Características del inventario de archivo

Características del inventario de archivo

 

¿Cuentas con una oficina o despacho que genera papelería a archivar? Si es tu caso, seguro que debes enfrentarte al problema de cómo organizar esa documentación, qué clase de formularios conservar y cuáles mandar a archivo muerto. Por eso, será práctico aprender a crear un inventario de archivo.

 

Un proceso necesario

 

Al hacer este esquema de organización, estamos creando un sistema para clasificar, agrupar y ordenar la documentación, de tal manera que podamos saber en cualquier momento dónde tenemos determinado documento. Contar con un catálogo ordenado de la documentación requiere paciencia, disciplina y un criterio uniforme para aplicarlo.

No importa el tamaño de tu empresa, siempre tendrás la necesidad de organizar su documentación de tal manera que puedas contar con ella en el momento en que la necesites sin perder horas en búsqueda bajo montañas de papel.

 

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Consejos para contar con un archivo inventariado eficiente

 

1. Definir los criterios de clasificación. ¿Has visto el orden en que se ponen las palabras a definir en un diccionario? El primer criterio es la letra inicial, después la segunda, tercera y sucesivas letras de las palabras. Esto es un ejemplo sencillo de lo que es un criterio.

Debemos formular la pauta a seguir para clasificar y ordenar la documentación. Alguien quizás optes por separar la documentación siguiendo como criterio cada uno de los años que han pasado, seguido de la clasificación por empresa, por cliente, por proveedor. Otros quizás opten por lo inverso. Sin importar el criterio, debe seguirse siempre ese orden y respetarse las políticas establecidas para clasificar la documentación.

2. Usar descripciones que citen el contenido del archivo clasificado. Podrías contar con un cajón denominado «Contratos», pero si no desglosas en el esquema de distribución de los expedientes los tipos de contratos que en ese bloque se encuentren, quizás tenga problemas para localizar un documento cuando ese cajón de «Contratos» se duplique o triplique.

Las descripciones breves ayudan cuando existen clasificaciones con contenido similar o exactamente igual.

3. Clasificar los documentos de inmediato. Postergar los deberes siempre crea más trabajo innecesario. Si tenemos la costumbre de amontonar documentos, llegará el momento en que clasificaremos dichos papeles en un lugar que no corresponde. Es mejor que desde el momento que se genere un documento, inmediatamente lo archives o clasifiques en el lugar que le corresponda.

 

Beneficios de contar con un excelente sistema de organización de archivos

 

Beneficios de contar con un excelente sistema de organización de archivos

 

1. Ahorro de tiempo al buscar documentos. Cuando los documentos están claramente organizados con base en un criterio y los colaboradores conocen dicha distribución, todos pueden acceder a los documentos que necesiten sin perder horas en buscar un formulario revuelto en un mar de papel.

2. Conservación de la documentación. Aquello que no sirve para nada tiende a ser eliminado en el cesto de la basura. La mala organización de documentos puede llevar a confundir con basura la documentación importante de tu empresa. Ten el buen hábito de organizar tus papeles y jamás tirarás por accidente ninguno a la basura.

3. Aprovechar el espacio. Una vez que organices la documentación siguiendo un criterio sencillo, podrás ver desaparecer las montañas de documentos. Sabrás qué documentos tienes y dónde están.

Este último punto puede representar un reto. No siempre se cuenta con el espacio suficiente para albergar documentación, por lo que quizás el destino común de los papeles antiguos sea la basura y, a los pocos meses, podrías darte cuenta de que han eliminado un documento importante.

Siempre es mejor contar con la ayuda de profesionales. Una empresa especializada en gestión y manejo de documentación podrá aprovechar al máximo el espacio de tu oficina y de tu tiempo con orden en el archivo.