Archivo muerto: ¿Qué son y para qué sirven?

Entre más días pasan, más cosas tenemos que ya no usamos como antes y es ahí donde empezamos a preguntarnos qué hacer con todo eso que no usamos. Muchos recurren a desecharlos y catalogarlos como archivo muerto, es decir, que ya no usan. Otros los llevan al ático por si en algún momento los llegasen a necesitar o incluso hay quienes los dejan en el sótano.

Pero no todo lo que hemos dejado de utilizar pertenece a la basura. En innumerables ocasiones tenemos cierta cantidad de papeles importantes que, aunque quisiéramos deshacernos de ellos, su contenido es bastante importante y más cuando estos corresponden a los archivos de una empresa.

Expertos recomiendan acudir al almacén de archivos muertos para no perder dichos documentos, pero ¿qué es dicho almacenamiento?

Conocer nos ayuda a entender

Un almacén de archivos se define como la manera más segura y ordenada de almacenar documentos que consideremos importantes o que de estos dependa el futuro de nuestra empresa, a pesar de que momentáneamente no se utilicen, pero que de igual forma son de gran valor.

Cabe destacar que el hecho de que estén en el almacén de archivos muertos, se conservan como activos y listos para cuando se necesiten. Por ello se le llama archivo muerto a:

1. Solitud de compra

2. Actividades laborales

3. Notificaciones

4. Certificaciones

5. Documento de exportación e importación

6. Documento fiscal

7. Papeles importantes

Este almacenamiento permite guardar los archivos de manera ordenada y clasificada de acuerdo a los lineamientos que tenga la empresa.

El almacén de archivo muerto trae una serie de ventajas a quien lo usa, por ejemplo:

1. No ocupa mucho espacio en comparación a las cajas con documentos

2. Se adapta a las necesidades de la compañía

3. Es revisado frecuentemente por un personal autorizado

4. Vídeo cámaras de vigilancia las 24 horas del día

Ahora supongamos que vamos a buscar un archivo referente a un acuerdo empresarial que hace muchos años archivamos en cajas. La junta con los socios es en 2 horas, pero el tiempo no da para saber en qué caja buscar y si lo vamos a encontrar, es ahí donde desearíamos almacenar de una manera más útil lo que ya no usamos.

Con lo anterior cabe destacar que el uso del almacén de archivo muerto trae muchos beneficios a una empresa, entre los cuales se encuentran:

1. Encontrar documentos fácil y rápido

2. Seguridad en los archivos

3. Buenas condiciones en ellos

4. Archivar por largos periodos de tiempo

En ocasiones no pensamos en el mañana sino en el hoy, dejamos las cosas en donde caigan y no nos cercioramos si están seguras o caerán en las manos equivocadas.

Dedicarle tiempo a lo que realmente lo requiere nos evitará muchos dolores de cabeza y más cuando sobre nosotros cae cierto grado de responsabilidad.

Para entonces deberás elegir a alguien que dedique tiempo para organizar cada uno de los documentos importantes de la empresa que no se están usando.

Puede ser por categoría, en orden alfabético o de acuerdo a su prioridad para que así sea más fácil su ubicación y que sea precisamente ese encargado el que busque la información cuando se necesite.

Podemos decir que el almacén de archivo muerto es indispensable en una empresa o compañía porque todos salimos ganando sin importar el tiempo que pase.

Por tanto, si quieres saber qué tipos de archivos existen y como organizarlos también te va a interesar: Almacenamiento de archivos en el link dado anteriormente.

Conclusión

Actúa a tiempo antes de que sea demasiado tarde y sufras las consecuencias, utiliza el almacenamiento de archivo muerto y no te arrepentirás.