Archivo digital

Conoce todo sobre los
archivos digitales

Los archivos digitales cuentan con algunas ventajas frente a los archivos en papel, resaltando que aún existen organizaciones que no han implementado estas nuevas tecnologías en sus procesos administrativos y que, además, temen perder los registros en papel que podrían ser indispensables para efectos legales. Es ante este panorama que queremos explicarte qué es y por qué es importante conocer lo relacionado al archivo digital.

¿Qué es un archivo digital?

Un archivo digital o fichero, es el conjunto de toda la información binaria almacenada en un formato digital, bien sea en PDF, DOC, JPG, GIF, etc., que puede ser guardada y vista por medio de una computadora o aparato electrónico. Estos están formados por caracteres y la cantidad de los mismos define el tamaño de cada archivo.

Una vez vemos nuestros archivos en formato digital, empezamos a apreciar realmente las ventajas de esta forma de almacenamiento.

Veamos ahora, cuáles son las ventajas del archivo digital.

Ventajas del archivo digital

Normalización de archivos:

Los archivos en formato digital logran crear una base de datos organizada y homogénea de todos los documentos que se producen y que entran en nuestra empresa. Ejemplo: Facturas, remisiones, comprobantes de gastos, de ingresos, contratos, soportes de los mismos, etc. Pese a que cada uno de los documentos anteriormente descritos son diferentes en su naturaleza, con el archivo digital se logra un registro digital único y categorizado.

Debido a lo anterior es posible establecer un sistema de archivo normalizado, en el que es posible acceder a la información con diferentes preferencias de búsqueda, de manera sencilla y sin buscar en archivadores.

Ahorro de espacio y recursos:

Según el criterio y necesidades de cada compañía se puede transformar todo el archivo físico a digital, incluso aquellos documentos que tengan obligaciones legales, siempre y cuando la digitalización sea certificada y validada con los instrumentos archivísticos adecuados. Si la empresa decide implementar el archivo digital, el volumen de espacio que nos ahorraríamos es apreciable. Además de lo anterior, el ahorro en costos de impresión, papel y mobiliario es también notable.

Ahorro en tiempo:

El trabajo del área de archivística exige una alta productividad por parte de los encargados. Imaginemos que debemos encontrar un documento urgente que la junta está necesitando para tomar una decisión importante y el documento fue removido de su lugar de archivo con anterioridad por otra área de la empresa; La búsqueda del mismo, la urgencia de esta labor y los contratiempos que debemos enfrentar para resolverlo nos generan no solo costos económicos sino reprocesos innecesarios.

Eliminación de riesgos legales:

Con la eliminación del riesgo de perder los documentos ya estamos haciendo la mayor parte del trabajo para protegernos de multas o contratiempos con las autoridades competentes. Por otro lado, estamos seguros contra catástrofes o accidentes. No olvidemos que las copias de seguridad hacen parte del proceso de transformación del archivo físico a digital.

Integración con el área contable:

Con esta implementación contamos con la posibilidad de consultar los documentos en pantalla e incluso contabilizarlos de la misma manera.

Sostenibilidad ambiental:

La sostenibilidad ambiental en las empresas, además de ser un principio esencial, es también un elemento para posicionar la marca y mantener una excelente imagen en el mercado empresarial.

No olvidemos que los archivos digitales no están conformados únicamente por los documentos que fueron convertidos del papel, también existen los documentos que nacen de manera digital. Por supuesto que en ambos casos se debe generar una estructura organizativa y coherente con los requerimientos de la compañía y sus diferentes procesos.

Para finalizar, es imprescindible revisar los requisitos mínimos que debemos cumplir para realizar el proceso de migración de un archivo a otro y los requisitos para generar los archivos digitales desde su nacimiento, así como es de suma importancia consultar un servicio especializado que nos oriente, se haga cargo de la implementación, capacitación del personal encargado y demás actividades necesarias para la buena custodia de nuestra información.

Documentos vitales:

Acá encontramos los documentos de constitución, los títulos de propiedad, las escrituras, los estados financieros, entre otros.

Documentos importantes:

Las facturas, los registros de compras, correspondencia, registros de bancos, y documentos relacionados con las actividades comerciales de la empresa.

Documentos útiles:

Memorandos, normas legales, informes, recibos, cualquier documento que se utilice temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha en la que fueron elaborados.

Documentos no esenciales:

Afiches, formatos, anuncios y todos los que puedan ser destruidos luego de usarlos y que no requieren de ser archivados.

Los clasificadores son esenciales a la hora de custodiar y mantener ordenados nuestros documentos. Gracias a estos podremos encontrar con más facilidad lo que estamos buscando. En otras palabras, son una práctica manera de mantener ordenado el archivo y evitar traspapelarlo y perderlo.

Dicho brevemente, la elección del sistema de clasificación debe ser el apropiado. Por lo tanto, debemos tener en cuenta que este sistema debe ser estable, de modo que esta clasificación se prolongue en el tiempo, debe ser objetivo, es decir, que no dependa de la percepción de los encargados, evitando que esto se preste para equivocaciones o errores, y por último debe basarse en el criterio que sale de la naturaleza misma de los documentos o del proceso administrativo en el cual fueron originados.

Aspectos básicos de la
clasificación de archivo

La clasificación de archivo corresponde a la necesidad de las empresas de proporcionar una estructura lógica que permita facilidades para acceder a los documentos. Esta clasificación esta enfocada en el objetivo primordial de la rápida ubicación de dichos documentos. Antes de continuar, es de vital importancia reconocer la clasificación tanto para los archivos físicos como para los archivos digitales.

La organización de un archivo conlleva una serie de tareas que, aunque estén relacionadas de maneras muy cercanas es importante diferenciar.

A continuación, veremos los elementos de los que se compone la organización de archivos:

Cuadro de clasificación:

Se elabora un cuadro de clasificación donde se tienen en cuenta todos los tipos de documentos, y donde se pueda ver la estructura de cada archivo. Los dos grandes grupos que conforman el archivo, son:

Las secciones: Se trata de la división que se establece partiendo de las actividades desarrolladas: Contable, fiscal, mercantil, de auditoria, etc., y dentro de cada una de estas, las siguientes:

Las series documentales: Es el conjunto de documentos producidos del resultado de un mismo proceso administrativo, es decir, que se agrupan primero por áreas y después por tipo de documento.

La ordenación:

Una vez definidos los documentos de una serie documental se emplea el criterio adecuado para cada tipo de documento. Esta labor se complementa con la clasificación, ordenando los documentos de manera: cronológica, alfabética, numérica, etc.

La instalación física o digital:

Se instala el archivo físico en los estantes, cajas, etc., donde podremos buscarlos con su código de archivo. En cuanto al archivo digital, solo basta con ubicar los archivos dentro de las carpetas creadas con anterioridad.

Otras apreciaciones de la clasificación de archivo

La clasificación de archivo debe tener unas reglas que permitan que las personas que conozcan estas reglas puedan acceder a los documentos de la manera más rápida posible, que es para lo que creamos precisamente la organización del archivo.

Dentro de la clasificación debemos tener en cuenta que existen: los archivos inactivos, que corresponde a los que están guardados durante varios años; archivo histórico, donde encontramos los archivos que hacen parte de la constitución o memoria de la compañía; y los archivos activos o de gestión, que son los que seguimos usando con frecuencia y tienen uso en las actividades administrativas de la empresa.

Dentro de la clasificación por valor, encontramos las siguientes:

Conoce los lineamientos para la
clasificación de archivos

La clasificación de archivo es un verdadero desafío para cualquier empresa, sobre todo para aquellas que cuentan con un archivo digital. Esta clasificación depende de los documentos que se pretenden ordenar y categorizar; No es lo mismo un memorando que una factura o que un libro contable.

Para hablar de clasificación debemos tener claro que este procedimiento sigue los lineamientos para la organización y descripción de los archivos de las dependencias o entidades de la Administración Pública (D.O.F. 20/02/04), el cual define al cuadro de clasificación archivística como el “instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones o funciones de cada dependencia y entidad”

Beneficios de la clasificación de archivos

  • Brindar una estructura lógica que represente la documentación elaborada o recibida en el ejercicio de las funciones de una dependencia o entidad.
  • Facilitar su localización, es decir, acceder de manera rápida a los documentos contenidos en el archivo documental.
  • Hacer de fácil acceso cada documento para su eficaz manejo y control.
Beneficios de la clasificación de archivos

Ahora bien, la estructura del cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y obedecerá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie. Lo anterior establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el archivo de una organización.

A continuación, veremos de qué se trata cada una de las categorías de clasificación:

  • Fondo:

Conjunto de documentos independientes de su tipo documental y soporte, producidos orgánicamente y utilizados por una persona física, familia o entidad.

  • Sección:

Acá encontramos la subdivisión del fondo, consistente en las divisiones administrativas del ente publico que lo origina y cuando no es posible con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente.

  • Serie:

Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivos conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación del mismo proceso archivístico o de la misma actividad o como consecuencia de cualquier otra forma derivada de su producción, recepción o utilización. La serie también es llamada: serie documental.

  • Unidad de documentación compuesta (expediente):

Unidad de documentos reunidos por el empresario para su uso corriente o durante el proceso de organización archivística. El expediente es la unidad básica de la serie.

  • Unidad de documentación simple (documento de archivo):

La unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible. Ejemplo: Un informe, una carta, una fotografía, etc.

Principio para la elaboración del cuadro general de clasificación

En la elaboración del cuadro general de clasificación archivística es requisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, además de esto se debe considerar:

  • Los instrumentos jurídicos de organización y de normatividad de la empresa.
  • Los esquemas de clasificación existentes.
  • Los recursos con que se cuenta.

Con base a la estructura archivística del fondo, sección y serie como niveles básicos y sucesivos de la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, la metodología se plantea a partir de un fondo específico y tiene los siguientes principios:

  • Delimitación:

El objetivo del cuadro es determinar la clasificación del fondo, es decir, de los documentos de cualquier tipo y época, conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una empresa.

  • Unicidad:

Los límites de tiempo y la edad de los documentos no define la estructura del archivo ni rompen la unidad de fondo. El cuadro se hace para clasificar todos los documentos de archivo independientemente de su fecha de creación o recepción.

  • Estabilidad:

El cuadro debe basarse en las funciones de la organización, cuya permanencia garantice una clasificación segura.

  • Simplificación:

El cuadro debe ser universal y flexible, de tal modo que sea adoptado en todos los supuestos posibles.

Para terminar, las empresas necesitan de sistemas mas sofisticados para la clasificación de documentos. Hoy existen programas o software capaces de gestionar, organizar o distribuir cualquier tipo de archivo. En el mercado encontramos software que nos facilitan este proceso, así como empresas especializadas en gestión documental dispuestas a brindarnos todo el soporte necesario para su implementación.

Digitalización de
documentos

El acceso a su información debe ser eficiente y sencilla, y así, tener sus documentos en formato digital le permite la posibilidad de consultar su información en el momento.

Se trata de la transformación de información física en digital a través del escaneo de documentos para su almacenamiento ordenado en dispositivos electrónicos externos con control criptográfico con el fin de proporcionarle un acceso seguro, rápido y sencillo a la información que desee según una selección previa de documentos a digitalizar tomando en cuenta varios factores como la frecuencia y la urgencia de la consulta de documentos, así como las necesidades de su negocio.

La digitalización de documentos es una forma de tener un soporte de sus documentos originales y de facilitar su consulta inmediata.

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