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¿Qué hacer con el archivo muerto de mi empresa?

A medida que tu empresa crece y se desarrolla, en esa misma dimensión se incrementa el volumen del archivo muerto de tu negocio. Nos referimos principalmente a esos documentos que, debido a su naturaleza, ya han cumplido su función y pueden pasar a un estado de inactividad, la cual muchas veces puede ser temporal. Es decir, que sabemos que en cualquier momento […]

Archivo Muerto: 5 tips para manejarlo correctamente

El almacenamiento de documentos, o archivo muerto, puede ser un gran activo para muchas empresas. Incluso en ciertas industrias es enormemente importante debido a la cadena de custodia. Y aunque suene como una estrategia simple, no lo es, ya que es un procedimiento que debe realizarse metódicamente. En especial cuando los documentos requieren de una preservación […]

¿Por qué implementar la gestión documental en tu empresa?

El objetivo principal de cualquier empresa es la reducción de sus costos para que sus beneficios aumenten. Antiguamente, las empresas solían destinar grandes cantidades de recursos en la organización del archivo, manteniendo siempre un orden dado para cada documento que casi nunca se mantenía. Hoy en día la forma de organizar un archivo con sus respectivos […]

¿Qué requisitos mínimos debo cumplir para digitalizar documentos?

A la hora de digitalizar información importante de tu empresa, conviene conocer la normativa legal para su adecuado cumplimiento. En México los requisitos referentes a la digitalización de documentos quedan recogidos en la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016. Veámoslos. Requisitos de la NOM-151-SCFI-2016 Distinguimos entre los que se refieren a la constancia de conservación de mensajes de datos y los […]

10 Consejos para organizar mejor tus documentos digitales

El optar por la digitalización de documentos en tu empresa genera muchos beneficios a tu compañía, como lo es reducir enormemente los espacios destinados al almacenamiento de documentos, la búsqueda de los mismos y tener la certeza de que no sufrirán deterioro o maltrato a largo plazo. ¿Qué es la digitalización de documentos? Consta en […]

Conoce los 8 pasos de la gestión y almacenamiento de documentos

Todo documento que es producido y manejado por una empresa exige regulación, control y planeación a lo largo de todo el proceso administrativo. El proceso de gestión y almacenamiento de documentos consta de 8 pasos que ayudan a fomentar las bases de una óptima gestión. Se establecen los principios y estrategias a fin de garantizar fácil acceso […]

¿Cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto?

Por lo general, las empresas tienen un problema que radica en la parte administrativa, con los documentos archivados durante un largo tiempo. Cada uno de estos documentos es conocido como el archivo muerto o inactivo. Pero el problema no recae sobre la administración de estos documentos sino en el tiempo en que una empresa los retiene. En este post le guiaremos a […]

Archivo muerto: ¿Qué son y para qué sirven?

Entre más días pasan, más cosas tenemos que ya no usamos como antes y es ahí donde empezamos a preguntarnos qué hacer con todo eso que no usamos. Muchos recurren a desecharlos y catalogarlos como archivo muerto, es decir, que ya no usan. Otros los llevan al ático por si en algún momento los llegasen a necesitar o […]

Archivo digital: ¿Por qué es importante digitalizar los documentos?

En esta era de la sociedad de la información y del conocimiento, el archivo digital es uno de los procesos informáticos caracterizado por los avances tecnológicos de las últimas décadas. La digitalización de documentos es reconocida como una tendencia emergente, que ha resultado de gran utilidad para las empresas y organizaciones que se han atrevido a experimentar los beneficios del cambio que genera la […]

Conoce cómo ahorrar digitalizando tus archivos

Los documentos digitales y su gestión son herramientas clave en un mundo globalizado. La digitalización de documentos responde a la necesidad de optimizar los recursos de cualquier organización. La competencia exige que empresas de todos tamaños desarrollen habilidades que les permitan responder rápida y eficazmente a los requerimientos de sus mercados. Las decisiones se sustentan con base en […]

Almacenamiento de archivos y el tiempo de conservación para documentos

A pesar de las facilidades que la era digital nos ofrece y de las múltiples soluciones que nos brinda, el almacenamiento de archivos sigue siendo un requisito fiscal de las Leyes Mexicanas, lo cual significa una obligación para todos el disponer de la documentación en caso de que las autoridades así lo requieran. Pero ese […]

Gestión documental: Tiempo de conservación para documentos contables

La gestión documental nos permite conservar archivos importantes a los cuales podemos tener acceso en el momento en el que los necesitemos. Este servicio es una gran ventaja si nuestras actividades requieren que tengamos guardados documentos durante algún tiempo, como es el caso de los papeles contables. ¿Qué son los documentos contables? Los documentos de […]