Almacenamiento de archivos

¿Por qué acudimos
al almacenamiento de archivos?

Todas las organizaciones, independiente de su actividad u objetivo comercial, económico, social, etc., son grandes productoras de información. Esto exige en sí mismo contar con una regulación y control que nos permita una buena planeación y ejecución de los procesos administrativos.

¿Qué es un archivo?

Un archivo es el conjunto de distintos tipos de documentos que se ordenan de manera esquemática, teniendo en cuenta su usabilidad y prioridad. Esto es logrado por medio de diferentes estrategias afines al trabajo archivístico, siendo la principal el almacenamiento de archivos.

¿Qué es un archivo?
¿Qué es el almacenamiento de archivos?

¿Qué es el almacenamiento de archivos?

El almacenamiento de archivos es el trato o gestión que le damos a la información de nuestra organización. En otras palabras, se trata del correcto manejo de los documentos producidos y recibidos por la empresa. El éxito de esta labor depende en gran medida del óptimo uso y clasificación de los archivos internos y externos, siendo clave que se encuentren organizados de manera inteligente y que esto nos permita salvaguardar y acceder a la información de forma eficiente y segura.

Ahora examinaremos brevemente, cuales son los objetivos del almacenamiento de archivos.

Los objetivos de este proceso tienen que ver con la necesidad de mantener una solución eficaz para los procesos administrativos y de gestión de nuestra compañía. Entre los objetivos más relevantes encontramos los siguientes:

  • Mejorar la calidad de servicio al cliente.
  • Ahorrar tiempo en la búsqueda y administración de archivos.
  • Ahorrar en costos.
  • Conservar los archivos intactos en el tiempo.
  • Mantener un estado de eficacia.
  • Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente.
  • Establecer políticas de conservación según los valores prioritarios de cada tipo de archivo.
  • Organizar los sistemas de administración documental.
  • Identificar los registros y la información de manera más acertada.
  • Sistematizar, digitalizar y organizar archivos.
  • Centralizar las operaciones de gestión documental.
  • Reducir costos, espacios, recurso humano y perdida de la información.
  • Fortalecer la seguridad de la información, usando políticas de accesos o usuarios con permisos específicos.
  • Estructurar actividades administrativas, técnicas de planificación, manejo y organización de la información técnica.
  • Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos.
  • Identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental de la compañía.
  • Crear políticas de instrumentos archivísticos.
  • Evitar la pérdida de información de vital importancia.

Gracias a los procesos archivísticos es que logramos determinar el manejo de la información, el registro de los documentos y las normas a seguir en el interior de la empresa, De esta manera podemos decir que las funciones básicas de los archivos documentales, son:

  • Reunir de manera sistemática documentos que, por su uso, tipo e importancia para la empresa, comparten características que permiten ser concentradas en un mismo punto de control.
  • Tratar los documentos de manera que garanticemos su integridad y acceso seguro.
  • Conservar correctamente la información y en un orden lógico.

¿Qué tipos de archivos existen?

A continuación los tipos de archivos:

  • Archivos de gestión.
  • Archivo central.
  • Archivo histórico.
  • Archivos de derecho público.
  • Archivos de derecho privado.
  • Archivo de oficina.
  • Archivo de uso intermedio.
  • Archivos activos.
  • Archivos semiactivos.
  • Archivos inactivos.
¿Qué tipos de archivos existen?

Como podemos ver, los archivos son los cimientos de los procesos de gestión documental. Nos permiten la correcta categorización de la información, ahorrándonos tiempo y recursos, pero sobre todo y lo más importante, nos ayuda a establecer el ciclo de vida de nuestros documentos.

En suma, los objetivos del almacenamiento de archivo son claros y progresivos, ya que le permite a nuestra empresa mayor eficacia en pro de los resultados enfocados en el éxito de las pautas de administración, buscando siempre en buen manejo no solo administrativo sino económico de los recursos.

Custodia de Archivos
y Documentos

¿Por qué recurrir a un profesional
para el almacenamiento y custodia de su archivo?

La protección de sus documentos es mucho más compleja que tomar un puñado de documentos y olvidarlos en un archivero o en una caja en algún espacio desocupado de sus oficinas. Como profesionales de la gestión documental ofrecemos el servicio de almacenamiento y custodia de archivo, tanto activo como muerto. Sus documentos se organizarán en mobiliario especializado para cajas de archivo bajo un sistema que prioriza la eficiencia en su búsqueda y localización.

Sabemos que la seguridad de sus documentos es un factor fundamental para usted.

En las instalaciones especializadas de Custodios SA de CV no solo almacenamos su archivo; ofrecemos servicios de custodia a través de, entre otros, videovigilancia 24 horas al día, 7 días a la semana, sistemas de alarmas de seguridad y contra incendios y vigilancia física. Además, con el fin de prevenir riesgos a su archivo, restringimos estrictamente el ingreso a nuestras instalaciones y aplicamos políticas de registro y protección que rigen el control del acceso a la información en resguardo.

Al aplicar todas estas medidas, garantizamos también la confidencialidad de su archivo.

custodia de archivos y documentos

Videovigilancia

24/7

Todas estas no son solo comodidades, son servicios fundamentales para su tranquilidad que otras opciones, como almacenamiento interno en su empresa o en una bodega o minibodega no pueden ofrecer. Adicionalmente, una bodega propia o rentada no le ofrece la flexibilidad de adaptarse a los cambios en el volumen de su archivo.

almacenamiento de archivos

Quizás decida destruir cajas que ya no son necesarias o necesite almacenar cajas adicionales y termine con más o menos espacio del que necesita.

Además, al optar por nuestros servicios, usted se ahorrará todos los costos y problemas que representan encargarse del mantenimiento constante de estos espacios como son las fumigaciones, la vigilancia, alarmas, equipo contra incendio, señalamientos, compra de inmobiliario y estantería, contratación y capacitación de personal necesario, pago de seguros, etc.

Custodios SA de CV acepta las cajas que usted tenga actualmente sin importar su tamaño; no es necesario hacer un gasto adicional al adquirir cajas proporcionadas por nosotros. Sin embargo, si usted así lo requiere podemos suministrarlas con un costo adicional, además de asesorarlo en cuanto al tipo y tamaño más adecuados para sus documentos.

Entre los documentos más comunes que se nos solicita guardar se encuentran aquellos relacionados con la contabilidad de empresas, documentación relacionada con asuntos laborales y documentos de naturaleza legal.

Es importante resguardar este tipo de documentos ya que las autoridades solicitan su conservación por periodos de tiempo determinados sujeto a la legislación aplicable. Por ejemplo, si bien la Ley Federal del Trabajo dispone una prescripción de un año para los expedientes laborales, líderes en este ámbito recomiendan conservarlos de manera indefinida como medida de precaución para casos especiales como el de los trabajadores conflictivos. A su vez, documentos como comprobantes de pagos (recibos de nómina, aguinaldos, participación de utilidades, etc.) deben conservarse como mínimo por 5 años por disposición de organismos como INFONAVIT y el Seguro Social, así como por consideraciones fiscales.

custodia de archivos

Por su parte, el Código Fiscal de la Federación requiere que los documentos fiscales, como registros contables, libros de diario y registros sociales entre otros, igualmente se conserven por un periodo de 5 años. Ahora bien, la Ley General de Sociedades Mercantiles dispone que todos los sistemas de contabilidad, registros e información se deben conservar por un plazo mínimo de diez años. En el caso de liquidaciones de sociedades, la documentación debe conservarse 10 años a partir de la fecha de la liquidación.

¿Qué es custodia de archivos
y custodia de documentos?

Para entender de qué trata cada uno de los apartados del título, vamos a definir primero de qué hablamos cuando hablamos de custodia.

Custodia hace alusión a una actividad de guarda, vigilancia y cuidado con respecto a algo o a alguien. El verbo custodiar tiene varios usos que se remontan desde la antigüedad y que se mantienen vigentes en la actualidad. Algunos ejemplos de estos, son: “El lugar esta justamente custodiado, pues guarda valiosos tesoros”, “te recomiendo esta información, te pido que la custodies, para que nadie tenga acceso a ella”. Como podemos ver la palabra implica la figura de proteger y salvaguardar el objeto a custodiar.

Ahora que sabemos en qué consiste la actividad de custodiar, vamos a explorar un poco de qué se trata la custodia de archivos y la custodia de documentos:

¿Qué es la custodia de archivos?

¿Qué es la custodia de archivos?

Consiste en un proceso que se realiza cuando nuestra empresa no cuenta con espacio suficiente para el almacenamiento del archivo, tanto el activo, de gestión o inactivo. Este proceso nos permite optimizar tiempo y recursos, además de garantizar la conservación, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de nuestra información.

La finalidad de la custodia de archivos es velar por la integridad de nuestra información, regulando y monitoreando, según las normas establecidas para este proceso.

Para cualquier empresa es de obligatorio cumplimiento llevar un proceso de custodia de archivos, según los requisitos que exige la ley mexicana. Por lo que cada una es libre de realizarlos de manera autónoma o de adquirir el servicio de expertos en gestión documental.

¿Qué es la custodia de documentos?

Es un proceso de análisis, categorización, ubicación y protección de todo tipo de archivos, ya sean físicos o electrónicos. Aplicarlos en nuestra empresa nos brindará un mayor control y manejo de la información, optimizando tareas y automatizando procesos de importancia documental.

Al adquirir los servicios de custodia de documentos le estamos ayudando a nuestra empresa con lo siguiente:

Mayor seguridad y confidencialidad

Mayor seguridad y confidencialidad:

Este proceso se centra en el mejoramiento de aspectos en cuanto al uso y la disposición de la información. Por lo que la base del servicio que compramos es garantizar la conservación y la seguridad de todos los documentos, ya sea por medio digital o físico.

Facilidad en los procesos de auditoría

Facilidad en los procesos de auditoría:

La correcta custodia de documentos facilita los proceso de auditoría, ya que le permite al cliente el acceso total de la información en orden de relevancia y la oportunidad de llegar a las matrices de contenido, que por medio de un software, puede conocer las propiedades y la ubicación de los documentos.

Procesos administrativos rápidos y eficientes

Procesos administrativos rápidos y eficientes:

También nos permite hacer revisiones computarizadas, categorizar las prioridades, depurar la información que ha perdido vigencia, contribuyendo todo esto a la consolidación de tareas más eficientes y con mejores resultados.

El proceso de custodia de documentos cuenta con varios puntos de control que permiten mantener estrategias para el logro de los objetivos documentales, entre los más importantes tenemos:

Proceso de custodia de documentos
  • Depósito y tratamiento.
  • Etiquetación por código y referencias.
  • Condiciones de conservación y seguridad.
  • Infraestructura e interfaz optimas para garantizar el acceso.

Entre las ventajas de la custodia de documentos, encontramos: eliminación de costos de ubicación, reducción de espacio de almacenamiento, mayor seguridad, optimización de tiempos y recursos, control del crecimiento de la documentación, reducción del uso de la papelería, etc.

Con los dos procesos anteriormente mencionados: custodia de archivos y custodia documental; estamos asegurando que nuestra información supere el paso del tiempo, así mismo ayudamos a nuestra empresa a depurar la documentación controlando el crecimiento desmesurado del mismo.

A manera de resumen, todos los procesos de atención documental vienen con un análisis y con una evaluación al detalle de la empresa, su estructura y sus maneras de manejar, crear y estabilizar la información. Por ello, las organizaciones con alto volumen de documentación, que requieran optimizar los tiempos de respuesta en la ubicación de sus documentos o que necesiten pasar de un sistema manual a tener todo en línea, son las más idóneas para contratar este servicio.