El almacenamiento de archivos como mejor opción para mantener el orden de tus documentos

De seguro te ha pasado que estás buscando un archivo, sabes que lo guardaste, pero lo que no sabes es dónde lo guardaste o, peor aún, encuentras el archivo y descubres que se ha dañado y has perdido todo su contenido.

Importancia del almacenamiento

Bueno, no eres el único al que le ha pasado algo así, pero no hay por qué preocuparse si comprendes lo importante que es contar con un buen almacenamiento de archivos. Esto no solo te ayudará a conservar tus documentos, sino también a mantenerlos ordenados y en total seguridad, lo cual te reportará grandes beneficios.

Además, tener los documentos organizados de la manera correcta, te permite tomar buenas decisiones y ahorrarás mucho tiempo en planeación. En esta era digital en que nos encontramos se ha vuelto muy normal que nuestros documentos sean almacenados en servidores en la red, lo cual permite un fácil acceso a la información.

Para ello, las empresas deben buscar un servidor de alguna organización que les ofrezca un servicio de almacenamiento basado en archivos o a nivel de archivos como también se le conoce y que se ajuste a sus necesidades.

 

Factores a tener en cuenta para almacenar tus documentos digitales

 

Y ya que perder un documento equivale a perder horas de trabajo o quizá días que se dedicaron para hacer el documento, vamos a enseñarte qué es importante tener en cuenta para mantener tus documentos bien organizados.

 

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Factores a tener en cuenta para almacenar tus documentos digitales

El crecimiento de los datos es algo impredecible, por eso se deben manejar ordenadamente todos los archivos que se quieran almacenar:

  • Hay que buscar cuáles serán los archivos que se incluirán, para lo que se pueden clasificar según el tipo de archivo o nivel de acceso. Es importante tener presente el contacto con archivos antiguos fácilmente.
  • Facilidad para poder acceder a algún documento y que de forma simultánea se permita editarlo a varias personas para hacer cambios en este.
  • Comunicar a los miembros de la empresa cómo se va a llevar a cabo el almacenamiento de la información.
  • Si es necesario, debes crear normas específicas que permitan conocer cómo se van a nombrar las carpetas, subcarpetas y archivos en especial.
  • Si se va a trabajar por áreas, cada cuánto se van a llevar a cabo las copias de seguridad.
  • Si se van a usar carpetas, estas se deben organizar de forma numérica o alfabéticamente; según la cantidad de información, puede ser alfanumérica. Ten en cuenta que esto facilitará la búsqueda de los documentos.
  • Cuando de dar nombre a las carpetas se trata, es importante usar nombres autoexplicativos y breves como clientes, facturas, ofertas, etc.

Como ya lo hemos mencionado, es importante ser ordenados con los archivos y, para ello, debemos guardar cada documento en su respectiva carpeta desde el primer momento en que se hace el almacenamiento, pues estos cada día van a ir creciendo.

También es de gran utilidad que conserves toda la información posible de tu empresa y, aunque parezca que ya es muy antigua, hacer un respaldo de archivos antiguos con un directorio de nombre similar. Por cuestiones fiscales, de marca, jurídicas y mercantiles, entre otras, no se sabe en qué momento se pueda necesitar aquella información.

Esperamos que te sea gran utilidad esta información y te ayude a mantener el orden de tus documentos, ya que el buen almacenamiento de todos tus archivos siempre va a ser la mejor opción para lograrlo.

La digitalización de los documentos ha transformado la información física, así que no te preocupes si ves que tu información sigue creciendo y creciendo; solo adquiere un buen sistema de almacenamiento. Hazlo hoy y ahorrarás tiempo y dinero mañana.

5 aspectos para obtener un buen almacenamiento de archivos

El  almacenaje de archivos se refiere a una actividad administrativa necesaria para la conservación de los documentos. Las empresas durante su funcionamiento constantemente crean, reciben y transforman una cantidad de material documental en diferentes formatos, los cuales cuando pierden vigencia deben resguardarse ya que son parte fundamental de la memoria histórica.

Pero ¿cuáles son los 5 aspectos que debemos tener en cuenta para lograr un buen almacenamiento de archivos?

Las claves para el almacenamiento de documentación

A continuación, te presentamos las 5 principales recomendaciones para lograr de forma práctica y eficiente la reservación de los archivos de tu compañía.

1. Clasificación de los documentos

Los documentos deben ordenarse siguiendo los criterios de una clasificación para que puedan ser localizados rápidamente. Es por ello que se sugiere que esta clasificación debe ajustarse a las reglas de la gestión documental. Esta es la manera de asegurar hacerlo bajo los estándares de calidad y eficiencia.

Los tipos de archivos dependerán en buena medida de las necesidades de la empresa. En este caso hablaremos de estas definiciones según su frecuencia de uso.

  • Los archivos activos son aquellos que se utilizan con mayor frecuencia dependiendo de su uso operativo.
  • Los archivos semiactivos se utilizan para reservar los documentos menos actuales y frecuentes.
  • Los archivos definitivos también llamados inactivos son los documentos de menor frecuencia de consulta y son los que se analizan para su posible destrucción.
  • Cabe destacar, que cada uno de ellos tiene una forma diferente de almacenamiento.

2. Sistemas de clasificación

Nos ha ocurrido y seguramente más de una vez, que hemos perdido un documento importante tal vez en una carpeta o en algún directorio de nuestra computadora, o quizás traspapelado junto con otros en alguna mesa, gaveta o escritorio. Esto sucede precisamente porque no se cuenta con unas normas de registro para guardarlo. Esto hace que hayamos perdido tiempo en la atención al cliente tanto externo como interno, afectando seriamente el desempeño de las funciones de tu negocio.

 

Las claves para el almacenamiento de documentación

 

3. Requisitos para el registro de documentos

Para evitar estos graves problemas se requiere ordenar la documentación de acuerdo a unos criterios establecidos y en concordancia con la actividad de tu agencia. Estos sistemas de criterio y de reglas deben cumplir con las siguientes características:

  • Los lineamientos de clasificación deben ser sencillos.
  • Estas normas deben cumplir los criterios de eficiencia que garanticen la fácil y rápida ubicación del material documental.
  • Deben ser sistemas abiertos que permitan nuevas aplicaciones.

4. Conservación de la documentación en físico

La adecuación y el mantenimiento del repositorio en físico son actividades necesarias para el mantenimiento del perfecto estado de los mismos. De acuerdo a sus necesidades la administración elegirá los equipos, infraestructura física y los materiales dependiendo del tipo de documentación que desea almacenar. Se debe tomar muy en serio tanto el espacio físico como las condiciones de seguridad y ambientales para la preservación de este tipo de archivo.

 

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5. Mantenimiento de la información digital

Hay una gran diferencia en los procesos de mantenimiento de los archivos físicos e informáticos principalmente en la estructura y los costos. Los archivos informáticos se conservan mediante una infraestructura tecnológica de hardware y software, la cual tiene una gran capacidad de almacenamiento en poco espacio que facilita y agiliza el acceso al fondo documental.

El acopio documental en físico se puede integrar perfectamente con el tratamiento del archivo informático bajo el mismo sistema de registro y clasificación.

Y tú, ¿cómo almacenas documentos en tu empresa?

Con estos procedimientos automatizados de archivo estaremos asegurando una verdadera solución mediante una adecuada gestión documental, con lo cual lograremos optimizar las tareas del día a día logrando así una contribución favorable en beneficio del funcionamiento de nuestra empresa.

Almacenamiento de archivo: conoce los beneficios que esto le puede traer a tu empresa

Dentro de toda empresa el orden y accesibilidad de documentos son fundamentales en la administración de la misma. Dicha administración abarca desde lo material hasta lo funcional y operacional de archivos de uso cotidiano y otros no tanto. Pero ¿qué sucede con esos documentos que no son utilizados a diario? ¿Cómo puedo utilizarlos a mi favor? El archivo es el historial de la empresa y la memoria colectiva de la misma y por esto es de vital importancia para el buen funcionamiento una debida organización, una buena accesibilidad y seguridad. Hoy en día existen tanto el archivo físico como el digital, y ambos con el mismo valor funcional.

Beneficios de un buen almacenamiento

Mantener un archivo no consiste solo acumular cualquier documento en cajas y olvidarlo en la bodega. Varias ventajas competitivas se desprenden de un eficiente control del mismo.

Tiempo

Ahorrar tiempo en la gestión empresarial hace una gran diferencia entre las empresas de la actualidad. El resguardo de documentos reduce en gran medida el tiempo de búsqueda de los mismos en el momento de ser necesarios ya que dependiendo del orden que se tenga, el usuario estará familiarizado y podrá localizar el archivo, ya sea su versión física o digital según convenga al proceso y función.

Dinero

Toda empresa busca la forma de evitar gastos innecesarios. De la mano del ahorro de tiempo, el gasto se reduce de manera significativa a la hora de buscar documentos y poder acceder a ellos de forma rápida, ordenada y sencilla. Además de evitar los costos en duplicados en distintas áreas, existe la ventaja económica que representa la versión digital.

Espacio

Destinar un espacio específico para la memoria colectiva de la empresa reduce el espacio en otras áreas, mejorando la organización y facilitando el trabajo de los colaboradores. Una buena organización de documentos facilita el trabajo y establece o mejora la concepción que se tiene del orden dentro de la empresa. De esta manera es posible optimizar aún más cuando se digitalizan dichos documentos.

 

Beneficios de un buen almacenamiento

 

Eficiencia

Hacerlo bien y a la primera es algo que buscamos todos en nuestra vida profesional y empresarial. Esto es posible gracias a la organización de nuestros documentos, organización orgánica y amigable que nos permita obtener exactamente, y a la primera, el archivo que precisamos para realizar nuestras labores. De esta manera mejoramos la gestión de los procesos.

 

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Accesibilidad

La definición del personal autorizado para cada área o tipo de documento está relacionado con lo asequible de los mismos; es facilitar el acceso para una toma de decisiones activa. Tanto el archivo público como el confidencial elevan su accesibilidad para usuarios autorizados, ya que es fácil comprender dónde buscar, así como su debida utilización

Seguridad

El tener en orden y control el archivo de la empresa permite mejorar la aprobación de quienes son autorizados para manejar ciertos documentos, ya sea por área o posición jerárquica.

Ecológico

Es importante aclarar que, si bien eliminar duplicados representa un beneficio económico, es de relevancia a su vez con la ecología. Aún más cuando dependiendo de las necesidades de la empresa, esta opta por digitalizar su archivo reduciendo costo de papel, tiempo de impresiones y espacio de almacenaje.

Conclusiones

Estos beneficios irán de menor a mayor medida en cuanto al tipo de almacenamiento y organización que se elija; este dependerá de cada ente empresarial. Es importante promover, como ideología, el buen orden, el cuidado de documentos, la reducción de costos y, claro está, el cuidado del medio ambiente, ya que de esto depende que el colaborador se sienta identificado con la importancia y el manejo del almacenamiento de archivos.

¿Cuáles son los archivos inactivos?

Como empresario, estarás de acuerdo en que el tratamiento de los archivos o documentos de una empresa significan un proceso que normalmente causa tensiones en cuanto a su procesamiento y administración. Las principales funciones de archivo que se aplican en este tipo de acopio documental son la valoración y la selección.

Importancia del acopio de los archivos documentales

La documentación de una empresa se encuentra asociada principalmente a dos tipos de archivos: los archivos activos y los inactivos. Es posible encontrar en publicaciones que el archivo muerto se identifica como el archivo de documentos inactivos, aunque la realidad es que la inactividad es temporal ya que deberán ser almacenados, resguardados, conservados y estar disponibles por lo menos durante el período que establece el marco legal y normativo.

Esta es precisamente la principal función de este tipo de archivos, contener en forma organizada y protegida los documentos inactivos de la compañía durante el tiempo establecido por la legislación. Cabe recordar que los tiempos son variables de acuerdo al tipo de documento; pero también, este tiempo dependerá de los intereses de tu empresa.

Cabe destacar que la gestión de los documentos activos e inactivos es una función del tratamiento archivístico y que ambos tipos tienen importancia para la eficiente operatividad de la organización.

La eliminación inoportuna e inadecuada de una información puede causar serios problemas operativos, técnicos, jurídicos y hasta legales, ya que los documentos son las evidencias y pruebas de todas las decisiones que ha tomado tu empresa.

Es por ello que el método para su procesamiento debe seguir las especificaciones que se han dispuesto para determinar cuándo preservarlos o eliminarlos. Estas funciones quedarán determinadas en función de la naturaleza y tipo de documento, ya sea electrónico o físico; el cual es otro de los aspectos a considerar en esta problemática sobre la disposición de los archivos inactivos.

 

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¿Cuáles son los archivos inactivos?

La siguiente lista muestra algunos ejemplos de archivos inactivos que pueden administrarse en tu empresa:

  • Solicitudes de compra.
  • Registros de actividades profesionales y laborales.
  • Memorandos, actas y minutas de reunión.
  • Normativas y leyes.
  • Documentos de comercio internacional.

Retención de archivos inactivos en físico y en digital

 

Retención de archivos inactivos en físico y en digital

El tratamiento para la retención de los archivos de documentos inactivos físicos y electrónicos tiene similitudes pero también muchas diferencias en lo que se refiere a los procesos de valoración y selección, sobre todo considerando que ha habido material físico que se ha convertido en formato digital como parte del proceso de gestión documental.

Dentro de los principales inconvenientes se identifican los métodos para su conservación y resguardo así como las normas técnicas y legales para su total eliminación, por lo que se debe tener muy en cuenta que los principios del modelo tradicional de valoración y selección no aplican para los documentos electrónicos.

Para muchos la gestión, la conservación y la eliminación de documentos electrónicos es más compleja y vulnerable.

Esta estrategia de archivos nos ayuda a ubicar los documentos que seguirán activos según la norma y la ley lo determinen; el tiempo de retención de un documento dependerá de su naturaleza y de la función principal de tu negocio. Cada documento puede tener tiempos de almacenamiento diferente.

Independientemente del formato de presentación, una vez que se ha terminado el tiempo de vida útil del documento, la empresa debe tomar la decisión de qué hacer con él, digitalizarlo para su conservación permanente o eliminarlo.

Por estas razones es que la gestión del archivo retenido debe estar en un espacio específico y a cargo de una persona o entidad experta, que estará llevando en forma responsable el control y seguimiento del tratamiento durante todo el ciclo vital de los documentos.

 

¿Qué hacer con el archivo muerto de mi empresa?

A medida que tu empresa crece y se desarrolla, en esa misma dimensión se incrementa el volumen del archivo muerto de tu negocio. Nos referimos principalmente a esos documentos que, debido a su naturaleza, ya han cumplido su función y pueden pasar a un estado de inactividad, la cual muchas veces puede ser temporal. Es decir, que sabemos que en cualquier momento podemos volver a requerirlos.

¿Qué clase de ficheros conforman el archivo muerto?

Entre estos documentos podemos mencionar algunos ejemplos tales como:

  • Archivos de prensa.
  • Diarios de campo.
  • Estadísticas.
  • Expedientes.
  • Informes de gestión de actividades laborales.
  • Documentos legales, judiciales y fiscales.
  • Planos.
  • Fotografías.

Estos materiales pueden variar su formato y presentación, dependiendo del tipo de actividad de cada empresa.

 

¿Qué clase de ficheros conforman el archivo muerto?

 

Tratamiento del archivo inactivo de una empresa

Es importante considerar el tratamiento apropiado de este tipo de archivos; no obstante, puede ser un proceso muy costoso y complicado para una organización que tiene escasa experiencia en la gestión documental. El almacenamiento de estos archivos no solo requiere de un espacio adecuado, también se requiere disponibilidad de tiempo y un personal calificado que se designe específicamente para la ejecución de esta tarea.

Esta situación puede conllevar a que la empresa revise la factibilidad económica para el almacenamiento de este fondo documental. Dentro de las alternativas para la conservación de estos archivos se puede considerar que la empresa lo haga directamente o bien, se apoye con una empresa especialista en este tipo de servicios.

Para que la misma empresa se pueda responsabilizar de este proceso, debe revisar la posibilidad de asumir los egresos que esta opción les puede generar. En lo que se refiere a los gastos deben tener en cuenta: el alquiler de locales propios, la adecuación de un espacio exclusivo y amplio dentro de la misma organización, el cumplimiento de los requisitos técnicos para la manipulación de estos documentos, y los costos de los riesgos laborales y ambientales, entre otros factores.

La otra posibilidad consiste en contratar los servicios de una compañía que ofrezca las actividades de custodia y administración de archivos. Estas empresas outsourcing cuentan con una logística basada en el uso de las nuevas tecnologías de información y comunicación que optimizan la disponibilidad de los documentos de manera confiable y segura.

Estas empresas ofrecen un servicio integral, por lo cual disponen en muy poco tiempo la consulta de los documentos solicitados, bien sea en forma digital o física, por lo cual se adapta a las necesidades del cliente.

 

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La experiencia en servicios de custodia de documentos

Lo importante es que los procesos de estas empresas cumplen con:

  • Las normas de calidad en el tratamiento de la información.
  • Certificados ambientales.
  • La seguridad de los datos según los lineamientos del marco legal de protección de la información.

Estos servicios especializados pueden abarcar la catalogación, la clasificación, la digitalización y la destrucción de los archivos innecesarios. Así mismo, están capacitadas para cumplir con las condiciones técnicas que favorecen las funciones de integridad, acceso y gestión de los archivos históricos de cualquier administración.

Es de relevancia destacar que en la actualidad la oferta del servicio especializado de acopio y gestión de documentación es una tendencia global en el sector empresarial. Sus beneficios se reflejan en la utilidad que representa delegar la organización institucional de los archivos que a la empresa le interesa resguardar. Estas agencias se encuentran equipadas para cubrir en forma segura y confiable los procesos de custodia, conservación, mantenimiento y disposición  de cualquier tipo de documentación, con lo cual protegen el repositorio documental, el cual es uno de los activos más importante de la memoria de tu empresa.

Archivo Muerto: 5 tips para manejarlo correctamente

El almacenamiento de documentos, o archivo muerto, puede ser un gran activo para muchas empresas. Incluso en ciertas industrias es enormemente importante debido a la cadena de custodia.

Y aunque suene como una estrategia simple, no lo es, ya que es un procedimiento que debe realizarse metódicamente. En especial cuando los documentos requieren de una preservación específica de tiempo para fines legales, o bien, cuando representan un valor significativo para la empresa.

5 tips para el manejo correcto del archivo muerto

A continuación te daremos algunas sugerencias para que el proceso de almacenamiento de documentos de tu negocio sea más sencillo, práctico y se facilite su consulta.

1. Organización

Organizar es preparar algo analizando todos los detalles para un buen desarrollo. El almacenamiento de documentos no es la excepción.

Es muy común que, conforme vaya pasando el tiempo, las oficinas acumulen infinidad de documentos, fólders, carpetas y legajos completos de escritos que dejan de ser útiles, al menos por el momento. ¡Cuidado con la forma en la que los archivas!

Es por ello que se hace imprescindible asignar desde un principio un sistema que delimite la forma de ordenarlos y clasificarlos.

Asegúrate de utilizar identificadores eficaces: fechas, nombres o temas. Siempre etiquetando a la vista las palabras clave del asunto. Puedes utilizar métodos muy visuales, como carpetas por colores, y siempre con las mismas dimensiones, es decir, todo en formato “carta”, que es lo ideal, salvo ciertos documentos como pueden ser los planos arquitectónicos, por ejemplo.

 

5 tips para el manejo correcto del archivo muerto

 

2. Tratamiento documental

La forma más conveniente de archivar documentos es sin ningún tipo de sujetadores, ya sea metálico como grapas o clips, u otros como cintas adhesivas. Estas herramientas pueden maltratar el documento, además de sumar peso.

En el caso de los documentos de menor tamaño, como cheques, recibos o notas, deben ser limpiamente pegados en hojas de papel tamaño carta, evitando así una posible pérdida.

3. Digitalización

Y si la era digital ya es una norma, qué mejor que darles ese mismo tratamiento a nuestros archivos.

Cualquier documento puede ser digitalizado y los beneficios son muchos:

  • Acceso inmediato al contenido.
  • Intercambio de documentos más fácil y rápido.
  • Ahorro considerable de espacio (prácticamente todo puede caber en un disco duro).
  • Mayor seguridad ante imprevistos.

 

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4. Destruye lo que no sirva más

Uno de los peores hábitos que pueden existir es la acumulación. Lo hacemos en casa y por supuesto en la oficina. Evitarlo no solo es una buena práctica en pro de la higiene mental, también aumenta la eficiencia.

Por eso, todo aquello que pasa a un nivel de inservible debe ser destruido. Además, gracias a la digitalización, si en el peor de los casos se llegara a requerir su consulta, se podrá hacer en pantalla o imprimirse si fuera el caso.

5. Si contratas un servicio que sea especializado

No todas las empresas cuentan con el espacio adecuado, por lo que contratar los servicios de una empresa especializada en este tipo de servicios podrá reducir costos y aprovechar mejor los espacios de tus instalaciones.

No solo te proporcionará los inventarios de los contenidos, también te asesorará sin costo extra de las estrategias para la clasificación de documentos y codificación de cajas. De igual manera podrá darte el servicio de digitalización y de destrucción de documentos.

Podrás elegir quiénes tendrán acceso a tus documentos y en qué nivel, no solo digitalmente, sino también físicamente en salas de revisión especialmente diseñadas para ello e incluso con servicio de mensajería.

En conclusión

Como podrás ver, implementar y gestionar este tipo de archivo de tu empresa no es poca cosa, pero es imprescindible. No lo postergues si aún no lo has hecho, o mejora sus condiciones si ya cuentas con él.

Conoce los 8 pasos de la gestión y almacenamiento de documentos

Todo documento que es producido y manejado por una empresa exige regulación, control y planeación a lo largo de todo el proceso administrativo. El proceso de gestión y almacenamiento de documentos consta de 8 pasos que ayudan a fomentar las bases de una óptima gestión.

Se establecen los principios y estrategias a fin de garantizar fácil acceso y conservación a largo plazo de toda la documentación interna según el orden de importancia. Dichos pasos tienen como objetivo principal brindar un crecimiento exponencial a las empresas y poder implementar compendios en pro de la economía interna.

8 pasos para la correcta gestión documental

1. Planeación

Dentro del proceso de planeación nos encontramos con actividades de administración que permiten revisar y valorar la información, teniendo en cuenta contextos legales, técnicos o funcionales para llevar a cabo un análisis e interpretación de todas las necesidades y objetivos internos que tenga tu compañía.

Es básicamente la implementación de protocolos, normas y funciones de gestión documental, que posteriormente servirán como bases en la producción, categorización y almacenamiento.

2. Producción

En esta etapa debes evaluar todo lo referente a la creación y categorización de los documentos. Es aquí donde empieza la implementación de una estructura propia, personalización y creación de soportes donde resida la información contenida, así como la integración de las tecnologías y estrategias adecuadas que cumplan con una reducción de recursos en medida de lo posible.

3. Gestión y trámite

Deberás analizar la documentación de manera integral y dar revisión a los trámites en los que se involucre al documento en cuestión, así como su nivel de relevancia, utilidad constante, y cuidar la calidad y facilidad de acceso (patrones para motores de búsqueda).

 

8 pasos para la correcta gestión documental

 

 

Es aquí donde se identifica el propósito individual de la documentación y la forma en que hará intervención, ya sea para procesos administrativos, de consulta, legales, etcétera.

4. Organización

En esta parte del proceso de gestión de documentos se realizan todas las operaciones técnicas, se establece su categoría, se crean series documentales y se asignan, se realizan valoraciones, tiempo que estarán almacenados, tipo de archivo y departamento al que pertenece cada documento, a fin de establecer con exactitud su ordenación y tiempo de vida en los soportes de almacenamiento.

5. Transferencia

El siguiente paso que debes hacer es establecer términos y políticas para la transferencia de los documentos, tomando en cuenta el tipo de formato, estructura, migración, conversión y conservación, según los valores que tu compañía haya implementado.

6. Disposición de documentos

Siguiendo las bases impuestas por la valoración documental previamente asignadas, debes determinar el tiempo de vida de todos los archivos documentales en distintas temporalidades. A fin de mejorar el rendimiento de los motores de búsqueda, facilitar el tráfico de información útil y establecer pautas eficientes.

7. Preservación a largo plazo

Son todas las técnicas y procedimientos que buscan la conservación de documentos de utilidad a largo plazo dentro del proceso de gestión documental. Se trata de implementar formas y canales de respaldo en documentos de alta importancia para tu compañía.

8. Valoración

Es un punto fundamental. Aquí se determinan los valores primarios y secundarios que establecerán la relevancia de cada documento para su conservación temporal o permanente.

 

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Conclusión

La gestión y el almacenamiento de documentos deben cumplir estrictamente estos 8 pasos y hacer uso de una estrategia acorde a las necesidades y objetivos que tu empresa necesite.

La digitalización, almacén y gestión de los documentos que tu empresa genera de manera interna y externa son un punto clave que mejorará drásticamente la organización de tu compañía, harán más productivo y sencillo el trabajo, para de esta manera poder abarcar un volumen mayor en ventas y dedicar más tiempo en la atención a clientes potenciales.

¿Cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto?

Por lo general, las empresas tienen un problema que radica en la parte administrativa, con los documentos archivados durante un largo tiempo. Cada uno de estos documentos es conocido como el archivo muerto o inactivo. Pero el problema no recae sobre la administración de estos documentos sino en el tiempo en que una empresa los retiene.

En este post le guiaremos a que usted, como empresario o persona encargada del archivo, pueda resolver el tiempo en que se debe mantener esta clase de documentos muertos y sobre todo, cómo se debe organizar.

Los archivos muertos son todos los documentos que la empresa recolecta durante el desarrollo de su labor y que hoy no cumplen con ningún propósito.

¿Cómo organizar el archivo muerto?

El primer paso para conocer el tiempo de custodia de estos documentos es la organización de estos mismos. La mayoría de las empresas tienen espacios determinados para el archivo. Para ello debemos procurar encontrar ese espacio donde no estorbe a las demás actividades y que estén bien conservados.

Con el lugar ya preparado, el paso siguiente es organizar los documentos por año en que estos documentos fueron archivados y entre cada año se deben clasificar por mes y por orden alfabético. Con esto, cada vez que la empresa necesita revisar algún documento, este debe encontrarse con facilidad.

 

¿Cuánto tiempo debe ser conservar los archivos muertos?

 

Cada documento archivado debe ser revisado y, según ciertas normas establecidas por la empresa, dividirlos de acuerdo a su grado de importancia. Los documentos vitales para las actividades de la empresa, los importantes, los útiles y los no esenciales. Este último, el archivo inactivo, debe ser marcado para ser diferenciado de los que son aún activos.

Por último, este tipo de archivo debe estar administrado por el área encargada de todo proceso administrativo que hoy su empresa tiene. Esta área debe encargarse del cuidado y organización de estos archivos, además debe tener un inventario de cada uno y por último determinar cuándo se deben destruir, para evitar apelotonar demasiados documentos innecesarios.

¿Cuánto tiempo debe ser conservar los archivos muertos?

Después de organizar el archivo muerto, ahora debemos responder cuánto tiempo debemos guardar un documento en físico. Pues la respuesta a esta inquietud solo dependerá de usted, el que determina el proceso administrativo de todo el archivo. Como administrador debe determinar los pasos que se deben tener en cuenta para definir el tiempo de retención.

 

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Los documentos relacionados con imputación de impuestos son los archivados más populares. Las empresas los guardan para tener una prueba o un comprobante que demuestre su participación o aporte a las arcas nacionales. La empresa no puede mantener un comprobante de pago del 2005 durante diez o más años, lo lógico es encontrar una solución para no expandir cada vez más los archivos muertos.

Para determinar el tiempo debe tener en cuenta la clase de su negocio, qué tipo de documentos son y cuál es la información que alberga. Si es el caso de un documento que determine una conciliación bancaria o documentos con información irrelevante, estos deben ser mantenidos por un año, mientras que documentos relacionados con la información y acciones de los empleados de su compañía pueden ser mantenidos por dos a tres años.

Por otro lado, los documentos legales y que puedan generar algún problema en el futuro tales como impuestos, cuentas por pagar o por cobrar, facturas y otros documentos contables, financieros y legales, le recomendamos retenerlos por seis a ocho años dependiendo de su importancia.

El tiempo de retención del archivo muerto depende de su relevancia. En promedio, estos deben durar entre cuatro a cinco años en sus archivos. Después del tiempo de vida de los documentos, usted debes decidir si digitalizarlos o destruirlos.

Archivo muerto: ¿Qué son y para qué sirven?

Entre más días pasan, más cosas tenemos que ya no usamos como antes y es ahí donde empezamos a preguntarnos qué hacer con todo eso que no usamos. Muchos recurren a desecharlos y catalogarlos como archivo muerto, es decir, que ya no usan. Otros los llevan al ático por si en algún momento los llegasen a necesitar o incluso hay quienes los dejan en el sótano.

Pero no todo lo que hemos dejado de utilizar pertenece a la basura. En innumerables ocasiones tenemos cierta cantidad de papeles importantes que, aunque quisiéramos deshacernos de ellos, su contenido es bastante importante y más cuando estos corresponden a los archivos de una empresa.

Expertos recomiendan acudir al almacén de archivos muertos para no perder dichos documentos, pero ¿qué es dicho almacenamiento?

Conocer nos ayuda a entender

Un almacén de archivos se define como la manera más segura y ordenada de almacenar documentos que consideremos importantes o que de estos dependa el futuro de nuestra empresa, a pesar de que momentáneamente no se utilicen, pero que de igual forma son de gran valor.

Cabe destacar que el hecho de que estén en el almacén de archivos muertos, se conservan como activos y listos para cuando se necesiten. Por ello se le llama archivo muerto a:

1. Solitud de compra

2. Actividades laborales

3. Notificaciones

4. Certificaciones

5. Documento de exportación e importación

6. Documento fiscal

7. Papeles importantes

Este almacenamiento permite guardar los archivos de manera ordenada y clasificada de acuerdo a los lineamientos que tenga la empresa.

 

Archivo muerto

 

El almacén de archivo muerto trae una serie de ventajas a quien lo usa, por ejemplo:

1. No ocupa mucho espacio en comparación a las cajas con documentos

2. Se adapta a las necesidades de la compañía

3. Es revisado frecuentemente por un personal autorizado

4. Vídeo cámaras de vigilancia las 24 horas del día

Ahora supongamos que vamos a buscar un archivo referente a un acuerdo empresarial que hace muchos años archivamos en cajas. La junta con los socios es en 2 horas, pero el tiempo no da para saber en qué caja buscar y si lo vamos a encontrar, es ahí donde desearíamos almacenar de una manera más útil lo que ya no usamos.

Con lo anterior cabe destacar que el uso del almacén de archivo muerto trae muchos beneficios a una empresa, entre los cuales se encuentran:

1. Encontrar documentos fácil y rápido

2. Seguridad en los archivos

3. Buenas condiciones en ellos

4. Archivar por largos periodos de tiempo

En ocasiones no pensamos en el mañana sino en el hoy, dejamos las cosas en donde caigan y no nos cercioramos si están seguras o caerán en las manos equivocadas.

Dedicarle tiempo a lo que realmente lo requiere nos evitará muchos dolores de cabeza y más cuando sobre nosotros cae cierto grado de responsabilidad.

Para entonces deberás elegir a alguien que dedique tiempo para organizar cada uno de los documentos importantes de la empresa que no se están usando.

Puede ser por categoría, en orden alfabético o de acuerdo a su prioridad para que así sea más fácil su ubicación y que sea precisamente ese encargado el que busque la información cuando se necesite.

Podemos decir que el almacén de archivo muerto es indispensable en una empresa o compañía porque todos salimos ganando sin importar el tiempo que pase.

Por tanto, si quieres saber qué tipos de archivos existen y como organizarlos también te va a interesar: Almacenamiento de archivos en el link dado anteriormente.

Conclusión

Actúa a tiempo antes de que sea demasiado tarde y sufras las consecuencias, utiliza el almacenamiento de archivo muerto y no te arrepentirás.

Almacenamiento de archivos y el tiempo de conservación para documentos

A pesar de las facilidades que la era digital nos ofrece y de las múltiples soluciones que nos brinda, el almacenamiento de archivos sigue siendo un requisito fiscal de las Leyes Mexicanas, lo cual significa una obligación para todos el disponer de la documentación en caso de que las autoridades así lo requieran.

Pero ese no es el problema, porque guardar documentos cualquiera lo puede hacer, lo difícil es tener toda la documentación bajo llave, bien resguardada, organizada, identificada y siempre a la mano, algo que, para muchas empresas, en especial cuando son grandes, es muy complicado e incluso no le toman la importancia necesaria. Es una tarea tediosa y poco agradable y, generalmente, nadie la quiere llevar a cabo. Y no solo eso, que ya es mucho, es una actividad que cuesta dinero, espacio y recurso humano.

Sin embargo, realmente no hay nada que se pueda hacer al respecto, más que obedecer la Ley, en la cual está escrito que se debe mantener en el domicilio fiscal todos los archivos que den fe y validen, tanto las declaraciones anuales, como la existencia de aquellas personas obligadas a llevar contabilidad. (Art. 28 Código Fiscal de la Federación)

Disposiciones fiscales para el almacenamiento de archivos

Tratándose de documentos que avalen la declaración anual, tales como facturas, ingresos, contratos, comprobantes de nómina, cheques, etc., deberán mantenerse por 5 años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellos relacionados. E incluso así, expertos creen que es mejor mantener estos archivos por tiempo indefinido, para tener seguridad en el futuro en caso de necesitarse algún registro. Además, se deberán mantener durante todo el tiempo que exista un sociedad: (Art. 30 Código Fiscal de la Federación)

  • Actas constitutivas de las personas morales
  • Contratos de asociación en participación
  • Actas de aumento o disminución de capital social
  • Fusiones o escisiones de sociedades
  • Constancias de ISR de distribución de dividendos o utilidades
  • Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio
  • Contribuciones federales

Todos estos expedientes deben ser guardados apropiadamente y deberán permanecer impecables para el caso de que alguna vez se requieran. Pero no es necesario preocuparse por ello, por suerte existen servicios para el almacenamiento de archivos que ofrecen un servicio total e integral para mantener todos los registros de tu empresa o negocio en perfecto estado, organizados y siempre disponibles para cualquier consulta o disposición.

Ventajas de utilizar un servicio de almacenamiento de archivos

Ventajas de utilizar un servicio de almacenamiento de archivos

 

Además de que tendrás la seguridad de que toda la documentación de tu empresa está debidamente archivada y cuidada, obtendrás más beneficios como:

  • Ahorro de costos
  • Asegurar el cumplimiento de las normas
  • Llevar a cabo una gestión documental adecuada
  • Reducción de espacio
  • Protección fidedigna de la información de la entidad
  • Identificación acertada de todo tipo de archivos

Y no solo eso, el mantenimiento también es una parte importante de la gestión de documentos. El estar actualizando, depurando y destruyendo archivo es parte del proceso y se debe realizar constantemente. Y es un cuento de nunca acabar. Mientras que la sociedad se encuentre activa y en marcha, más y más expedientes se irán formando, los cuales requerirán de un manejo especializado.

Se podría decir que el almacenamiento de archivos es un mal necesario, pero no tenemos que verlo de esa manera. Los dolores de cabeza se pueden evitar con solo contratar un servicio de custodia de documentos. Así tu negocio tendrá más recursos disponibles para canalizarlos a actividades que realmente le den valor a la empresa, que le generen más ganancias y que la hagan más eficiente. El secreto está en delegar a expertos que lo pueden hacer por ti.