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¿Cómo se realiza la digitalización de documentos?

En la actualidad todas las empresas están obligadas a usar la  digitalización de documentos debido a la gran prioridad que representa estar presentes en Internet. Esta presencia virtual te permite, como empresa, un mejor posicionamiento de mercado y la posibilidad de estar en contacto permanente con tus clientes y proveedores. Pero esta no es la […]

Conoce los beneficios de digitalizar tus documentos

Con la llegada de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC´s), los documentos digitales se han convertido en parte fundamental de la operación de una empresa. El ejemplo más claro es la gestión de las facturas electrónicas que se emiten o se reciben. Sin embargo, hay empresas de todos los tamaños que aún no han […]

5 puntos que debes conocer sobre los documentos digitales

En términos generales los documentos digitales son archivos que proporcionan información y cuentan con la capacidad de ser registrados en un soporte de almacenamiento para su fácil identificación y recuperación. Sin importar el formato de la información: texto, imagen, sonido, audiovisuales. Todos se registran de la misma manera, a través de codificaciones que se basan […]

¿De qué se trata la mensajería de documentos y por qué tu empresa lo necesita?

La mensajería de documentos es un servicio en el cual, una empresa que tiene en su poder un documento especifico, brinda la posibilidad de enviar en formato digital este mismo, con la intención que se cuente con este en todo momento. Los documentos estarán a tu alcance siempre que los necesites, además de contar con la posibilidad de imprimir […]

5 ventajas de la mensajería de documentos

En el día a día de las empresas casi todo se desarrolla digitalmente. Sin embargo, la necesidad de crear un archivo físico y de gestionar el tratamiento de este sigue siendo vigente aun con la tecnología. Es por eso que la mensajería de documentos cobra importancia, puesto que el papeleo físico es un trabajo riguroso […]

Conoce cómo ahorrar digitalizando tus archivos

¿Cómo la digitalización de documentos me podría ayudar? Es una muy buena pregunta que probablemente te has hecho y, créelo, es muy pertinente, más en esta era de la información. Para esto se lleva a cabo una captura de escáner del documento físico, o indexación de información extraída del documento, o se hace el almacenamiento del documento y […]

5 Claves para ahorrar en almacenamiento de archivos

El tratamiento de los archivos debe ser prioridad para cualquier empresa, puesto que en estos se guarda la información de todos los movimientos administrativos y legales. Es por ello y considerando que el espacio que usan los archivos dentro de la compañía es amplio y nos genera varios costos operativos y económicos, creemos de vital […]

Conozcamos todo sobre la custodia documental

Cualquier empresa que preste los servicios de custodios de documentos debe regirse por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación. Siendo la Ley General de Archivos la máxima norma aprobada por el ente legislativo.   ¿Qué es la custodia documental? Hablamos del servicio por medio del cual se […]

¿Por qué es importante la elaboración de inventarios de archivo?

Un inventario describe el contenido y organización de los documentos que lo integran. De manera más amplia, un inventario es el instrumento de consulta que describe un fondo mediante la reseña de sus series documentales. No es un simple listado o relación de los documentos contenidos en un acervo documental, es una herramienta de registro, […]

¿De qué hablamos cuando hablamos de gestión de archivos?

¿Qué es la gestión de archivos? Según la definición del Consejo Internacional de Archivos, la gestión de archivos es el estudio teórico práctico de los principios y procedimientos concernientes a las funciones de archivos. En una definición más amplia, podemos decir que la gestión de archivos está relacionada con la buena y controlada administración de […]

Conoce los procesos para implementar la gestión documental

La teoría archivística es universal, es decir, que se rige por los mismos principios en cualquier parte del mundo. La gestión documental tiene el mismo objetivo, pero sus métodos, normas o procesos pueden variar de acuerdo a las necesidades y normas de cada país. Así mismo, la organización documental depende de las necesidades propias de […]