¿Cómo gestionar un archivo de documentos digitales?

En archivística es cada vez más importante, debido a las ventajas que aportan, el uso de documentos digitales. Cada empresa o institución lleva un registro detallado de la información que entra y sale, por lo que el uso de las nuevas tecnologías disponibles para el manejo de la información, se hace indispensable.

¿Digitalizar documentos?

Nuestra vida corre a través del Internet y ello no excluye a las empresas e instituciones que necesitan llevar registros de cada aspecto de su funcionamiento; desde facturas, hasta documentos legales, los archivistas deben llevar un registro meticuloso de toda esa información que hace que una empresa funcione adecuadamente.

Los archivos digitales son una forma de llevar los documentos producidos por la labor diaria de una organización y ello hace que se facilite el acceso a aquella información que se requiere. La información se registra a través de medios digitales en formatos específicos, entre los que destacan los formatos .pdf, .docx, .xlsx, .jpeg, y muchos otros más, dedicados a la codificación de variados tipos de datos.

Sin lugar a dudas, digitalizar el papeleo trae ventajas inmediatas, como la agilización de los procesos de búsqueda de documentación y ahorro de espacio físico de las instalaciones. En la actualidad se puede hacer uso de software especializado en manejo de archivos, contratar a empresas que se dediquen a la archivística o se puede hacer uso de herramientas ya existentes que pueden adaptarse para las necesidades de la empresa o institución como las bases de datos o hasta a través de hojas de cálculo.

Software de digitalización especializado

Seguramente en tu país existe algún software informático especializado en el registro, almacenamiento y clasificación de la información que se produce. Este tipo de software puede requerir el pago de una subscripción o de licencias temporales; también puede requerir la formación de personas para el uso de este.

Las principales ventajas de adquirir software archivístico está en que puedes automatizar los procesos de administración documental y la garantía de solucionar cualquier problema encontrado con el software; pero se debe tener en cuenta que no todo está automatizado en el proceso y se requiere de trabajo manual (escaneo o transcripción) para llevar a cabo la digitalización.

 

También te va a interesar: ¿Qué requisitos mínimos debo cumplir para digitalizar documentos?

 

Empresas especializadas en digitalización

Una de las mejores opciones para llevar un registro, almacenamiento y clasificación cuidadosos de la documentación de tu empresa, es contratando a un equipo dedicado a la archivística. El trabajo humano en conjunto con herramientas informáticas, permite que la información se halle accesible y segura, evitando aleatoriedades comunes del software al momento de su registro.

 

Empresas especializadas en digitalización

 

Siempre contarás con un equipo de personas listas para solucionar las necesidades documentales específicas que se te presenten y ello se convierte en una de las mayores ventajas de esta opción, pues el trabajo humano se caracteriza por la comunicación, la creatividad y el aprendizaje, lo cual es la esencial para manipular grandes cantidades de información y asegurar la seguridad de esta.

Adaptación de herramientas preexistentes

Algunas empresas pequeñas no podrían costear los gastos de contratar servicios externos de archivo y por ello pueden llevar a cabo sus propios procesos de documentación digital a través del desarrollo de software propio e inclusive, usando herramientas como Access o Excel. Esta no es la alternativa más beneficiosa, pero si cuentas con alguien especializado en el tema dentro de tu grupo de trabajo, podría ser una buena forma de organizar pequeñas cantidades de documentación.

La digitalización es el futuro

Puedes llevar a cabo la de gestión documental a través de medios digitales, siempre y cuando cumplas con los requisitos mínimos para llevar a cabo estos procesos, y a la vez, mantengas un equipo de trabajo confiable que preserve la información valiosa de tu empresa y tus clientes.

Todo lo que necesitas saber sobre un archivo digital

En pleno siglo XXI las nuevas tecnologías han tomado el poder de nuestras actividades diarias. Con ello, el archivo digital es uno de los factores que más usamos para poder comunicarnos entre diferentes puntos geográficos.

Hoy en día, ya no hacen falta las herramientas de antaño como el fax o correo postal, ya que el documento digital las ha venido reemplazando en los últimos años.

El correo electrónico y los sitios web son los medios principales por los que se propagan y viajan los documentos virtuales. Con esto, la llegada de trámites gubernamentales o empresariales se ha agilizado mucho.

 

También te va a interesar: 10 Consejos para organizar mejor tus documentos digitales

 

A continuación te mencionamos 3 cosas que hay que saber para el manejo adecuado de los documentos digitales.

1. Seguridad en el manejo de archivos digitales

Cuando manejamos documentos digitales con regularidad nos podemos enfrentar al tema de la seguridad. La exposición de tales documentos a medios de difusión como el e-mail o los sitios web puede hacerlos vulnerables. Es por esto que es de gran importancia tener respaldos de nuestros documentos digitales para disponer de ellos cuando se da un desastre mediante una infección de virus o de otra índole.

Muchas veces la administración de archivos virtuales está relacionada con malas prácticas como la adulteración o modificación no autorizada. Esto puede traer como consecuencia pérdida de información importante.

Por lo tanto, se debe invertir para proteger los archivos importantes mediante algún sistema de respaldo. Esto garantizará conservar la información relevante de la empresa.

2. Integración de un archivo digital

Las empresas que construyen su propia base de datos de documentos digitales de una u otra índole se dice que han construido un banco digital. La gestión de esta base de datos dará la pauta para que el organismo gubernamental o empresa tenga la facilidad de acceder a la información deseada en cualquier momento.

 

Seguridad en el manejo de archivos digitales

 

En el mercado existen softwares que hace este tipo de funciones dando a las instituciones la facilidad de uso mediante la obtención de una licencia. Por supuesto, muchas de las características que desearán los usuarios tendrán que ver con el uso rudo del software.

2.1 Digitalización de archivos físicos

Es común que las instituciones deseen digitalizar material como documentos en papel, cintas de audio y vídeo, películas, etcétera. Cuando se abordan tales necesidades entonces podemos decir que estamos integrando tal información en las bases de datos digitales. Por ende, los documentos o material físicos podrían ya no ser tan necesarios salvo que los respaldos digitales estén siempre en un lugar seguro.

Para esto el usuario debe asegurarse de utilizar el servicio adecuado para poder garantizar la conservación de la información importante.

3. Ponerse a la vanguardia digital

Para poder estar a la vanguardia en el mundo digital tenemos que entender que las herramientas que nos presentan las nuevas tecnologías son para beneficio de las operaciones de las instituciones en general y no un lujo que nos vaya a costar mucho dinero.

La integración de una base de datos digital pondrá a las actividades en otro nivel y los propietarios de negocios o empresas lo notarán casi de inmediato. Estos lo notarán cuando los trámites sean mucho más ágiles y sobre todo cuando vean la eficiencia de los estudios de mercado en pro de las ventas del negocio.

Por último

Hay un factor que basta para decidir usar una base de datos digital: las facturas electrónicas. Tales facturas se deben ir organizando de manera ordenada para la hora de ejecutar la declaración y evitar confusiones además de agilizar el proceso de tributación.

Todo lo mencionado hace muy justificable que las instituciones vayan pensando en integrar una base de datos digital con el software y medidas de seguridad adecuadas.

¿Qué es la preservación de documentos?

¿Te ha pasado que buscas algún documento que tienes archivado desde hace años y al momento de sacarlo te das cuenta que está amarillo, con la tinta ilegible o en un muy mal estado? Actualmente estas situaciones ya no son problema gracias a que la tecnología hace posible contar con documentos digitales.

¿Y esto qué significa exactamente? Significa que tenemos la opción de convertir toda nuestra información contenida en documentos físicos a un medio informático. Ya no tenemos que almacenar en físico facturas, recibos y documentos en general, siempre y cuando estos pasen por un proceso de conversión a medios electrónicos, informáticos o magnéticos.

El convertir nuestros archivos físicos a un formato digital ya está al alcance de todos. Es una realidad que cualquier persona que cuente con un buen escáner y una computadora lo puede hacer. Pero esto no garantiza su permanencia en el tiempo.

Es por esto que en la actualidad existen empresas que se dedican a la digitalización de la información. No solo se encargan de la parte física de convertir el documento en electrónico, sino que además aseguran que esos archivos se encuentren a salvo y a la mano, libres de virus y hackers.

Además, la mayoría de las empresas se están viendo beneficiadas con estas técnicas de archivo electrónico, ya que además de ahorrar millones de pesos en espacio físico, aseguran también la permanencia de la información en el tiempo. ¿Te imaginas una auditoría contable de hace cinco años con documentos viejos? ¡Ya no más!

El proceso de digitalización

Es relativamente sencillo el proceso. Básicamente consta de cuatro pasos principales:

  1. Elegir la información que vamos a volver electrónica.
  2. Digitalizar la información, ya sea usando un escáner o una cámara convirtiendo nuestra información en imágenes o documentos.
  3. Indexar el material de forma que sea sencillo su rastreo.
  4. Almacenar la información ya sea en memorias, nubes, servidores y hasta empresas especiales, dependiendo de la seguridad que necesitemos con respecto a la confidencialidad de nuestra información.

 

También te puede interesar: ¿Para qué sirven los inventarios de archivo?

 

Ahora bien, es importante considerar los principios de legalidad que existan en cada país para hacer que los documentos electrónicos sean útiles ante algún proceso específico. Esto quiere decir que, para que estos sean válidos en algún trámite gubernamental, deberá contar con características específicas.

Por ejemplo, en México es necesario que para que ciertos documentos sean válidos contablemente ante una auditoría deben llevar firma electrónica reconocida por el sistema de hacienda y crédito público del propio país. También a veces es necesario que cuenten con una marca de agua que proteja la documentación.

 

El proceso de digitalización

 

Ventajas

  • Información al momento sin importar donde te encuentres.
  • La calidad de los documentos puede mejorarse al momento de la conversión.
  • La información no se deteriora con el uso.
  • Se pueden generar copias fácilmente.
  • La tecnología y los servicios informáticos permiten realizar trámites de forma más sencilla y accesible.

Desventajas

  • No existe un estándar con respecto a formatos electrónicos por lo que podemos encontrar múltiples procesos y formatos haciendo más complicado el decidir qué queremos.
  • Comenzar un proceso desde cero en una empresa puede tomar mucho tiempo, además de un cambio en la cultura de almacenamiento que se tenga en la organización que contrate el servicio o decida implementarlo.
  • Si no se tiene bien claro el tipo de indexación a aplicarse, más adelante puede resultar complicado el encontrar un documento específico.

Optar por convertir nuestra información en archivos digitales a la larga trae más beneficios, sobre todo si consideramos la reducción del uso del papel y el apoyo que generamos al medio ambiente. Y tú, ¿ya te decidiste?

Archivo digital: ¿Por qué es importante digitalizar los documentos?

En esta era de la sociedad de la información y del conocimiento, el archivo digital es uno de los procesos informáticos caracterizado por los avances tecnológicos de las últimas décadas. La digitalización de documentos es reconocida como una tendencia emergente, que ha resultado de gran utilidad para las empresas y organizaciones que se han atrevido a experimentar los beneficios del cambio que genera la gestión documental.

Como bien es sabido, los documentos son fuentes de información que se pueden necesitar en las diferentes etapas del desarrollo y crecimiento de una empresa. Es por eso que tener la disponibilidad y el acceso a ellos en forma rápida, segura y desde cualquier espacio y lugar es una ventaja que definitivamente influye de forma positiva en los procesos de negocio.

Tipos de documentos digitales

Gracias a las tecnologías y a los sistemas informáticos, es posible digitalizar un gran volumen de documentos de diferentes presentaciones. Nos referimos tanto a los físicos como aquellos que ingresaron a la base de datos de la empresa vía digital o electrónica, pero que requieren ser organizados para su tratamiento dentro del archivo digital.

Las organizaciones pueden clasificar documentos digitales según el formato de la información y de acuerdo con la importancia del contenido. Cabe destacar que dentro de estas categorías hay subdivisiones que deben conocerse y tenerse muy en cuenta.

 

También te va a interesar: ¿Qué es un documento digital?

 

¿Por qué es importante crear un archivo digital?

La conversión de los documentos en físico al formato digital se destaca desde varias perspectivas que se pueden concentrar en dos modalidades, relevancia desde lo estructural y desde su importancia en cuanto a la infraestructura se refiere.

 

Por qué es importante crear un archivo digital

 

Accesibilidad rápida y segura a sus archivos

Este proceso electrónico asegura el almacenamiento de la información, haciendo posible la consulta de documentos con altos contenidos de información desde cualquier espacio y lugar. Incluso, es compatible con el uso de dispositivos móviles.

Registro digital exclusivo y categorizado

Lo que hace posible un archivo reglamentado y normalizado de acuerdo con los intereses de tu empresa.

La seguridad

El sistema de digitalización documental provee claves de acceso y permisos según las funciones de cada usuario, guardando los registros de las modificaciones. La digitalización provee respaldo y protección en caso de siniestros, lo que minimiza el riesgo de pérdida de la información.

Difusión de la información

Es un canal para difundir rápidamente la información tanto a los clientes internos como externos, sin la necesidad de arriesgar la información usando otros mecanismos poco seguros.

Ahorro de recursos y beneficios al medio ambiente

El proceso de digitalizar los documentos, genera un ahorro en los costos de estructura, operación y mantenimiento de la empresa. El ahorro proviene de varias fuentes, como por ejemplo, mobiliario y espacio físico; a su vez cuando se minimizan las impresiones se ahorra papel, tinta, tóner, personal, impresoras y tiempo. El ahorro en materiales contribuye directamente al compromiso social con el medio ambiente.

Gestión electrónica documental

La digitalización de los archivos y documentos es uno de los primeros pasos necesarios para la gestión electrónica documental.

La presentación de la información  en formatos digitales favorecerá la calidad en cuanto a su manejo y operatividad, debido a que toda la documentación se trataría de forma sistematizada y automatizada. Desde el mismo momento que se inicia el escaneo de los documentos, se hace de forma controlada y organizada.

El archivo digital es uno de los medios más eficaces para custodiar uno de los activos más importantes de cualquier organización. Esto brinda tranquilidad a todo empresario, al contar con un sistema tecnológico eficiente que garantiza la información segura, respaldada y accesible sin importar el tiempo ni la distancia.

Conoce cómo ahorrar digitalizando tus archivos

Los documentos digitales y su gestión son herramientas clave en un mundo globalizado. La digitalización de documentos responde a la necesidad de optimizar los recursos de cualquier organización.

La competencia exige que empresas de todos tamaños desarrollen habilidades que les permitan responder rápida y eficazmente a los requerimientos de sus mercados. Las decisiones se sustentan con base en la información disponible, la agilidad para tomarlas dependerá de qué tan fácil sea acceder a la información correcta en el momento preciso.

¿Cómo ahorro al digitalizar los documentos de mi organización?

La evidencia de las operaciones cotidianas de una empresa se encuentra en toda clase de documentos, desde simples recibos hasta informes técnicos, jurídicos o financieros; contienen información que por razones legales o prácticas se debe preservar.

Recordemos que lo que buscamos al digitalizar los documentos es ahorrar, no solo en espacio.

La eficiencia en la consulta de la información también es una fuente de ahorro, por eso es importante que se tenga bien claro cuáles son los objetivos de este proceso, que se haga una clasificación de los documentos y una jerarquización de las personas autorizadas para consultarlos.

Una vez que se tienen las definiciones, se debe establecer la forma en que se hará la digitalización, considerando lo que financieramente resulte más conveniente, ya sea mediante recursos propios (compra de un escáner de alta velocidad y contratación de personal) o la subcontratación del servicio para realizar el proyecto.

 

¿Cómo ahorro al digitalizar los documentos de mi organización?

 

Puesto que sería muy ineficiente y riesgoso digitalizar documentos y guardarlos en carpetas que deban abrirse una por una para localizar la información que requerimos, es clave elegir el software que se va a utilizar para gestionar nuestro archivo.

Un buen programa de gestión documental debe facilitar la captura de los documentos, preservar y permitir la consulta de todas las versiones que se vayan generando al modificarlos, así como garantizar la seguridad de la información mediante niveles de consulta y la posibilidad de recuperarla en caso de pérdida.

En la evaluación del programa, es importante considerar que existen gestores documentales especializados en diversas ramas (despachos jurídicos, médicos, entre otros), como si deseamos consultar la información desde diferentes dispositivos y en forma remota, lo cual resulta muy útil para el trabajo colaborativo.

Ventajas de digitalizar la documentación de una organización

Establecer una estrategia de digitalización de documentos es imperativo para las organizaciones, puesto que no solo les ayuda a reducir costos y eliminar tiempos muertos. Algunos de los beneficios que se obtienen al hacerlo son:

1. Transforma a una empresa en rápida al poder tomar decisiones de manera más expedita, respondiendo a los requerimientos de clientes internos o externos, así como de proveedores.

2. La preservación de la información de la organización es más sencilla y más segura, se ahorra en los costos de administración y preservación de archivos físicos.

3. La consulta de la información se vuelve más sencilla. Es fácil detectar cambios y establecer en forma ordenada quiénes pueden tener acceso a determinado grupo de documentos.

4. Estimula el trabajo colaborativo al compartir el documento con diversos actores de la organización, incluso simultáneamente.

5. Evita que diferentes personas trabajen con diferentes versiones de un mismo documento.

6. El control de la información se hace en tiempo real, eliminando retrasos al consultarla y errores al archivarla.

 

También te va a interesar conocer los procesos para implementar la gestión documental.

 

Recuerda que la administración de documentos digitales va mucho más allá de eliminar archiveros. Implica cuidar el medio ambiente, minimizar gastos de papel e impresión y evitar que se pierda la información por el deterioro, razón por la cual debe ser un proceso bien planificado y muy profesional.

5 puntos que debes conocer sobre los documentos digitales

En términos generales los documentos digitales son archivos que proporcionan información y cuentan con la capacidad de ser registrados en un soporte de almacenamiento para su fácil identificación y recuperación.
Sin importar el formato de la información: texto, imagen, sonido, audiovisuales. Todos se registran de la misma manera, a través de codificaciones que se basan en señales eléctricas positivas y negativas.

Puntos a conocer sobre los documentos digitales

Características

Los documentos digitales tienen ciertas características que los diferencia de los más tradicionales. Por ejemplo, la lectura no lineal y poder cambiar el contenido de una línea, párrafo o una página entera, sin cambiar el documento en su totalidad.

Carácter de los documentos funcionales y de identidad

En consecuencia, distinguimos dos tipos de características en los documentos digitales:

1- Funcionales

  • Carácter interactivo de los documentos digitales. Mientras que la lectura de un documento tradicional en papel es pasiva, donde el lector no tiene la posibilidad de hacer preguntas a nadie que no sea el mismo para saber si la respuesta a lo que busca existe o no dentro del documento.

Los documentos digitales, por su parte, responden de manera directa por contenidos específicos. Permitiendo la modificación, evaluación y agregar nuevos contenidos. Gracias a ello el usuario puede tener un cierto grado de comunicación con el documento en cuestión. En esto consiste la interactividad.

 

Carácter de los documentos funcionales y de identidad

 

  • Carácter multimediático de documentos digitales. A diferencia de los documentos tradicionales, que sufren limitaciones al informar, los documentos digitales permiten la integración en un solo ambiente información textual, de imagen y sonido. Permite crear combinaciones de distintas formas de información, describiendo conceptualmente un proceso de manera más detallada y con mayor interacción.
  • Carácter hipertextual de los documentos digitales. En un documento electrónico, es posible generar relaciones entre palabras y frases que aparezcan en una parte del texto; con otra palabra o frase situada en otra parte del documento. Lo que permite una lectura no lineal, como se hacía en los documentos tradicionales.

2- De identidad

  • Carácter mutable de documentos digitales. Un documento electrónico se produce en el mismo medio en que se publica. Lo que facilita realizar cambios y modificaciones en él.
    Esta característica es muy efectiva en la producción y corrección de un documento; aunque de la misma manera puede actuar como una desventaja: el documento que consultamos, al paso del tiempo puede que ya no sea el mismo en forma y contenido.
  • Volatilidad en documentos digitales. Un documento electrónico puede publicarse fácilmente para llegar a tener un gran alcance, pero así como es fácil de publicarse, fácilmente puede salir de circulación.

Tipos de documentos digitales

  • Impresos digitalizados. Como resultado de un scaner, el resultado en sí es una imagen, del documento impreso; lo que da orígen a un documento no textual que no sirve como documento digital. Por lo que es necesario un proceso de digitalización para textualizar dicha imagen, para poder hacer modificaciones y ediciones posteriormente.
  • Digitales para imprimir. Actualmente se utiliza la digitalización de un documento para facilitar la distribución e impresión del mismo, utilizando las capacidades que internet ofrece.
  • Digitales multimediáticos. Cuyo fin es aprovechar totalmente los beneficios de digitalización en un documento, para la modificación y distribución de información.

Información al instante

Al estar dentro de soportes de almacenamiento de los motores de búsqueda en internet puedes obtener la información de dichos documentos desde cualquier parte del mundo, para modificar e imprimir dicha información textual o de imagen.

Finalidad y contenido

Otra forma de clasificar los documentos es por su finalidad y contenido: primarios y secundarios.

  • Primarios. Son aquellos que brindan información sin enlaces externos.
  • Secundarios. Aquellos donde encontramos referencias a otros documentos con la información solicitada.
    Siguiendo estos puntos podemos identificar y sacarle el mayor provecho a los documentos digitales.