Tiempos de almacenamiento de archivos y conservación de documentos

A pesar de las facilidades que la era digital nos ofrece y de las múltiples soluciones que nos brinda, el almacenamiento de archivos sigue siendo un requisito fiscal de las Leyes Mexicanas, lo cual significa una obligación para todos el disponer de la documentación en caso de que las autoridades así lo requieran.

Pero ese no es el problema, porque guardar documentos cualquiera lo puede hacer, lo difícil es tener toda la documentación bajo llave, bien resguardada, organizada, identificada y siempre a la mano, algo que, para muchas empresas, en especial cuando son grandes, es muy complicado e incluso no le toman la importancia necesaria. Es una tarea tediosa y poco agradable y, generalmente, nadie la quiere llevar a cabo. Y no solo eso, que ya es mucho, es una actividad que cuesta dinero, espacio y recurso humano.

Sin embargo, realmente no hay nada que se pueda hacer al respecto, más que obedecer la Ley, en la cual está escrito que se debe mantener en el domicilio fiscal todos los archivos que den fe y validen, tanto las declaraciones anuales, como la existencia de aquellas personas obligadas a llevar contabilidad. (Art. 28 Código Fiscal de la Federación)

Disposiciones fiscales para el almacenamiento de archivos

Tratándose de documentos que avalen la declaración anual, tales como facturas, ingresos, contratos, comprobantes de nómina, cheques, etc., deberán mantenerse por 5 años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellos relacionados. E incluso así, expertos creen que es mejor mantener estos archivos por tiempo indefinido, para tener seguridad en el futuro en caso de necesitarse algún registro. Además, se deberán mantener durante todo el tiempo que exista un sociedad: (Art. 30 Código Fiscal de la Federación)

Actas constitutivas de las personas morales
Contratos de asociación en participación
Actas de aumento o disminución de capital social
Fusiones o escisiones de sociedades
Constancias de ISR de distribución de dividendos o utilidades
Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio
Contribuciones federales

Todos estos expedientes deben ser guardados apropiadamente y deberán permanecer impecables para el caso de que alguna vez se requieran. Pero no es necesario preocuparse por ello, por suerte existen servicios para el almacenamiento de archivos que ofrecen un servicio total e integral para mantener todos los registros de tu empresa o negocio en perfecto estado, organizados y siempre disponibles para cualquier consulta o disposición.

Ventajas de utilizar un servicio de almacenamiento de archivos

Además de que tendrás la seguridad de que toda la documentación de tu empresa está debidamente archivada y cuidada, obtendrás más beneficios como:

Ahorro de costos
Asegurar el cumplimiento de las normas
Llevar a cabo una gestión documental adecuada
Reducción de espacio
Protección fidedigna de la información de la entidad
Identificación acertada de todo tipo de archivos

Y no solo eso, el mantenimiento también es una parte importante de la gestión de documentos. El estar actualizando, depurando y destruyendo archivo es parte del proceso y se debe realizar constantemente. Y es un cuento de nunca acabar. Mientras que la sociedad se encuentre activa y en marcha, más y más expedientes se irán formando, los cuales requerirán de un manejo especializado.

Se podría decir que el almacenamiento de archivos es un mal necesario, pero no tenemos que verlo de esa manera. Los dolores de cabeza se pueden evitar con solo contratar un servicio de custodia de documentos. Así tu negocio tendrá más recursos disponibles para canalizarlos a actividades que realmente le den valor a la empresa, que le generen más ganancias y que la hagan más eficiente. El secreto está en delegar a expertos que lo pueden hacer por ti.