Archivo digital: ¿Por qué es importante digitalizar los documentos?

Archivo digital: ¿Por qué es importante digitalizar los documentos?

En esta era de la sociedad de la información y del conocimiento, el archivo digital es uno de los procesos informáticos caracterizado por los avances tecnológicos de las últimas décadas. La digitalización de documentos es reconocida como una tendencia emergente, que ha resultado de gran utilidad para las empresas y organizaciones que se han atrevido a experimentar los beneficios del cambio que genera la gestión documental.

Como bien es sabido, los documentos son fuentes de información que se pueden necesitar en las diferentes etapas del desarrollo y crecimiento de una empresa. Es por eso que tener la disponibilidad y el acceso a ellos en forma rápida, segura y desde cualquier espacio y lugar es una ventaja que definitivamente influye de forma positiva en los procesos de negocio.

Tipos de documentos digitales

Gracias a las tecnologías y a los sistemas informáticos, es posible digitalizar un gran volumen de documentos de diferentes presentaciones. Nos referimos tanto a los físicos como aquellos que ingresaron a la base de datos de la empresa vía digital o electrónica, pero que requieren ser organizados para su tratamiento dentro del archivo digital.

Las organizaciones pueden clasificar documentos digitales según el formato de la información y de acuerdo con la importancia del contenido. Cabe destacar que dentro de estas categorías hay subdivisiones que deben conocerse y tenerse muy en cuenta.

 

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¿Por qué es importante crear un archivo digital?

La conversión de los documentos en físico al formato digital se destaca desde varias perspectivas que se pueden concentrar en dos modalidades, relevancia desde lo estructural y desde su importancia en cuanto a la infraestructura se refiere.

 

Por qué es importante crear un archivo digital

 

Accesibilidad rápida y segura a sus archivos

Este proceso electrónico asegura el almacenamiento de la información, haciendo posible la consulta de documentos con altos contenidos de información desde cualquier espacio y lugar. Incluso, es compatible con el uso de dispositivos móviles.

Registro digital exclusivo y categorizado

Lo que hace posible un archivo reglamentado y normalizado de acuerdo con los intereses de tu empresa.

La seguridad

El sistema de digitalización documental provee claves de acceso y permisos según las funciones de cada usuario, guardando los registros de las modificaciones. La digitalización provee respaldo y protección en caso de siniestros, lo que minimiza el riesgo de pérdida de la información.

Difusión de la información

Es un canal para difundir rápidamente la información tanto a los clientes internos como externos, sin la necesidad de arriesgar la información usando otros mecanismos poco seguros.

Ahorro de recursos y beneficios al medio ambiente

El proceso de digitalizar los documentos, genera un ahorro en los costos de estructura, operación y mantenimiento de la empresa. El ahorro proviene de varias fuentes, como por ejemplo, mobiliario y espacio físico; a su vez cuando se minimizan las impresiones se ahorra papel, tinta, tóner, personal, impresoras y tiempo. El ahorro en materiales contribuye directamente al compromiso social con el medio ambiente.

Gestión electrónica documental

La digitalización de los archivos y documentos es uno de los primeros pasos necesarios para la gestión electrónica documental.

La presentación de la información  en formatos digitales favorecerá la calidad en cuanto a su manejo y operatividad, debido a que toda la documentación se trataría de forma sistematizada y automatizada. Desde el mismo momento que se inicia el escaneo de los documentos, se hace de forma controlada y organizada.

El archivo digital es uno de los medios más eficaces para custodiar uno de los activos más importantes de cualquier organización. Esto brinda tranquilidad a todo empresario, al contar con un sistema tecnológico eficiente que garantiza la información segura, respaldada y accesible sin importar el tiempo ni la distancia.