargo, hay empresas de todos los tamaños que aún no han incorporado el uso de estas herramientas para documentar sus operaciones cotidianas.

Historia de una hoja viajera

11 de junio de 2019, Ciudad de México, 22:30 h. El jefe de embarques de una empresa prepara la documentación que deberá entregar al conductor del camión que a las 3:30 h. del día 12 de junio, saldrá de la planta en Vallejo con un embarque de insumos para ensamble, que debe llegar a la ciudad de Querétaro a las 8:30 de la mañana.

A la hora señalada el encargado entrega al conductor del camión una “orden de embarque”, documento que consta de original y cinco copias. El chofer debe conservar original y una copia, otra copia es para embarques, otra para el almacén en Querétaro y otra para producción.

Una vez ahí, el almacén debe entregar el material al departamento de producción para que se inicie el ensamble. La producción está programada para las 9 en punto.

El encargado de producción y el almacenista deben firmar el original de la orden de embarque, que debe regresar a Ciudad de México con el conductor, que deberá entregarla al jefe de embarques, quien a su vez deberá entregar al departamento de logística, quien deberá cargar la información del embarque en su sistema y digitalizar el documento.

En este ejemplo, estamos hablando de un documento que sirve como evidencia de una operación importante, el traslado de insumos de una planta a otra. Sin embargo, al no ser un documento digital, está expuesto a perderse, dañarse o ser modificado antes de digitalizarse.

Además del cúmulo de firmas que debe contener, no es posible consultarlo en tiempo real, puesto que no está dentro de una plataforma de consulta que lo contenga, complicando cualquier decisión que deba tomarse al respecto.

Conoce los beneficios de digitalizar tus documentos

Las ventajas de automatizar tus procesos

El objetivo de cualquier proceso de automatización es el aumento de la productividad mediante una eficaz asignación de los recursos, lo que incluye herramientas para digitalizar documentos, con lo que se facilita la consulta de los mismos.

Al implementar procesos y procedimientos, se considera que el acceso a la información, sobre todo a la crítica o a la sensible, debe estar disponible en todo momento.

La preservación de documentos ha tomado tal relevancia que surgió la norma ISO – 15489-1, para regular la gestión documental de las organizaciones. Desde un punto de vista práctico, la norma establece que la información contenida en los documentos debe considerarse como un activo de la empresa.

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La digitalización y gestión de documentos

Actualmente, la información de una organización se compone de documentos físicos y digitales. El uso oportuno que se le da a esos documentos para tomar decisiones puede ser la diferencia entre ganar o perder un contrato, o de mantener o perder la lealtad de un cliente.

Por ello, es importante que el desarrollo de un sistema de gestión documental defina qué documentos son importantes y el momento, lugar y forma en que deben ser consultados.

Es importante hacer notar que la norma ISO – 15489-1 hace hincapié en que se debe considerar la conversión de los archivos a los nuevos formatos que se utilicen al implementar el sistema. Por lo que, siguiendo con la tendencia actual, los documentos digitales están tomando mucha importancia al momento de automatizar y optimizar los procedimientos y las operaciones de una empresa.

Conoce cómo ahorrar digitalizando tus archivos

¿Cómo la digitalización de documentos me podría ayudar? Es una muy buena pregunta que probablemente te has hecho y, créelo, es muy pertinente, más en esta era de la información.

Para esto se lleva a cabo una captura de escáner del documento físico, o indexación de información extraída del documento, o se hace el almacenamiento del documento y la información para una futura búsqueda. Puedes digitalizar casi cualquier tipo de archivo, que esté en papel físico y luego del escaneo de este mismo se almacenará en una base de datos y después lo podrás solicitar cuando lo requieras.

Incluso no solo se utiliza para los documentos en papel, también puede utilizarse en otros tipos de fuentes de datos, ya sea de fotografías, música, mapas, videos, señales de tv, radio, etc., ya que de igual forma es el mismo proceso transformarlo de analógico a la forma digital.

Existen muchísimos beneficios que este te puede dar y entre ellos está el ahorro de espacio, y otro que sería el ahorro de tiempo. Como cualquier persona sabe que los documentos son archivos muy importantes a la hora de necesitarlos, y hay ocasiones en las que estos archivos se pueden perder por algún motivo o se pueden desgastar con el tiempo, ahora existe esta nueva forma que facilita las cosas y es la digitalización de documentos.

La digitalización de archivos y las empresas

Es útil también para aquellas empresas que gusten de mucho espacio y tiempo, además de la eliminación en riesgos legales, facilita la normalización de archivo, guarda y asegura tipos de documentos: vitales, importantes, útiles y no esenciales.

 

La digitalización de archivos y las empresas

 

Lo ideal es recurrir a algún sitio en el cual se pueda acceder y digitalizar archivos para guardarlos en la nube, que es la forma de guardar archivos de cualquier tipo en Internet, una vez subidos los archivos se pueden buscar, descargar, enviar o imprimir en cualquier momento que lo desees.

Esta manera de guardar documentos y mantenerlos de forma segura también te puede servir si inicias una empresa o ya tenías una, porque de esta manera asegurarás tus datos, sobre todo aquellos que conllevan a asuntos legales, todo esto con tu documentación muy organizada.

La mensajería de documentos en la digitalización de archivos

Es otra forma para facilitar los momentos en que necesites un archivo y está relacionada con digitalizar los documentos. Es posible que seas una persona o empresa que se encuentra muy ocupada y puedas necesitar algún archivo cuando, por ejemplo, está de viaje, no se encuentra en el país o por cualquier otro motivo.

Entonces la mensajería de documentos también te puede servir, luego de que hayas hecho una subida de un archivo, puede que lo necesites urgentemente o simplemente lo necesites en algún tiempo, pues es para las personas que no necesitan un documento físico. Esta es la manera en la que sólo deberás contactarte con algún asistente para solicitar la documentación, ya sea por correo electrónico o por mensajería física, y el documento se te enviará en breve.

En este también existe una sección llamada «sala de revisión y consulta», en la cual se acude a las instalaciones de la asociación a la que se le entregan los documentos a digitalizar, y en esta sección necesitan citas previas, ya que el servicio busca brindar más completa seguridad y confidencialidad de la información a la hora de consultar un documento. Por si no te resulta conveniente enviarlas a una oficina o dirección, se pueden analizar antes del envío.

Y es por esto que debes pensar en utilizar la digitalización de documentos y mensajería de documentos, por tener tantos beneficios que ofrecerte.