5 beneficios de la gestión documental en las empresas

5 beneficios de la gestión documental en las empresas

Cuando tu empresa empieza a gestionar sus actividades cotidianas necesita una sistemática gestión documental. Este factor hará que sea más efectiva al momento de responder temas como declaración de impuestos, asignación de incentivos, pago de prestaciones a sus empleado, entre muchas otras acciones administrativas.

5 beneficios de practicar la administración de documentos

Hay un sin fin de razones por la que la empresa se debe enfocar en una buena administración documental. Por eso a continuación te presentamos algunos ejemplos:

1. Acceso rápido a la información

Toda compañía frecuentemente necesita cierta información como el porcentaje que hay que pagar de impuestos al sistema tributario, o los días laborados por sus empleado en la quincena o mes actual para construir la nómina. Para esto, es necesario acceder a la información del registro y verificar los datos que le darán la pauta para resolver tales problemáticas.

Estas actividades solo las harás de manera eficaz si cuentas con una base de datos que te permita el acceso inmediato a los respectivos expedientes.

2. Digitalizar documentos

Muchos de los documento en papel pueden digitalizarse para conservarlos más seguros en carpetas dentro de los equipos informáticos o en la nube. Con esto tu empresa estará a la vanguardia y la seguridad de contar con un respaldo de tales documentos digitalizados.

3. Seguridad de la información

Al haber creado documentos digitales y la base de datos para categorizarlos y almacenarlos se gana en eficacia. Así, cuando sea necesario, podrá accederse rápidamente a las facturas y recibos para ejecutar la declaración de impuestos.

Sin embargo, bajo este mismo sistema de información de administración documental se tienen que ejecutar medidas de seguridad básicas para evitar accesos no autorizados.

Puede evitarse que personas con malas intenciones accedan a documentos virtuales. La seguridad a través de alguna mecánica como contraseña o autenticación directa ayudan a la buena administración de los documentos digitales.

4. Trabajo colaborativo online

Una de las grandes ventajas es desarrollar trabajos online coordinando equipos de trabajo de la empresa, de tal manera que remotamente puedan tener acceso a un mismo conjunto de archivos y modificarlos en tiempo real.

Esto trae consigo una mayor productividad para la compañía, ya que los empleados podrían estar laborando desde su hogar si así fuese preciso y sus avances los podría ver el jefe en cualquier momento también desde la comodidad de su hogar.

 

5 beneficios de practicar la administración de documentos

 

En pleno siglo XXI esta es una práctica que cada vez se está adoptando más por varias empresas para aumentar la efectividad en la producción. La base de datos de los archivos en línea permiten así un trabajo remoto lo cual da mayor flexibilidad a los empleados.

5. Control de las versiones de documentos

Las versiones de los documentos digitales deben tener un sistema bien definido a través de factores como la fecha de creación y la fecha de la última modificación como lo suele manejar Microsoft Word en sus documentos.

 

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Al tener un archivo en común compartido por varios usuarios que tienen acceso de edición es común que puedan acceder a diferentes versiones lo cual puede causar confusión y reducir la productividad. Para eso es que el sistema de administración de documentos digitales de la firma debe estar diseñado. Uno de los objetivos de este sistema es tener bien controlada las versiones de los documentos para evitar duplicados u otros problemas.

Cuando se trabaja en colaboración con varios empleados siempre es de gran utilidad tener un buen sistema de administración documental con el software adecuado. Tu empresa ahorrará muchas horas de trabajo si desde el inicio se tienen previstos los problemas que puedan surgir en el trabajo colaborativo.