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El almacenamiento de documentos, o archivo muerto, puede ser un gran activo para muchas empresas. Incluso en ciertas industrias es enormemente importante debido a la cadena de custodia.
Y aunque suene como una estrategia simple, no lo es, ya que es un procedimiento que debe realizarse metódicamente. En especial cuando los documentos requieren de una preservación específica de tiempo para fines legales, o bien, cuando representan un valor significativo para la empresa.
5 tips para el manejo correcto del archivo muerto
A continuación te daremos algunas sugerencias para que el proceso de almacenamiento de documentos de tu negocio sea más sencillo, práctico y se facilite su consulta.
1. Organización
Organizar es preparar algo analizando todos los detalles para un buen desarrollo. El almacenamiento de documentos no es la excepción.
Es muy común que, conforme vaya pasando el tiempo, las oficinas acumulen infinidad de documentos, fólders, carpetas y legajos completos de escritos que dejan de ser útiles, al menos por el momento. ¡Cuidado con la forma en la que los archivas!
Es por ello que se hace imprescindible asignar desde un principio un sistema que delimite la forma de ordenarlos y clasificarlos.
Asegúrate de utilizar identificadores eficaces: fechas, nombres o temas. Siempre etiquetando a la vista las palabras clave del asunto. Puedes utilizar métodos muy visuales, como carpetas por colores, y siempre con las mismas dimensiones, es decir, todo en formato “carta”, que es lo ideal, salvo ciertos documentos como pueden ser los planos arquitectónicos, por ejemplo.
2. Tratamiento documental
La forma más conveniente de archivar documentos es sin ningún tipo de sujetadores, ya sea metálico como grapas o clips, u otros como cintas adhesivas. Estas herramientas pueden maltratar el documento, además de sumar peso.
En el caso de los documentos de menor tamaño, como cheques, recibos o notas, deben ser limpiamente pegados en hojas de papel tamaño carta, evitando así una posible pérdida.
3. Digitalización
Y si la era digital ya es una norma, qué mejor que darles ese mismo tratamiento a nuestros archivos.
Cualquier documento puede ser digitalizado y los beneficios son muchos:
- Acceso inmediato al contenido.
- Intercambio de documentos más fácil y rápido.
- Ahorro considerable de espacio (prácticamente todo puede caber en un disco duro).
- Mayor seguridad ante imprevistos.
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4. Destruye lo que no sirva más
Uno de los peores hábitos que pueden existir es la acumulación. Lo hacemos en casa y por supuesto en la oficina. Evitarlo no solo es una buena práctica en pro de la higiene mental, también aumenta la eficiencia.
Por eso, todo aquello que pasa a un nivel de inservible debe ser destruido. Además, gracias a la digitalización, si en el peor de los casos se llegara a requerir su consulta, se podrá hacer en pantalla o imprimirse si fuera el caso.
5. Si contratas un servicio que sea especializado
No todas las empresas cuentan con el espacio adecuado, por lo que contratar los servicios de una empresa especializada en este tipo de servicios podrá reducir costos y aprovechar mejor los espacios de tus instalaciones.
No solo te proporcionará los inventarios de los contenidos, también te asesorará sin costo extra de las estrategias para la clasificación de documentos y codificación de cajas. De igual manera podrá darte el servicio de digitalización y de destrucción de documentos.
Podrás elegir quiénes tendrán acceso a tus documentos y en qué nivel, no solo digitalmente, sino también físicamente en salas de revisión especialmente diseñadas para ello e incluso con servicio de mensajería.
En conclusión
Como podrás ver, implementar y gestionar este tipo de archivo de tu empresa no es poca cosa, pero es imprescindible. No lo postergues si aún no lo has hecho, o mejora sus condiciones si ya cuentas con él.
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