Conoce los beneficios de digitalizar tus documentos

Con la llegada de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC´s), los documentos digitales se han convertido en parte fundamental de la operación de una empresa. El ejemplo más claro es la gestión de las facturas electrónicas que se emiten o se reciben. Sin embargo, hay empresas de todos los tamaños que aún no han incorporado el uso de estas herramientas para documentar sus operaciones cotidianas.

Historia de una hoja viajera

11 de junio de 2019, Ciudad de México, 22:30 h. El jefe de embarques de una empresa prepara la documentación que deberá entregar al conductor del camión que a las 3:30 h. del día 12 de junio, saldrá de la planta en Vallejo con un embarque de insumos para ensamble, que debe llegar a la ciudad de Querétaro a las 8:30 de la mañana.

A la hora señalada el encargado entrega al conductor del camión una “orden de embarque”, documento que consta de original y cinco copias. El chofer debe conservar original y una copia, otra copia es para embarques, otra para el almacén en Querétaro y otra para producción.

Una vez ahí, el almacén debe entregar el material al departamento de producción para que se inicie el ensamble. La producción está programada para las 9 en punto.

El encargado de producción y el almacenista deben firmar el original de la orden de embarque, que debe regresar a Ciudad de México con el conductor, que deberá entregarla al jefe de embarques, quien a su vez deberá entregar al departamento de logística, quien deberá cargar la información del embarque en su sistema y digitalizar el documento.

En este ejemplo, estamos hablando de un documento que sirve como evidencia de una operación importante, el traslado de insumos de una planta a otra. Sin embargo, al no ser un documento digital, está expuesto a perderse, dañarse o ser modificado antes de digitalizarse.

Además del cúmulo de firmas que debe contener, no es posible consultarlo en tiempo real, puesto que no está dentro de una plataforma de consulta que lo contenga, complicando cualquier decisión que deba tomarse al respecto.

Conoce los beneficios de digitalizar tus documentos

Las ventajas de automatizar tus procesos

El objetivo de cualquier proceso de automatización es el aumento de la productividad mediante una eficaz asignación de los recursos, lo que incluye herramientas para digitalizar documentos, con lo que se facilita la consulta de los mismos.

Al implementar procesos y procedimientos, se considera que el acceso a la información, sobre todo a la crítica o a la sensible, debe estar disponible en todo momento.

La preservación de documentos ha tomado tal relevancia que surgió la norma ISO – 15489-1, para regular la gestión documental de las organizaciones. Desde un punto de vista práctico, la norma establece que la información contenida en los documentos debe considerarse como un activo de la empresa.

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La digitalización y gestión de documentos

Actualmente, la información de una organización se compone de documentos físicos y digitales. El uso oportuno que se le da a esos documentos para tomar decisiones puede ser la diferencia entre ganar o perder un contrato, o de mantener o perder la lealtad de un cliente.

Por ello, es importante que el desarrollo de un sistema de gestión documental defina qué documentos son importantes y el momento, lugar y forma en que deben ser consultados.

Es importante hacer notar que la norma ISO – 15489-1 hace hincapié en que se debe considerar la conversión de los archivos a los nuevos formatos que se utilicen al implementar el sistema. Por lo que, siguiendo con la tendencia actual, los documentos digitales están tomando mucha importancia al momento de automatizar y optimizar los procedimientos y las operaciones de una empresa.