Almacenamiento de archivo: conoce los beneficios que esto le puede traer a tu empresa

Almacenamiento de archivo: conoce los beneficios que esto le puede traer a tu empresa

Dentro de toda empresa el orden y accesibilidad de documentos son fundamentales en la administración de la misma. Dicha administración abarca desde lo material hasta lo funcional y operacional de archivos de uso cotidiano y otros no tanto. Pero ¿qué sucede con esos documentos que no son utilizados a diario? ¿Cómo puedo utilizarlos a mi favor? El archivo es el historial de la empresa y la memoria colectiva de la misma y por esto es de vital importancia para el buen funcionamiento una debida organización, una buena accesibilidad y seguridad. Hoy en día existen tanto el archivo físico como el digital, y ambos con el mismo valor funcional.

Beneficios de un buen almacenamiento

Mantener un archivo no consiste solo acumular cualquier documento en cajas y olvidarlo en la bodega. Varias ventajas competitivas se desprenden de un eficiente control del mismo.

Tiempo

Ahorrar tiempo en la gestión empresarial hace una gran diferencia entre las empresas de la actualidad. El resguardo de documentos reduce en gran medida el tiempo de búsqueda de los mismos en el momento de ser necesarios ya que dependiendo del orden que se tenga, el usuario estará familiarizado y podrá localizar el archivo, ya sea su versión física o digital según convenga al proceso y función.

Dinero

Toda empresa busca la forma de evitar gastos innecesarios. De la mano del ahorro de tiempo, el gasto se reduce de manera significativa a la hora de buscar documentos y poder acceder a ellos de forma rápida, ordenada y sencilla. Además de evitar los costos en duplicados en distintas áreas, existe la ventaja económica que representa la versión digital.

Espacio

Destinar un espacio específico para la memoria colectiva de la empresa reduce el espacio en otras áreas, mejorando la organización y facilitando el trabajo de los colaboradores. Una buena organización de documentos facilita el trabajo y establece o mejora la concepción que se tiene del orden dentro de la empresa. De esta manera es posible optimizar aún más cuando se digitalizan dichos documentos.

 

Beneficios de un buen almacenamiento

 

Eficiencia

Hacerlo bien y a la primera es algo que buscamos todos en nuestra vida profesional y empresarial. Esto es posible gracias a la organización de nuestros documentos, organización orgánica y amigable que nos permita obtener exactamente, y a la primera, el archivo que precisamos para realizar nuestras labores. De esta manera mejoramos la gestión de los procesos.

 

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Accesibilidad

La definición del personal autorizado para cada área o tipo de documento está relacionado con lo asequible de los mismos; es facilitar el acceso para una toma de decisiones activa. Tanto el archivo público como el confidencial elevan su accesibilidad para usuarios autorizados, ya que es fácil comprender dónde buscar, así como su debida utilización

Seguridad

El tener en orden y control el archivo de la empresa permite mejorar la aprobación de quienes son autorizados para manejar ciertos documentos, ya sea por área o posición jerárquica.

Ecológico

Es importante aclarar que, si bien eliminar duplicados representa un beneficio económico, es de relevancia a su vez con la ecología. Aún más cuando dependiendo de las necesidades de la empresa, esta opta por digitalizar su archivo reduciendo costo de papel, tiempo de impresiones y espacio de almacenaje.

Conclusiones

Estos beneficios irán de menor a mayor medida en cuanto al tipo de almacenamiento y organización que se elija; este dependerá de cada ente empresarial. Es importante promover, como ideología, el buen orden, el cuidado de documentos, la reducción de costos y, claro está, el cuidado del medio ambiente, ya que de esto depende que el colaborador se sienta identificado con la importancia y el manejo del almacenamiento de archivos.