Blog

Documentos digitales, la mejor manera de mantener tu información resguardada y a la mano

Como ya debes saber, un documento digital es todo aquel registrado de manera independiente con un soporte electrónico, el cual puede ser un texto, una imagen, un audio o un video, que contiene información codificada y para visualizarlo se requiere de un equipo que lo decodifique en bits.   Tipos de formatos de documentos digitales    PDF (Portable […]

Características del inventario de archivo

  ¿Cuentas con una oficina o despacho que genera papelería a archivar? Si es tu caso, seguro que debes enfrentarte al problema de cómo organizar esa documentación, qué clase de formularios conservar y cuáles mandar a archivo muerto. Por eso, será práctico aprender a crear un inventario de archivo.   Un proceso necesario   Al hacer […]

Digitalización de documentos como medida preventiva de la acumulación innecesaria y el buen orden administrativo

¿Le gustaría aprovechar al máximo el espacio físico que hay en su oficina? ¿Le inquieta saber cómo puede contar con su documentación a la mano, sin perder tiempo en buscar entre archivos muertos? La Digitalización de documentos le será de mucha utilidad. La tecnología pone a nuestro alcance la posibilidad de contar con millones de […]

¿Por qué las empresas de custodia de documentos deben conocer perfectamente la Reforma Fiscal?

Tal vez le haya sucedido en su empresa: necesita tener acceso rápido a documentos antiguos pero bien organizados, por lo que suele guardar los expedientes antiguos en cajas de cartón, lo cual sea dicho de paso, no es profesional. Esto solo provoca que se dificulte el acceso urgente a escritos y comprobantes. Es hora entonces de […]

¿Qué hacer con el archivo muerto dentro de mi empresa?

A veces, la vida útil de un documento no agota su existencia y esto provoca una acumulación de papeles que, con el pasar del tiempo, hacen más difícil tu trabajo, tanto a la hora de obtener documentos vigentes como de ordenar esos documentos que ya no se necesitan. Por eso, hoy te hablaremos sobre cómo puedes […]

Digitalización de documentos, la técnica que mejorará la consulta de tu información

Como has podido comprobar, a lo largo de los años, el formato papel ha ido desapareciendo para ir dando paso al digital. Esto nos ha supuesto el cambio de tener que acostumbrarnos a la digitalización de documentos. Pero, como vas a ver, las ventajas de este sistema son incontables. Qué ha significado la revolución de […]

Gestión documental: ¿En qué momento implementar la custodia de archivos?

Actualmente los archivos son de gran importancia para una empresa privada o de gobierno, ya que en estos se conserva, preserva y difunde información dentro de los documentos que contienen. La importancia que tiene un archivo es que al tener un manejo adecuado la gestión documental puede ser agilizada, permitiendo de esta forma el acceso y […]

El almacenamiento de archivos como mejor opción para mantener el orden de tus documentos

De seguro te ha pasado que estás buscando un archivo, sabes que lo guardaste, pero lo que no sabes es dónde lo guardaste o, peor aún, encuentras el archivo y descubres que se ha dañado y has perdido todo su contenido. Importancia del almacenamiento Bueno, no eres el único al que le ha pasado algo así, […]

¿Qué es la gestión documental y por qué es importante para tu empresa?

La gestión documental en una empresa representa la columna vertebral en su administración, ya que sin esta muchos trámites o procesos podrían no efectuarse en tiempo y forma. Documentos como los comprobantes fiscales emitidos o recibidos por proveedores pueden sacar de control al departamento de contabilidad si no se ubican en un archivero adecuado. Actualmente usamos mucho […]

5 beneficios de la gestión documental en las empresas

Cuando tu empresa empieza a gestionar sus actividades cotidianas necesita una sistemática gestión documental. Este factor hará que sea más efectiva al momento de responder temas como declaración de impuestos, asignación de incentivos, pago de prestaciones a sus empleado, entre muchas otras acciones administrativas. 5 beneficios de practicar la administración de documentos Hay un sin fin de […]

¿Cómo gestionar un archivo de documentos digitales?

En archivística es cada vez más importante, debido a las ventajas que aportan, el uso de documentos digitales. Cada empresa o institución lleva un registro detallado de la información que entra y sale, por lo que el uso de las nuevas tecnologías disponibles para el manejo de la información, se hace indispensable. ¿Digitalizar documentos? Nuestra vida […]

Todo lo que necesitas saber sobre un archivo digital

En pleno siglo XXI las nuevas tecnologías han tomado el poder de nuestras actividades diarias. Con ello, el archivo digital es uno de los factores que más usamos para poder comunicarnos entre diferentes puntos geográficos. Hoy en día, ya no hacen falta las herramientas de antaño como el fax o correo postal, ya que el documento digital […]